Jak sdílet složku v kanálu Microsoft Teams?

Toto je otázka od Eleny:

Pracuji jako projektový manažer pro stavební společnost a mám za úkol udržovat sdílenou složku procedur. Výzvou je, jak zajistit, aby k jejímu obsahu měli přístup i ostatní, kteří nemusí nutně pracovat pro naši společnost. Zatím nemohu sdílet složku dokumentů s externími uživateli ani s členy našeho týmu. Jediným řešením, se kterým jsme přišli, bylo použití složky OneDrive. Máte další nápady, jak umožnit ostatním přístup k naší složce Sdílené dokumenty a přitom ji mít snadno dostupnou v Microsoft Teams?

děkujeme za vaši otázku. Níže rozšíříme tři způsoby, které byste mohli potenciálně použít, abyste si usnadnili sdílení souborů s týmem. Příspěvek byl napsán pomocí Windows 10, ale pro většinu je plně použitelný pro Windows 11 a macOS.

Sdílení složek v Microsoft Teams

Používejte knihovny dokumentů SharePoint

K dnešnímu dni neexistuje žádná jednoduchá funkce Teams, která by umožňovala sdílet složku ve struktuře složek vašeho kanálu . Jakmile nahrajete soubor nebo složku do Teams, vaše soubory jsou ve skutečnosti uloženy v knihovně SharePoint, která vám umožní snadno sdílet vaši složku.

• Začněte přihlášením na plochu Microsoft Teams (v systému Windows nebo macOS) nebo webové edice.
• Najděte příslušný kanál.
• Klepněte na Soubory a přejděte do struktury složek vašeho kanálu, dokud neuvidíte složku, kterou chcete sdílet se svými interními nebo externími obchodními partnery.
• Stiskněte tlačítko Otevřít v SharePointu, jak je znázorněno níže.

• Otevře se související knihovna dokumentů SharePoint.
• Klepněte na nabídku Zobrazit akce a poté klepněte na Sdílet.

• Otevře se dialogové okno Odeslat odkaz.
• Pomocí pole Komu zadejte jména a e-mailové adresy lidí, se kterými chcete složku sdílet.

• Po dokončení klikněte na Odeslat.

Sdílejte složku pomocí OneDrive

Dalším jednoduchým způsobem sdílení souborů a složek je použití OneDrive.

• Z kanálu Teams otevřete knihovnu dokumentů SharePoint, jak je znázorněno výše.
• Klepněte na nabídku Zobrazit akce a vyberte Přidat zástupce na OneDrive.
• Z OneDrive sdílejte odkaz, jak je znázorněno v části výše.

Přístup ke složce Teams přes DropBox, Disk Google nebo jiný cloudový disk

Chcete-li sdílet s externími partnery, kteří nepoužívají OneDrive, můžete použít možnost Přidat externí cloudové úložiště.

• Ze svého kanálu Teams přejděte do své složky.
• Klikněte na Přidat cloudové úložiště.

• Vyberte si své oblíbené cloudové úložiště, v tomto případě Dropbox.
• Zadejte své přihlašovací jméno a heslo.
• Nahrajte svou složku a poskytněte požadované strany v úložišti třetí strany.

Povolit hostům přístup ke kanálu Teams

Poslední metodou, kterou si probereme, je sdílení s externími stranami přímo z vašeho kanálu Teams. Chcete-li to provést, budete muset nejprve, jděte do toho a podle potřeby přidejte externí uživatele jako hosty do příslušných týmů a soukromých kanálů.

Odeslat složku prostřednictvím chatu Teams

Pro úplnost jsme chtěli zmínit i možnost poslat odkaz na konkrétní složku přes chat v Teams a Outlook.

• Ve svém kanálu Teams otevřete kartu Soubory.
• Vyhledejte svou složku, stiskněte tlačítko Zobrazit akce a klikněte na Kopírovat odkaz.

• Stiskněte tlačítko Kopírovat a zavřete dialogové okno,
• Přejděte na kartu Chat kanálu.
• Vložte odkaz podle potřeby do chatové konverzace kanálu.
• Chcete-li sdílet odkaz na složku s konkrétními lidmi v chatu 1:1, použijte aplikaci Chat

Sdílet složku v aplikaci Outlook

Chcete-li odeslat naši složku Teams prostřednictvím aplikace Outlook, můžete získat odkaz, jak je uvedeno v předchozí části. Dále pokračujte a vložte odkaz na složku Teams do e-mailu aplikace Outlook a odešlete jej svým příjemcům. Upozorňujeme, že interní i externí uživatelé budou potřebovat přístup pro čtení ke kanálu Teams, aby měli přístup k obsahu.

Další vzdělávání

• Sdílení souborů a složek Teams na pozvánkách na schůzky .
• Jak přistupovat ke složkám Microsoft Teams v Průzkumníkovi souborů Windows?
• Kde je umístění záznamové složky Microsoft Teams?