Jak vytvořit a odeslat hromadnou korespondenci aplikace Word 2010 e-mail

Ve Wordu 2010 hromadná korespondence zahrnuje otevření jednoho dokumentu aplikace Word, vmíchání seznamu jmen a dalších informací a následné spojení (sloučení) všeho. Word umožňuje chrlit vlastní e-mailové zprávy pomocí možnosti E-Mail pro hromadnou korespondenci. (Tato možnost funguje pouze v případě, že jste v počítači nakonfigurovali program Microsoft Outlook.)

1Začněte nový, prázdný dokument.

Můžete použít klávesovou zkratku Ctrl+N.

2Na kartě Korespondence zvolte Spustit hromadnou korespondenci→E-mailové zprávy.

Word se změní na zobrazení rozložení webu, které se používá k vytváření internetových dokumentů ve Wordu.

3Vytvořte svou e-mailovou zprávu zadáním polí ve zprávě pomocí VŠECH VELKÝCH PÍSMEN.

Pomocí VELKÝMI PÍSMENY můžete snadno najít části zprávy, které chcete upravit, jako je něčí jméno a poloha.

4 Uložte dokument.

Uložit můžete pomocí klávesové zkratky Ctrl+S.

5Na záložce Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce→Zadat nový seznam.

Pokud tato možnost není k dispozici, nevytvořili jste správně hlavní dokument. V opačném případě se zobrazí dialogové okno Nový seznam adres.

Word předpokládá, že pro hromadnou korespondenci potřebujete asi tucet polí, což je hloupé, ale číslo, se kterým se musíte vypořádat. Následující kroky tedy odstraní pole, která z dokumentu nepotřebujete, a nahradíte je poli, která dokument vyžaduje.

6 Klepněte na tlačítko Přizpůsobit sloupce.

Zobrazí se dialogové okno Upravit seznam adres se zobrazením polí, která Word předpokládá, že potřebujete. Takovou hloupost nelze tolerovat.

7Vyberte pole, které nepotřebujete, a klikněte na tlačítko Odstranit.

Zobrazí se dialogové okno pro potvrzení.

8V potvrzovacím dialogovém okně klepněte na Ano.

Dialogové okno se zavře a nepotřebné pole zmizí.

9Opakujte kroky 8 a 9 pro každé pole, které nepotřebujete.

Po odstranění přebytečných polí je dalším krokem přidání polí, která potřebujete – pokud existují.

10 Chcete-li do dokumentu přidat pole, které je potřeba, klikněte na tlačítko Přidat.

Objeví se malinké dialogové okno Přidat pole.

11Zadejte název pole a klepněte na tlačítko OK.

Pojmenujte pole tak, aby odráželo druh informací v něm; například, Shark Bite Location.

12Opakujte kroky 11 a 12 pro každé nové pole, které potřebujete v hlavním dokumentu.

Až budete hotovi, projděte si seznam. Měl by se shodovat se seznamem polí ALL CAPS ve vašem dokumentu (pokud jste se je rozhodli vytvořit). Pokud ne, nebojte se – pole můžete přidat později, i když to zabere více času.

13 Klepněte na tlačítko OK.

V dialogovém okně Nový seznam adres se nyní zobrazí přizpůsobená pole jako záhlaví sloupců.

Nyní jste připraveni vyplnit seznam příjemců.

14 Zadejte data záznamu.

Zadejte informace, které jsou vhodné pro každé pole: například jméno, název, oblíbené místo sushi nebo planetu původu.

15Stisknutím klávesy Tab přejděte do dalšího pole.

Po vyplnění posledního pole budete pravděpodobně chtít přidat další záznam.

16Pro přidání nového záznamu stiskněte po zadání posledního pole klávesu Tab.

Když stisknete klávesu Tab na posledním poli v záznamu, automaticky se vytvoří nový záznam a přidá se na další řádek.

17Opakujte kroky 15 až 17, dokud nezadáte všechny požadované záznamy.

Pokračujte ve vyplňování údajů!

18 Až skončíte, zkontrolujte svou práci.

Libovolné pole v libovolném záznamu můžete upravit tak, že jej vyberete myší.

19 Klepněte na tlačítko OK.

Zobrazí se speciální dialogové okno Uložit jako, které vám umožní uložit seznam příjemců.

20Zadejte název seznamu příjemců.

Nejlepší jsou popisná jména. Koneckonců, můžete znovu použít stejný seznam příjemců.

21 Klepněte na tlačítko Uložit.

Vrátíte se ke svému dokumentu. Dalším krokem ve vaší agónii hromadné korespondence je zamíchání polí ze seznamu příjemců do hlavního dokumentu.

22Vyberte zástupný symbol pole v hlavním dokumentu.

Pokud jste pro vložení polí do dokumentu použili zástupné symboly ALL CAPS, měli byste je snadno najít.

23 Klepněte na příkazové tlačítko Vložit slučovací pole.

Zobrazí se nabídka Vložit slučovací pole se zobrazením polí podle seznamu příjemců přidruženého k hlavnímu dokumentu.

24Vyberte správné pole, které chcete vložit do textu.

Pokud například nahrazujete text PRVNÍ v dokumentu prvním polem, zvolte První pole z nabídky Vložit slučovací pole. Pole se vloží do dokumentu a nahradí text VELKÁ PÍSMENA.

25 Pokračujte v přidávání polí, dokud nebude dokument kompletní.

Opakujte kroky 23 až 25 podle potřeby, abyste do dokumentu vložili všechna pole.

26Uložte hlavní dokument.

Nyní jste připraveni odeslat více e-mailových zpráv.

27 Vyberte Dokončit a sloučit → Odeslat e-mailové zprávy.

Zobrazí se dialogové okno Sloučit do e-mailu.

28Z rozevíracího seznamu Komu vyberte pole pro e-mailovou adresu.

Seznam příjemců vašeho dokumentu musí obsahovat e-mailovou adresu, bez ohledu na to, zda je tato adresa v dokumentu uvedena či nikoli. Pokud ne, upravte seznam příjemců tak, aby obsahoval adresu.

29Napište předmět zprávy a klepněte na OK.

Zdá se, že se nic nestalo, ale zprávy byly umístěny do složky Outlook k odeslání.

30 Otevřete aplikaci Outlook.

Po otevření aplikace Outlook se odešlou zprávy, které jste zařadili do fronty (pokud máte aplikaci Outlook nakonfigurovanou k odesílání čekajících zpráv při jejím otevření).