Før du afsender en e-mail-meddelelse i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsindstillinger, sikkerhedsindstillinger og humørstempler. Brug disse Notes-signaler til at lade din modtager vide, hvor hot din besked er, eller hvad dit humør er; eller for at anmode om leveringsbekræftelse, indstille leveringstid og meget mere.
Når du er færdig med at skrive brødteksten af din besked, skal du klikke på knappen Leveringsindstillinger deroppe i handlingslinjen, hvilket uundgåeligt fører til dialogboksen Leveringsindstillinger som vist i figur 1. I denne dialogboks har du flere valgmuligheder for levering og sikkerhed og sjov.
(Du bemærker måske på dine rejser og i dialogboksen, at der er en fane Avanceret - den gode nyhed er, at du sandsynligvis ikke behøver at rode med den.)
Figur 1: Indstil leveringsmuligheder her.
I afsnittet Leveringsindstillinger kan du markere din beskeds vigtighedsniveau: Lav, Normal eller Høj. Du kan indstille Notes til at markere meddelelser, som du markerer som høj betydning; disse beskeder vises med et rødt konvolutikon i din modtagers indbakke. Brug denne funktion til at advare din modtager om en særlig vigtig, presserende eller på anden måde tidskritisk besked.
Brug af Mood Stamp listen er en måde at komme i kontakt med dit (elektroniske) indre barn på. Et humørstempel er blot et billede, der vises øverst i brødteksten af din besked, så din læser ved, hvordan du havde det, da du sendte beskeden. Stemningsstemplede beskeder markeres også som sådanne i modtagerens indbakke.
Du har flere stemningsstempler at vælge imellem, herunder Private, Flame og Joke. For sjov, prøv hver for at se, hvordan de ser ud. Joke-udvalget er nyttigt, hvis du vil sende en besked, der bare er lidt sarkastisk, og du skal sikre dig, at din læser indser, at ja, du var bare for sjov!
For at vælge et stempel skal du klikke på pil ned ved siden af rullelisten Stemningsstempel. Rul gennem listen for at træffe dit valg. For at få vist et stemningsstempel, skal du klikke på dets navn i rullelisten, og dets ikon vises under listen. Klik på knappen OK, og humørstemplet vises i din nye besked. Hvis du ikke vil have noget humørstempel i din udgående besked, skal du bare lade standardindstillingen Normal stå.
Foretag valg fra valglisten Leveringsrapport for at angive, hvornår og om du vil blive underrettet om leveringsstatus for dine beskeder. Dine fire valgmuligheder vedrørende en leveringsrapport er Kun ved fejl, Bekræft levering, Spor hele stien og Ingen.
Hvis du vælger en anden leveringsrapport end Ingen, modtager du en leveringsbekræftelsesrapport (bare en e-mail fra dit netværk til dig) tilbage, så snart den besked, du sendte, ankommer. Hvornår det bliver afhænger helt af netværket. Hvis din modtager er langt væk - for eksempel i et andet firma - kan det tage et par timer eller endda en hel dag, før beskeden bliver leveret.
Et andet valg fra dialogboksen Leveringsindstillinger — Leveringsprioritet — vedrører, hvor hurtigt du ønsker, at Notes skal levere din besked:
Hvis du inkluderer en stor vedhæftet fil i en besked, kan du overveje at markere den som lav prioritet. Beskeden bliver ikke leveret, før du er hjemme i søvne, men det kan koste din virksomhed færre penge at sende den sent om aftenen. Måske er dette en måde at vinde prisen som månedens medarbejder!
Du underskriver beskeder af samme grund, som du underskriver checks eller officielle dokumenter: for at vise, at de virkelig er fra dig. Du behøver ikke at underskrive et mød-mig-til-kaffe-memo, men når du sender en besked med afgørende eller følsomme oplysninger, vil du måske have Notes 6 til at bevise, at beskeden virkelig kom fra dig.
Nu kan du selvfølgelig ikke ridse din signatur på skærmen i bunden af et notat. (Jamen, det kan du faktisk, men din chef ville sandsynligvis ikke sætte pris på det.) Du underskriver en besked ved at markere afkrydsningsfeltet Signer under afsnittet Sikkerhedsindstillinger i dialogboksen Leveringsindstillinger.
Signaturen, du bruger i Notes 6, er endnu sværere at forfalske end din egen John Hancock, fordi det er en speciel numerisk computerkode, der tilføjes beskeden, når du sender den, og kontrolleres af modtagerens computer, når beskeden åbnes. Notatet har ikke en egentlig signatur, men denne type besked vises nederst på skærmen:
Underskrevet af Alan Dunkel/Primus den 07-1-02 8:30:46, ifølge Primus.
Sikkert nok kryber verden med travle kroppe, skurke og spioner. Hvis du bruger et modem, sender du dine beskeder over telefonlinjer, hvor en person til ingen nytte kunne være i stand til på en eller anden måde at opsnappe og læse dem. (Det er virkelig, virkelig usandsynligt, at dette vil ske, men hey, man ved aldrig.) Dette er ikke en stor sag for dine tilfældige beskeder, men hvis du sender en besked, der indeholder oplysninger såsom fortrolige virksomhedsoplysninger, medarbejderpræstationsvurderinger, eller bare rigtig, rigtig god sladder, som du ikke vil have, at andre læser, du kan kryptere den.
Når du bruger Notes-krypteringssikkerhedsindstillingen, er du 100 procent sikker på, at kun den tilsigtede modtager vil være i stand til at læse den.
For at kryptere en meddelelse skal du markere afkrydsningsfeltet Krypter i sektionen Sikkerhedsindstillinger i dialogboksen Leveringsindstillinger. Klik på OK for at lukke dialogboksen, når du er færdig.
Når du sender en krypteret besked, udfører Notes krypteringen for dig - bag kulisserne. Når modtagerne åbner beskeden, ser de indholdet, ligesom du skrev det. Med andre ord behøver læseren af en krypteret besked ikke at gøre noget særligt for at dekryptere en krypteret besked. Kun de tilsigtede modtagere med de korrekte bruger-id'er kan læse den krypterede del af beskeden. Den eneste, der vil se den faktiske sammenflettede version, er den stakkels spion, der opsnapper beskeden undervejs.
Hvis du sender e-mail til en person, der bruger et andet e-mail-program, eller hvis du sender din besked via internettet, skal du først kontakte din virksomheds Notes-administrator for at se, om du vil være i stand til at kryptere den .
Hvis du bruger dialogboksen Leveringsindstillinger til at anmode om en returkvittering for en besked, giver dit netværk dig automatisk besked, når din modtager læser din besked. Dette er forskelligt fra at anmode om en leveringsbekræftelsesrapport, som kun fortæller dig, hvornår beskeden ankom til modtagerens maildatabase. Du vil typisk anmode om en kvitteringsrapport (bare aktiver afkrydsningsfeltet Returneringskvittering) for at forhindre "Jeg har aldrig set din besked" undskyldning og anmode om en leveringsbekræftelsesrapport for at fjerne "Jeg fik aldrig din besked; netværket må have mistet det” undskyldning.
Hvis du sender en besked til en person, der ikke bruger Notes, eller hvis din besked går via internettet, kan du muligvis ikke få kvitteringsrapporter fra dem.
En anden Notes-sikkerhedsmulighed til din rådighed er at forhindre kopiering. Når du markerer afkrydsningsfeltet Forhindre kopiering, kan du være sikker på, at den person, der modtager din besked, ikke vil kunne videresende den til nogen anden. Faktisk vil de ikke engang være i stand til at kopiere (Rediger –> Kopiér) dit notat til udklipsholderen, hvis de har til hensigt at indsætte lidt ulovligt (Rediger –> Sæt ind). Hvis du vælger indstillingen Forhindre kopiering, sikrer du, at det, du sender til én person, ikke bliver spammet over hele din virksomhed.
Når du er færdig med at vælge leveringsmuligheder, skal du klikke på OK for at vende tilbage til dit dokument. I de fleste tilfælde, når du har besluttet dig for disse muligheder, klikker du derefter på knappen Send og Filer.
Hvis dit hoved snurrer af alle disse leveringsmuligheder, så lad det ikke få dig ned. Du skal kun bruge dem under særlige omstændigheder. Faktisk vil du for de fleste meddelelser blæse lige ved leveringsmulighederne uden at åbne dialogboksen Leveringsindstillinger og uden en ekstra tanke. Hvilken lettelse!
Hvis du opdager, at du altid besøger dialogboksen Leveringsindstillinger for at signere og kryptere dine meddelelser, kan du markere afkrydsningsfeltet Gem disse sikkerhedsindstillinger som standard. På den måde vil alle nye beskeder, du opretter, have de samme sikkerhedsindstillinger. Du kan selvfølgelig altid ændre mening ved at vende tilbage til dialogboksen Leveringsindstillinger for at ændre en standardindstilling eller for at ændre dine standardsikkerhedsindstillinger.
Lotus Notes 6 hjælper dig med at administrere og organisere al din virksomhedskommunikation, inklusive dokumenter, som du kan åbne og redigere med en række forskellige værktøjer. Lotus Notes 6 forprogrammerer også nogle praktiske bogmærker, så du med det samme kan gå til din indbakke eller til en håndfuld andre steder. Og hvis du går i stå, Lotus […]
Hvis du har brug for lidt hjælp, mens du bruger Lotus Notes 6 (og hvem har ikke brug for lidt hjælp i ny og næ?), så brug tipsene i følgende tabel for at få hjælp hurtigt: For at gøre dette Brug dette Få hjælp til den aktuelle opgave F1 Find et hjælpeemne Hjælp→Hjælpeemner Få hjælp til fejlmeddelelser […]
Lotus Notes 6 leveres med færdige bogmærker, som du kan bruge til at åbne din indbakke, adressebog og andre funktioner. Disse bogmærker vises i venstre side af skærmen, og de første otte hjælper dig med at åbne din indbakke Åbn din kalender Åbn din adressebog Åbn dine gøremål Åbn replikatoren Åben Sametime […]
Før du afsender en e-mail-meddelelse i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsindstillinger, sikkerhedsindstillinger og humørstempler. Brug disse Notes-signaler til at lade din modtager vide, hvor hot din besked er, eller hvad dit humør er; eller for at anmode om leveringsbekræftelse, indstille leveringstid og meget mere. Når du er færdig med at sammensætte kroppen […]
Det er nemt at arbejde med dokumenter i Lotus Notes 6. Lotus Notes 6 tilbyder en række nyttige værktøjer til at hjælpe dig med at administrere al din virksomhedskommunikation. Følgende tabel viser de kommandoer, du skal bruge for at udføre grundlæggende opgaver: For at gøre dette Prøv dette Læs det valgte dokument Tryk på Enter eller dobbeltklik på dokument Slet valgt dokument Tryk på […]
For at oprette et nyt møde skal du først åbne din kalender og derefter klikke på knappen Planlæg et møde på handlingslinjen. En tom mødeformular vises. I figur 1 kan du se et eksempel på en mødeformular. Figur 1: Oprettelse af et nyt møde. De fleste af felterne på en mødeformular er de samme som dem […]
Du ønsker måske at oprette en fortalt version af din præsentation i PowerPoint 2011 til Mac, som du kan distribuere eller udsende. Du kan ikke være overalt, og selvom dine publikummer ikke får gavn af din fysiske tilstedeværelse, vil de i det mindste kunne høre dig, mens de nyder dit PowerPoint 2011-dias […]
En regel fortæller Notes, hvad de skal gøre med visse indgående beskeder. For eksempel kan du have en regel, der altid placerer beskeder med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel, der flytter e-mail fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller måske en regel, der øjeblikkeligt [ …]
Når du starter Lotus Notes 6, ser du velkomstsiden. Hvad du ser der, bestemmes af et par ting. For eksempel, selvom du kan ændre velkomstsidens layout og indhold, bør du også vide, at din administrator har en vis kontrol over, hvad du ser, så han kan sikre, at du […]
