En regel fortæller Notes, hvad de skal gøre med visse indgående beskeder. For eksempel kan du have en regel, der altid lægger beskeder med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel, der flytter e-mail fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller måske en regel, der ændres med det samme vigtigheden af enhver besked, som du modtager fra din chef til High. Se dine regler ved at klikke på ordet Regler i navigationsruden.
For at oprette en ny regel skal du først klikke på mappen Regler i navigationsruden i din mail. Klik derefter på knappen Ny regel på handlingslinjen. Figur 1 viser den (ret store) dialogboks Ny regel, der vises.
Figur 1: Opret en ny regel her.
Som du kan se fra figur 1, er dialogboksen Ny regel opdelt i tre sektioner. Denne regel er bestemmer, om reglen er aktiveret, Angiv betingelser bestemmer, hvilke meddelelser reglen vil handle, og Angiv handlinger bestemmer, hvad reglen vil gøre med de meddelelser, den vælger.
Enhver ny regel, du opretter, er aktiveret som standard. Du kan dog have en regel om, at du midlertidigt vil deaktivere; for eksempel ønsker du måske ikke, at indgående e-mail-beskeder sendes til den pågældende mappe i øjeblikket. Helt øverst i dialogboksen skal du bruge radioknapperne Denne regel er til at afgøre, om reglen håndhæves. Vælg alternativknappen Til i feltet (standard), og reglen gør, hvad du har bedt den om. På den anden side, hvis du vælger alternativknappen Fra, suspenderes din regel, indtil du aktiverer den igen.
Felterne i sektionen Angiv betingelser i dialogboksen Ny regel bestemmer, hvilke meddelelser din regel skal gælde for. Den grundlæggende idé er at bruge disse felter til at opsætte et kriterium og derefter bruge knappen Tilføj til at gemme betingelsen. Nogle regler har muligvis kun én betingelse, såsom Emne indeholder voksen . Andre kan være mere komplicerede med mere end én tilstand. For eksempel kunne du have en regel, der ledte efter indgående beskeder med ordene Salgsopdateringer i emnelinjen, som blev sendt af en fyr ved navn Rob Fichtel.
Når du definerer det andet rullefelt i sektionen Angiv betingelser i dialogboksen, kan du vælge mellem 13 forskellige steder at se:
Når du har fortalt Notes, hvor du skal se, bruger du det tredje rullemenu i sektionen Angiv betingelser i dialogboksen til at fortælle Notes, hvilken slags sammenligning du er interesseret i:
Til sidst skal du bruge det tredje felt i afsnittet Angiv betingelser til at fortælle Notes, hvad du leder efter. Indtast blot søgeordet - en persons navn, det ord, du vil finde i meddelelsesteksten, internetdomænenavnet og så videre - i det tredje felt.
Når du har defineret de tre dele af betingelsen, skal du klikke på knappen Tilføj for at gemme betingelsen. Hvis du ombestemmer dig efter at have gemt en betingelse, kan du bruge knapperne Fjern og Fjern alle til at redigere eventuelle fejl. Du skal vælge betingelsen i feltet Når postmeddelelser ankommer, der opfylder disse betingelser, og klikke på knappen Fjern for at fjerne den.
Nogle gange vil du måske have en regel med mere end én betingelse. Måske er reglen beregnet til at finde beskeder, der er fra en bestemt kunde, og som også har ordene ny rækkefølge i deres emnelinje. En regel kan have så mange betingelser som du vil; bare fortsæt med at bruge den Tilføj-knap, hvis du har brug for mere end én.
Når du angiver flere betingelser for en regel, vil du måske bede Notes om kun at handle, hvis hvert eneste kriterium er opfyldt. Andre gange vil du måske have Notes til at handle, hvis nogle af de angivne kriterier er opfyldt. For eksempel, i figur 1, er Notes sat op til at slette hver meddelelse, hvis krop eller emne indeholder ordet Voksen . Ordet Voksen behøver ikke at stå begge steder for at aktivere reglen. Hvis du foretrækker det, kan du opsætte Notes, så ordet Voksen skal stå i brødteksten og emnet for at aktivere reglen. Du styrer denne funktion ved at vælge OG eller ELLER i det første rullemenu. Dette rullemenu vises kun, når du har klikket på Tilføj for at tilføje mindst én betingelse til din regel.
Når du har fortalt Notes, hvilke meddelelser en regel vil handle på, skal du bruge sektionen Angiv handlinger i dialogboksen til at bestemme, hvad Notes vil gøre med disse meddelelser. Dette er den del af dialogboksen, hvor du fortæller Notes, at du ønsker, at disse bestemte beskeder skal flyttes til en bestemt mappe, slettes og så videre.
Denne del af dialogboksen har to felter. Den første - en rulleliste - fortæller Notes, hvad du vil gøre med disse beskeder. Det andet felt fortæller Notes, hvor de skal placeres.
I det første felt kan du vælge mellem seks ting med en meddelelse, der opfylder betingelserne, som du har oprettet øverst i dialogboksen Ny regel:
Når du har brugt denne rulleliste til at bestemme, hvad der skal ske med beskederne, skal du bruge feltet til højre for at indtaste navnet på mappen eller navnet på den person, som beskeden skal videresendes til, og så videre. Feltet til højre vises eller ikke, afhængigt af hvad du har valgt i rullelisten.
Når du har defineret reglens tilstand og handling, skal du klikke på knappen OK nederst i dialogboksen Ny regel for at gemme den. Din nye regel vises i visningen Regler i din mail.
Ligesom med betingelser kan en regel have mere end én handling. For eksempel kan du oprette en regel, der søger efter beskeder fra en bestemt kunde og derefter automatisk videresender beskeden til din assistent efter også at have arkiveret beskeden i en særlig mappe.
Lotus Notes 6 hjælper dig med at administrere og organisere al din virksomhedskommunikation, inklusive dokumenter, som du kan åbne og redigere med en række forskellige værktøjer. Lotus Notes 6 forprogrammerer også nogle praktiske bogmærker, så du med det samme kan gå til din indbakke eller til en håndfuld andre steder. Og hvis du går i stå, Lotus […]
Hvis du har brug for lidt hjælp, mens du bruger Lotus Notes 6 (og hvem har ikke brug for lidt hjælp i ny og næ?), så brug tipsene i følgende tabel for at få hjælp hurtigt: For at gøre dette Brug dette Få hjælp til den aktuelle opgave F1 Find et hjælpeemne Hjælp→Hjælpeemner Få hjælp til fejlmeddelelser […]
Lotus Notes 6 leveres med færdige bogmærker, som du kan bruge til at åbne din indbakke, adressebog og andre funktioner. Disse bogmærker vises i venstre side af skærmen, og de første otte hjælper dig med at åbne din indbakke Åbn din kalender Åbn din adressebog Åbn dine gøremål Åbn replikatoren Åben Sametime […]
Før du afsender en e-mail-meddelelse i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsindstillinger, sikkerhedsindstillinger og humørstempler. Brug disse Notes-signaler til at lade din modtager vide, hvor hot din besked er, eller hvad dit humør er; eller for at anmode om leveringsbekræftelse, indstille leveringstid og meget mere. Når du er færdig med at sammensætte kroppen […]
Det er nemt at arbejde med dokumenter i Lotus Notes 6. Lotus Notes 6 tilbyder en række nyttige værktøjer til at hjælpe dig med at administrere al din virksomhedskommunikation. Følgende tabel viser de kommandoer, du skal bruge for at udføre grundlæggende opgaver: For at gøre dette Prøv dette Læs det valgte dokument Tryk på Enter eller dobbeltklik på dokument Slet valgt dokument Tryk på […]
For at oprette et nyt møde skal du først åbne din kalender og derefter klikke på knappen Planlæg et møde på handlingslinjen. En tom mødeformular vises. I figur 1 kan du se et eksempel på en mødeformular. Figur 1: Oprettelse af et nyt møde. De fleste af felterne på en mødeformular er de samme som dem […]
Du ønsker måske at oprette en fortalt version af din præsentation i PowerPoint 2011 til Mac, som du kan distribuere eller udsende. Du kan ikke være overalt, og selvom dine publikummer ikke får gavn af din fysiske tilstedeværelse, vil de i det mindste kunne høre dig, mens de nyder dit PowerPoint 2011-dias […]
En regel fortæller Notes, hvad de skal gøre med visse indgående beskeder. For eksempel kan du have en regel, der altid placerer beskeder med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel, der flytter e-mail fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller måske en regel, der øjeblikkeligt [ …]
Når du starter Lotus Notes 6, ser du velkomstsiden. Hvad du ser der, bestemmes af et par ting. For eksempel, selvom du kan ændre velkomstsidens layout og indhold, bør du også vide, at din administrator har en vis kontrol over, hvad du ser, så han kan sikre, at du […]
