40 tipů a triků Microsoft Teams: od nováčka po experta [Aktualizováno prosinec 2021].

S více než 250 miliony aktivních uživatelů měsíčně si Microsoft Teams během pandemie získal velkou oblibu jako standardní online nástroj pro spolupráci pro firmy i spotřebitele. Je pravděpodobné, že vaše pracoviště, univerzita nebo oblíbená charitativní organizace již Teams přijala, takže nechcete zůstat pozadu. Tento poměrně obsáhlý seznam tipů a triků vám má pomoci co nejlépe využít Teams – dnes.

Pokud se tedy stále snažíte pochopit základy nebo jste již zkušeným uživatelem, začněme s tímto hlavním seznamem více než 40 tipů a triků, které by si měl být vědom každý uživatel Microsoft Teams.

Začínáme s Microsoft Teams

Tato část obsahuje docela základní tipy, pokud jste zkušenějším uživatelem, možná budete chtít přeskočit do sekcí nad rámec základních nebo odborných .

1. Změňte svůj motiv Teams

Věděli jste, že můžete změnit vzhled a chování Microsoft Teams?

Jednoduše otevřete nastavení Teams, přejděte na kartu Obecné a zvolte, zda chcete použít tradiční bílé pozadí nebo alternativně použít tmavý nebo vysoce kontrastní režim.

Tmavý režim v Teams

2. Ztlumte zvuk

Přicházíte někdy pozdě na schůzku a chcete se v tichosti připojit, nebo prostě potřebujete vyřídit důležitý hovor od své drahé polovičky na schůzce Teams?

Ztlumte si zvuk přímo z panelu Personal Meeting Controls

Teams vám umožňuje ztlumit mikrofon jak z ovládacích prvků schůzky (zobrazeno výše), tak z panelu nastavení schůzky (zobrazeno jako položka 1 níže).

Klíčové funkce na panelu možností Nastavení Teams Meeting

3. Vypněte fotoaparát

Stejným způsobem můžete zapnout a vypnout videokameru. K deaktivaci kamery můžete buď použít panel nastavení schůzky (položka 2 výše); nebo jednoduše pomocí ovládacího panelu schůzky znovu povolte video.

4. Rozostření pozadí videa ze schůzky

Pokud používáte Teams pro videokonference, může vám to znít povědomě. Ve vaší domácí kanceláři je nepořádek a musíte se připojit k tomuto videohovoru. Dvě řešení: za prvé můžete použít funkci Nastavení pozadí (položka 3 výše) k rozmazání pozadí videa přímo z nastavení schůzky nebo ovládacích prvků schůzky. Druhé řešení je mnohem elegantnější: použít virtuální pozadí (proces si projdeme později).

Pokud se z nějakého důvodu tlačítko Nastavení pozadí na panelu Nastavení schůzky zdá neaktivní; ujistěte se, že jste nejprve zapnuli videokameru.

5. Zastavte echo na schůzkách Teams

Když se vy a další účastníci schůzky připojíte k audio nebo video schůzce Teams ze stejné místnosti, uslyšíte nepříjemné ozvěny. Ozvěnu se můžete snadno zbavit stisknutím tlačítka Vypnout zvuk na panelu Nastavení schůzky (viz výše jako položka 4).

6. Zaznamenejte si schůzku

Jednou z důležitých funkcí Teams, kterou můžete chtít používat hned od začátku, je možnost nahrávat schůzku. Nahrávání můžete spustit z ovládacího panelu schůzky, jak je znázorněno níže. Samotný záznam je pak uchováván v Microsoft Streamu a záznam můžete snadno sdílet jako odkaz v konverzaci kanálu (nebo v případě potřeby e-mailem).

Záznam schůzky Teams

Po dokončení schůzky obdržíte e-mail s odkazem na vaši nahrávku v Microsoft Stream.

Pokud jste schůzku iniciovali z kanálu, bude odkaz na záznam zpřístupněn také jako příspěvek v příslušném kanálu.

Záznamy ad-hoc schůzek budou k dispozici na záložce Chat pro samotnou schůzku spolu s vyměněným souborem, poznámkami ze schůzky a tabulí, pokud jsou použity.

Můžete také zvážit přidání aplikace Stream do svého kanálu, aby ostatní členové měli snadný přístup ke všem schůzkám týkajícím se skupiny.

7 . Změňte ikonu týmu

Společnost Microsoft vám umožňuje nahrát vlastní obrázek a nastavit jej jako logo / avatar týmu. Další podrobnosti naleznete v tomto tutoriálu, který vám pomůže nastavit vlastní ikonu .

8. Vytvořte soukromý kanál

Existují případy, kdy budete muset spolupracovat s ostatními na úkolech vyžadujících důvěrnost, jako je příprava rozpočtu nebo zpráv o analýze prodeje. Soukromé kanály vám umožňují vytvořit platformu pro spolupráci s vybranými členy týmu. Soukromý kanál bude viditelný pouze pro pozvané a ve vašem seznamu týmů bude označen malým zámkem.

Vytvoření soukromého kanálu je jednoduché: stačí kliknout na tlačítko Další možnosti (…) vedle vašeho týmu a poté kliknout na Přidat kanál . Dále definujte informace o kanálu, jak je uvedeno níže. Nakonec přidejte členy týmu do soukromého kanálu.

Soukromý kanál v Microsoft Teams

9. Ztlumení upozornění z hlučných kanálů

V dnešní době se zdá, že jsme všichni zavaleni obrovským množstvím příchozích oznámení z platforem pro spolupráci a e-mailů. Často je těžké skutečně vytvořit něco smysluplného, ​​než je nikdy nekončící povídání. Naštěstí nám Teams umožňuje poměrně snadno kalibrovat příliv upozornění a zvuků, které dostáváme. Zde je návod, jak ztlumit upozornění na chat a schůzky v Teams .

10. Opusťte tým

Pokud nevidíte žádnou výhodu v tom, že jste součástí týmu, můžete snadno odejít. Klepněte na tlačítko Další možnosti vedle týmu, který chcete opustit, a vyberte možnost Opustit tým .

11. Používejte týmy na mobilu

Pokud potřebujete mít přístup k Teams, kdykoli jste na cestách, můžete Teams používat také na mobilu. Microsoft dodal docela dobré aplikace Teams pro Android a iOS. Promluvte si se svými kolegy z informačních technologií a zjistěte, zda budete potřebovat další software nebo ověřovací postup pro přístup k obsahu vaší společnosti Teams na mobilu.

12. Nainstalujte a odinstalujte aplikaci v Teams

Kromě základní spolupráce vám Teams umožňuje vylepšit vaši týmovou práci pomocí aplikací Microsoft nebo aplikací třetích stran. V dalších částech tohoto kurzu uvidíte několik způsobů použití aplikací v Teams: Obrázky, Počasí, Hlášení, Ankety, Psaní poznámek atd.

Pokud jste vlastníkem týmu, můžete snadno instalovat a odinstalovat aplikace, které zpřístupnili vaši správci informačních technologií.

Postup je poměrně jednoduchý: Vyhledejte svůj tým, poté stiskněte tlačítko Další možnosti vedle něj a poté vyberte ozubené kolečko Spravovat tým . Poté na kartě Aplikace klepněte na tlačítko Další aplikace a vyhledejte a nainstalujte novou aplikaci. Aplikace specifické pro kanál lze přidat jako karty do kanálu

13. Zrušte potvrzení o přečtení

Ve výchozím nastavení při každém čtení zprávy v aplikaci Chat umístí Teams vedle zprávy malou ikonu. To pomůže odesílateli potvrdit, že jste si jeho zprávu přečetli. Potvrzení o přečtení můžete zrušit na kartě Soukromí v nastavení Teams.

Zakázání potvrzení o přečtení v Teams

14. Použití filtrů k rychlému nalezení věcí

Chcete urychlit vyhledávání konkrétních aktivit ve vašem kanálu a také konkrétních chatů, týmů a kanálů? Použijte filtr Týmy (zobrazený níže) nebo použijte zkratku Ctrl+Shift+F .

Funkce filtru umožňuje rychle najít relevantní záznam podle názvu; pro chaty také umožňuje snadno rychle najít ztlumené, skryté a nepřečtené záznamy.

15. Nastavte zprávu Pryč

Stejně jako v Outlooku vám Teams umožňuje sestavit zprávu Mimo kancelář, která bude odeslána, pokud vám někdo pošle zprávu v Teams nebo se o vás zmíní v chatu.

Jednoduše klikněte na svůj avatar Teams, klikněte na zprávu o stavu , poté napište zprávu a zadejte dobu platnosti. Stiskněte Hotovo a vše bude připraveno.

Posun za základy

16. Používejte příkazy Teams

Až budete s Teams trochu zkušenější, možná budete chtít zvýšit produktivitu uživatelů pomocí příkazů vyhledávacího pole.

Chcete-li začít, jednoduše zadejte znak lomítka (/) do pole Hledání týmů a projděte seznam dostupných příkazů:

Seznam příkazů týmů

Seznam příkazů je docela srozumitelný a ty, které považuji za nejužitečnější, jsou:

• /goto : Pro snadný přístup k týmu nebo kanálu
• /keys : Přístup k seznamu zástupců Teams
• /chat : pro rychlé zahájení chatu s jedním z vašich kolegů

17. Použijte vlastní virtuální pozadí

Myslím, že jste si všimli, že lidé, kteří se připojují k videohovorům Teams, používají jako pozadí pro videohovory městské nebo přírodní krajiny. Téměř každý obrázek můžete použít jako vlastní pozadí ve voláních Teams. Neváhejte se podívat do našeho jednoduchého průvodce, jak nastavit virtuální pozadí Teams pro váš hovor.

18. Dělejte si poznámky na schůzce

Teams vám nabízí několik způsobů, jak si dělat poznámky ze schůzek.

Můžete snadno přidat poznámkové bloky OneNote uložené na OneDrivu nebo na síťovém disku a nechat členy vašeho kanálu sdílet poznámky a poznámky. Také jsem viděl, jak lidé používají kartu Příspěvky a přidávají své poznámky jako zprávy chatu. Viděl jsem, jak ostatní připojují soubory aplikace Word ke schůzce nebo na kartu Soubory kanálu. Existují také aplikace třetích stran, které můžete použít.

To znamená, že správnou metodou je použít kartu Poznámky, která je pro vaši schůzku automaticky povolena.

• Přejděte do aplikace Chat .
• Klikněte na svou schůzku.
• Přejděte na kartu Poznámky a stiskněte tlačítko Zapisovat poznámky .
• Zaznamenejte tam zápis z jednání.
• Podle potřeby nasměrujte účastníky schůzky na své poznámky.

19. Přístup k nepřečtené aktivitě

Podobně jako v aplikaci Microsoft Outlook Teams jasně označí všechny nepřečtené zprávy tučně. Navíc můžete zprávy Teams označit jako nepřečtené pro pozdější sledování. Jak ale snadno přistupovat k těmto nepřečteným zprávám a aktivitám? Jednoduše zadejte příkaz /unread do vyhledávacího panelu Teams a nechte Teams načíst ke zpracování pouze nepřečtené zprávy.

20. Odstraňte nebo skryjte konverzace

Týmy vám umožňují odstranit zprávy z vlákna konverzace. Umožňuje vám také skrýt kompletní záznamy chatu v aplikaci Chaty (stačí stisknout tlačítko … a poté vybrat Skrýt ). Teams však v současné době neukončuje uživatele k úplnému odstranění celých vláken z historie chatu.

21. Odstraňte problémy s připojením týmů aplikace Outlook

Pokud jste uživatelem Microsoft Outlook i Teams, s největší pravděpodobností plánujete schůzky Teams přímo ze schůzky v kalendáři Outlooku pomocí doplňku Teams.

Co když ale z nějakého důvodu tlačítko Teams není v Outlooku dostupné, přestože je Teams na vašem počítači se systémem Windows správně nainstalován?

Nejpravděpodobnějším důvodem je deaktivace doplňku Teams. Podívejte se na náš návod, jak snadno zapnout Teams v Microsoft Outlooku .

22. Vložte do svého kanálu soubory Word a Excel

Soubory můžete snadno sdílet se svými kolegy nahráním na kartu Soubory v kanálu. Přístup k souboru však můžete usnadnit tak, že jej jednoduše vložíte jako kartu do svého kanálu. To funguje nejen pro Excel nebo Word, ale také pro poznámkové bloky OneNote, PowerPointové prezentace, dokumenty PDF a tak dále.

23. Podívejte se na hlášení svého kolegy

Pokud pracujete ve velkých organizacích, možná budete muset určit organizační linii hlášení kolegy. Jelikož je Teams dobře integrován s Azure Active Directory a Exchange, můžete se snadno podívat do organizačního diagramu svých kolegů.

Jednoduše přejděte do vyhledávacího pole Teams, zadejte zkratku /org a jméno svého kolegy a vše bude připraveno.

Vyhledání organizačního diagramu kolegy v Teams

Poznámka: Nebudete moci vyhledat organizační schéma v Teams pro lidi mimo vaši společnost.

24. Nastavte svůj stav (/dnd) , (/brb), (/available)

Chcete ručně nastavit svůj stav, aby ostatní věděli, kdy vás mají kontaktovat. To lze provést v nastavení Teams, ale jak získáte více zkušeností s Teams, začnete svůj stav nastavovat z pole Hledat.

Jednoduše použijte /dnd pro Nerušit nebo /brb pro Be Right Back a stiskněte Enter . Váš stav se změní. Nezapomeňte podle potřeby resetovat svůj stav.

25. Ruční nastavení vašeho online stavu tak, aby byl vždy dostupný / aktivní

Ve výchozím nastavení je vaše online přítomnost v Teams synchronizována s událostmi kalendáře Microsoft Outlook a odráží skutečný stav vašeho operačního systému (ať už je používán nebo nečinný). Je také automaticky nastaveno tak, aby nerušilo, když sdílíte obrazovku nebo voláte. To znamená, že Teams vám umožňuje velmi snadno ručně nastavit váš online stav a podle potřeby jej nastavit na dostupný, zaneprázdněný, pryč nebo offline. Zde je výukový program pro ruční nastavení stavu dostupnosti ve službě Teams .

26. Získejte přístup ke svým datům na SharePointu

Data vašeho kanálu Teams jsou k dispozici jako vyhrazená knihovna na Microsoft SharePoint, což je široce používaný portál dokumentů, který se používá jako infrastruktura pro úložiště dokumentů Teams.

Chcete-li získat přístup ke své knihovně SharePoint, jednoduše přejděte do svého kanálu, klepněte na kartu Soubory a poté klepněte na Otevřít v SharePointu .

27. Přidejte počasí do Teams

Podobně jako v Outlooku, který vám umožňuje zobrazit povětrnostní podmínky ve vaší oblasti, můžete pomocí Teams získat přehled o aktuálním počasí.

Pokud aplikace Počasí ještě není nainstalována ve vašem místním klientovi Teams, pak:

• Otevřete Teams, stiskněte tlačítko Aplikace na levé straně panelu aplikací,
• Vyhledejte a přidejte aplikaci Počasí do Teams.
• Poté do hlavního vyhledávacího pole Teams zadejte /počasí a příslušné umístění.

Použití aplikace Teams Weather

28. Udělejte z Teams svou výchozí chatovací aplikaci

Jakmile začnete používat Teams, možná zjistíte, že je mnohem lepší než Skype pro firmy. Teams můžete nastavit jako výchozí chatovací aplikaci pro Outlook a další aplikace Office. Jednoduše přejděte do nastavení Teams a poté na kartě Obecné zaškrtněte políčko Registrovat týmy jako výchozí chatovací aplikaci pro Office .

Nastavení se projeví po opětovném spuštění všech otevřených aplikací Office.

29. Používejte týmy v režimu Together

Relativně novou schopností Teams je umožnit schůzky v režimu Together . Místo zobrazení kamer všech účastníků schůzky v zobrazení mřížky (galerie) je můžete zobrazit vedle sebe ve virtuálním prostředí (například učebna, knihovna, kino atd.).

Chcete-li povolit režim Společně, musíte nejprve aktualizovat Teams (stiskněte svého avatara a poté Zkontrolovat aktualizace). Poté klikněte na svého avatara a klikněte na Nastavení. Na kartě Obecné zaškrtněte políčko Nová zkušenost:

Povolení režimu Together

Poté na panelu schůzky stiskněte tlačítko … a vyberte režim Společně .

Všimněte si, že pokud pracujete ve velké spolupráci, možná nebudete moci ručně aktualizovat Microsoft Teams sami. Možná budete muset projednat aktivaci režimu Together s vaším správcem informačních technologií.

Odborné triky

30. Získejte e-mailovou adresu pro svůj kanál

Jakmile je kanál vytvořen, můžete odesílat nové zprávy na kartu Příspěvky kanálu přímo z aplikace Outlook. K tomu budete muset najít e-mailovou adresu svého kanálu následovně:

• Vyhledejte svůj kanál a klepněte na tlačítko Další možnosti vedle něj.
• Klikněte na Získat e-mailovou adresu .
• Zkopírujte e-mailovou adresu a přidejte ji jako kontakt v aplikaci Outlook
• Postranní poznámky:
  • Vlastníci týmů mohou určit, kdo může odesílat e-maily do kanálu (kliknutím na tlačítko Upřesnit nastavení).
  • Můžeš

31. Zakažte spouštění Teams při spuštění Windows

Teams je naprosto skvělý, ale může spotřebovat značné množství počítačových zdrojů, hlavně RAM. Pokud provozujete firemní počítač, nezaznamenáte dopad na výkon vašeho systému. To znamená, že pokud spouštíte z jednoduchého tabletu, možná budete chtít spouštět Teams pouze v případě potřeby. Po instalaci je Teams nakonfigurován tak, aby se automaticky spustil při každém spuštění počítače. Můžete zakázat spouštění Teams při spouštění počítače a spustit jej pouze v případě, že je to nutné.

32. Publikování anket a průzkumů v Teams

Jedním z nejužitečnějších využití Teams je spouštění anket a průzkumů. Během 10 minut můžete vytvořit vlastní anketu pomocí Microsoft Forms nebo jiného softwaru třetích stran, jako je Polly, a zveřejnit je ve svém kanálu Teams. Tento výukový program obsahuje vše, co potřebujete k vytvoření vlastních průzkumů Teams .

33. Vložte sestavu do Teams

Pokud vaše organizace používá platformu Microsoft BI, můžete k distribuci sestav použít Teams. Můžete snadno vybrat a připnout sestavy Power BI na kartu kanálu, abyste měli jistotu, že budou k dispozici pro vaše diskuse založené na datech.

34. Vyhledejte svůj oblíbený citát přímo v Teams

Další skvělý způsob, jak používat Teams k vyhledání vašeho portfolia akcií. Postup:

• Na kartě Aplikace vyhledejte a přidejte aplikaci Akcie do Teams.
• Poté do vyhledávacího pole zadejte Akcie a poté příslušné ukazatele akcií, jak je uvedeno níže.

• Jakmile je aplikace Akcie povolena, jednoduše zadejte příkaz @Stocks a ticker do vyhledávacího pole.

35. Hledejte obrázky v Teams

Další málo známou funkcí Teams je, že ji můžete použít k vyhledávání obrázků v Bingu. Nejprve pokračujte a povolte aplikaci Microsoft Images v Teams.

Poté do vyhledávacího pole zadejte @Images + váš vyhledávací dotaz pro přístup k vyhledávání obrázků Bing.

36. Použijte Teams ke správě směn zaměstnanců

pokud řídíte skupinu zaměstnanců pracujících na směny v maloobchodě, call centru nebo dokonce v malé továrně, můžete použít Teams k plánování a sdílení pracovních plánů. Aplikace Směny , kterou můžete snadno přidat do Teams, velmi usnadňuje správu plánu směn, přijímání žádostí o rozvrh pro PTO, zdravotní dovolenou nebo dovolené od vašich kolegů a dokonce jim umožňuje zapisovat a odcházet směny. Poté můžete vytvořit zprávy o docházce zaměstnanců, které jsou potřeba. Chladný!

37. Přidání kalendáře

Vizualizace a správa sdíleného kalendáře je pravděpodobně dalším velkým potenciálním využitím pro Teams. Teams zatím neposkytuje přímou integraci Outlooku. To znamená, že můžete přidat kartu Web do svého kanálu Teams a ukázat na svůj skupinový kalendář v Outlooku nebo URL Kalendáře Google. S největší pravděpodobností budou uživatelé muset zadat svá uživatelská pověření, aby měli přístup ke kalendářům.

38. Integrujte Trello do Teams

Mnoho týmů používá kanbanové desky Trello pro nespočet případů použití spolupráce. Ty by mohly zahrnovat průběžné řízení úkolů i strategičtější plánování projektů, produktů nebo programů. Trello můžete snadno otevřít jako aplikaci v Teams tím, že ji přidáte pomocí karty Aplikace, abyste získali přístup k příslušným nástěnkám a kartám. Můžete ji také přidat jako kartu třetí strany do svého kanálu. Oba budou vyžadovat poskytnutí vašich uživatelských údajů Trello.

39. Spusťte Cisco Webex Meetings z Teams

Microsoft a Cisco si konkurují v oblasti týmové komunikace a spolupráce. Vaše společnost však možná používá obojí. Věděli jste, že Webex můžete integrovat do svého kanálu Teams? Existuje aplikace Webex, kterou můžete snadno přidat jako na kartu Kanál. Členové týmu pak mohou snadno přistupovat ke svým schůzkám Webex a připojit se ke svým vlastním schůzkám Webex z Microsoft Teams. Mohou také naplánovat schůzky Webex a nechat tým upozornit prostřednictvím karty Příspěvky.

40. Získejte přístup k analýze Teams

Jako vlastník týmu možná budete chtít mít možnost sledovat vzorce využití vašeho týmu nebo kanálu. Pokud ano:

• Na levém panelu aplikací otevřete kartu Týmy .
• Poté vyhledejte svůj tým v levém podokně.
• Stiskněte tlačítko Další nastavení vedle svého týmu a stiskněte kolečko Spravovat tým .
• Poté otevřete kartu Analytics.
• Zde si můžete prohlédnout vzorce využití vašeho týmu a kanálu, metriky zapojení, využití místa na disku atd.

Doufám, že se vám příspěvek líbil. Pokud ano, neváhejte a sdílejte s přáteli a kolegy na sociálních sítích. Znáte další skvělé tipy a triky Teams? Neváhejte je zveřejnit v komentářích! Mnohokrát děkuji!