Jak sdílet soubor z Microsoft Teams v e-mailech a schůzkách aplikace Outlook?

Zde je otázka od Stephie:

Nedávno jsem dostal za úkol převzít údržbu několika týmů Microsoft od kolegy, který ze společnosti odešel. Jednou z výzev, se kterou jsem se v poslední době setkal, je, jak sdílet soubory Word, PDF a Excel uložené v Microsoft Teams s interními a externími uživateli pomocí Outlook 365. Máte nějaké tipy / osvědčené postupy, které můžete doporučit?

děkujeme za vaši otázku. V naší odpovědi bychom rádi poskytli jednoduchý postup krok za krokem, který můžete použít k usnadnění sdílení souborů prostřednictvím aplikace Outlook. Pokud máte zájem sdílet více než jeden soubor, možná budete chtít nahlédnout do našeho kurzu sdílení složek Teams .

Sdílení souborů z Teams v Outlooku

Zkopírujte odkaz na soubor Teams

Nejjednodušší způsob, jak sdílet přístup k souboru uloženému v Teams s interními a externími stranami, je jednoduše vložit odkaz na něj do e-mailu aplikace Outlook.

• V počítači se systémem Windows nebo MacOS otevřete Microsoft Teams a přejděte do svého kanálu.
• Přejděte na kartu Soubory a přejděte k souboru, ke kterému chcete povolit přístup.
• Klepněte na zaškrtávací značku na levé straně názvu vašeho souboru (krok 1).
• Nyní klikněte na nabídku Zobrazit akce (…) na pravé straně k názvu vašeho souboru. (krok 2)
• Vyberte nabídku Kopírovat odkaz (krok 3).

• Nyní uvidíte dialogové okno s cestou k vašemu souboru. Soubor je umístěn v knihovně SharePoint , která hostí soubory vašeho kanálu Teams.
• Nyní pokračujte a nastavte přístupová oprávnění k vašemu souboru Teams. V dolní části dialogového okna uvidíte výchozí přístupová oprávnění k souboru (označená níže).

Nastavte oprávnění souborů Teams

• V případě zájmu můžete upravit oprávnění k přístupu podle potřeby pomocí dialogu Nastavení odkazu.
• Teams umožňuje vybrat si mezi různými možnostmi oprávnění ke sdílení. Pamatujte, že nastavení sdílení se řídí vašimi zásadami správy Teams, a proto vám nemusí být k dispozici.
  1. Povolit komukoli s odkazem přístup k souboru nebo jej upravovat.
  2. Lidé ve vaší organizaci
  3. Lidé, kteří mají přístup k vašemu kanálu (mohou být interní nebo externí vůči vaší organizaci).
  4. Určití lidé. Budete muset zadat e-mailové adresy těchto osob.

• Zaškrtněte možnost Povolit úpravy podle potřeby.
• Po dokončení – klikněte na Použít .
• Teams nyní vygeneruje odkaz na váš soubor Teams podle přístupových oprávnění, která jste právě nastavili.
• Nyní stiskněte Kopírovat .

Důležitá poznámka: Výchozí oprávnění ke sdílení obvykle nastavuje váš IT tým. Možná s nimi budete chtít diskutovat, pokud nevyhovují vašim obchodním potřebám.

Přidejte svůj odkaz na e-mail nebo schůzku v Outlooku

• Posledním krokem je otevření plochy Microsoft Outlook nebo Office 365 Outlook.
• Vytvořte nový e-mail nebo žádost o schůzku.
• Definujte příjemce e-mailu a text e-mailu/schůzky.
• Vložte odkaz na svůj soubor Teams, který jste vygenerovali v předchozím kroku.
• Pošlete svůj e-mail nebo schůzku.

Poznámka: Stejný proces můžete použít s jakýmkoli e-mailovým klientem třetí strany – jako je GMail.

Sdílení odkazu na soubory Teams se členy kanálu

Alternativní způsob sdílení souborů z Teams se členy vašeho kanálu (interní nebo externí strany) je přes kartu Příspěvky.

• Otevřete Teams a přejděte do svého kanálu.
• Otevřete kartu Příspěvky a zahajte novou konverzaci.
• Klepněte na přílohu a vyberte Procházet z týmů a kanálů .
• Procházejte soubory svého kanálu a vyberte ten, který chcete sdílet.
• Klikněte na Sdílet odkaz .
• Odkaz bude zveřejněn na kartě Příspěvky kanálu.
• Umístěte ukazatel myši na pravou horní oblast příspěvku a stiskněte tlačítko Zobrazit akce (…).
• Klepněte na Sdílet do Outlooku . Tím bude konverzace sdílena jako e-mail z Outlooku 365.

Sdílení souborů do Outlooku nefunguje

Sdílení souborů v Teams je docela jednoduché. Jak bylo uvedeno výše, možnosti sdílení oprávnění k souborům se řídí vašimi IT odděleními nebo správci Teams. V případě, že externí strany nemohou otevřít nebo upravit vaše soubory, možná budete chtít zjistit, zda vaše nastavení organizace Teams/kanálu umožňuje externím stranám pracovat se soubory, které sdílíte.