Word 2011 pro Mac: Vyplnění dat pro hromadnou korespondenci

V Office 2011 pro Mac funguje hromadná korespondence tak, že se data uložená v datové tabulce přenesou do aplikace Word 2011. První řádek dobré datové tabulky (a pouze první řádek) má záhlaví, nazývaná také pole nebo názvy sloupců. Všechny následující řádky obsahují data. V datové tabulce nejsou žádné sloučené buňky a nejsou zde žádné zcela prázdné řádky nebo sloupce, i když prázdné buňky jsou povoleny.

Word může k hromadné korespondenci použít mnoho různých zdrojů dat:

• Tabulka ve Wordu.

• Excelový list nebo rozsah dat.

• Soubor databáze FileMaker Pro.

• Pokročilí uživatelé mohou používat ODBC a VBA pro připojení prakticky k jakémukoli datovému zdroji, včetně Microsoft Access, SQL Server, Oracle a MySQL.

  

Pokud nemáte tabulku dat, možnost Nový zdroj dat vám umožní vytvořit datovou tabulku od začátku v novém dokumentu aplikace Word pomocí řady dialogových oken. Tato možnost je vhodná pro malé databáze do několika tisíc záznamů.

Výběr polí pro zdroj dat hromadné korespondence

Když vyberete Nový zdroj dat, zobrazí se dialogové okno Vytvořit zdroj dat. Nejprve definujete pole pro vaše nová data. Ve výchozím nastavení se vám zobrazí některá běžně používaná pole. V poli Seznam zástupných symbolů můžete zadat nové názvy záhlaví a přidat je do seznamu kliknutím na tlačítko Přidat zástupný symbol.

Až budete s výběrem názvů polí hotovi, klikněte na tlačítko OK a budete vyzváni k uložení nového dokumentu aplikace Word. Pojmenujte svůj nový zdroj dat a poté soubor uložte.

Vyplnění dat pro hromadnou korespondenci ve Wordu 2011 pro Mac

Jakmile je váš soubor uložen, zobrazí se vám snadno použitelný vstupní formulář databáze nazvaný Data Form.

Na levé straně datového formuláře se zobrazují názvy polí. Pokud se všechna pole nevejdou do dialogu, přetáhněte posuvník. Do prostředního sloupce zadáte datové položky pro aktuální záznam. Číslo aktuálního záznamu je zobrazeno v navigaci Záznam ve spodní části datového formuláře.

V dialogovém okně Data Form stiskněte Tab nebo klávesu se šipkou dolů a přejděte na další pole v záznamu. Stisknutím Shift-Tab nebo klávesy se šipkou nahoru vyberte předchozí pole.

Při práci s tabulkou dat ve Wordu můžete upravovat přímo v tabulce. Zapněte panel nástrojů databáze volbou Zobrazit→Panely nástrojů→Databáze z pruhu nabídek.

Nedovolte, aby se násilníci snažili říkat, že byste tyto věci ve Wordu neměli dělat. Pokud máte rádi Word a jste s těmito nástroji spokojeni, je naprosto v pořádku používat Word pro základní databázi. Kartu Tabulky na pásu karet s panelem nástrojů Databáze můžete použít ke správě stylu, možností a ohraničení tabulky.