Při používání Office 2011 pro Mac brzy zjistíte, že Word 2011 dokáže otevřít webové stránky, které jste si uložili z webového prohlížeče. Pokud webová stránka obsahuje tabulku HTML (HyperText Markup Language), můžete použít funkce tabulky aplikace Word. Možná bude snazší zkopírovat pouze část tabulky webové stránky z webového dokumentu a vložit ji do funkčního dokumentu aplikace Word.
V určitém okamžiku můžete narazit na soubor PDF (Portable Document Format), který obsahuje cenné tabulkové informace, které chcete extrahovat. Pokud jsou informace o tabulce v PDF založeny na textu, a ne naskenovaný obrázek, můžete použít aplikaci Mac OS X Preview a získat informace o tabulce. Následuj tyto kroky:
Otevřete soubor PDF v aplikaci Mac OS X Preview.
V Náhledu vyberte Upravit → Vybrat vše.
V Náhledu vyberte Úpravy → Kopírovat.
Přepněte do aplikace Microsoft Word kliknutím na ikonu Dock aplikace Word nebo použijte jakýkoli způsob, který obvykle používáte k přepínání nebo spouštění aplikací.
Ujistěte se, že máte otevřený nový nebo existující dokument.
Ve Wordu vyberte Úpravy → Vložit.
Možná budete muset ručně odstranit nadbytečné informace. Pokud text nebyl vložen, soubor PDF pravděpodobně neobsahuje žádný text nebo je zamknutý a tuto metodu nelze použít k získání dat. Pokud je to tak, musíte se zastavit zde. Pokud byl text vložen, pokračujte.
Ve Wordu vyberte vložený text, který je třeba převést na tabulku.
Převeďte výběr textu na tabulku výběrem Tabulka→Převést→Převést text na tabulku.
Word z dat vytvoří tabulku.
Soubory PDF mohou obsahovat tabulky, které byly uloženy jako obrázky, stejně jako webové stránky a další dokumenty, které můžete najít online. V takovém případě potřebujete software pro optické rozpoznávání znaků (OCR), který převede obrázky textu na skutečný text. Software OCR není součástí sady Office. Je známo, že levné skenery se dodávají s vysoce kvalitním OCR softwarem, který stojí ještě víc než skener. ReadIris (www.readiris.com) je vynikající pro OCR.