Práce s identitami aplikace Outlook v Office 2011 pro Mac

Outlook 2011 pro Mac má speciální složku v nástroji Mac OS X Finder s názvem Office 2011 Identities . Jak to zní, tato speciální složka obsahuje vše o vašich aktivitách v aplikaci Outlook. Uvnitř složky Office 2011 Identities Outlook ukládá jednu složku pro každou jednotlivou identitu. Název složky je název Identity.

Každá složka Identity ukládá váš e-mail, informace o účtu, události kalendáře, úkoly a poznámky do databáze pro každou Identitu.

Pro Outlook 2011 je struktura složky identity zcela nová. Aplikace Outlook nyní považuje každou položku v rámci identity za diskrétní soubor. Každý e-mail, událost kalendáře nebo úkol je uložen jako vlastní soubor. To znamená, že zálohování vaší identity pomocí nástroje Time Machine může trvat zlomek sekundy namísto několika minut nebo déle, jak tomu někdy bylo v aplikaci Entourage. Spotlight vyhledávání je mnohem lepší jako příznivý vedlejší účinek.

Ve výchozím nastavení pro vás Outlook vytvoří identitu s názvem Hlavní identita, která ukládá informace o vašem prvním e-mailovém účtu. Je dobré zjistit, kde se vaše složka identity nachází, pokud pro nic jiného, ​​abyste věděli, že ji nemáte smazat ani přesunout. Použijte aplikaci Mac OS X Finder (na doku) k navigaci v systému souborů.

Mějte na paměti, že když upgradujete nebo přidáte e-mailový účet, kalendář, úkol nebo poznámku, informace se uloží v rámci identity.

Tyto scénáře ilustrují situace, kdy je žádoucí mít více než jednu identitu:

• Oddělení pracovních a soukromých e-mailových účtů: Vaše práce může vyžadovat, abyste měli účet IMAP, účet Gmail a účet Exchange, ale chcete si ponechat své osobní e-mailové účty, kontakty, úkoly a poznámky prolínání s vašimi obchodními aktivitami. Používejte jednu identitu pro práci a druhou pro svůj soukromý život.

• Udržování nezávislosti úloh: Možná pracujete ve dvou nebo více úlohách a nechcete prolínat poštu, kalendáře a tak dále. Vytvoření identity pro každou úlohu vám může pomoci zabránit tomu, aby se vaše práce křížily.

• Podpora organizace: Pokud se staráte o e-mail pro klub nebo organizaci, vytvořte si samostatnou identitu, aby byla tato pošta oddělena.

• Speciální událost: Pokud řídíte speciální událost, jako je konference, webinář nebo kolokvium, je založení nového účtu identity a e-mailu pro událost perfektním způsobem, jak věci spravovat.