40 съвета и трика на Microsoft Teams: от новак до експерт [Актуализирано декември 2021 г.].

С над 250 милиона активни потребители месечно, Microsoft Teams придоби голяма популярност по време на пандемията като стандартен инструмент за онлайн сътрудничество както за бизнеса, така и за потребителите. Вероятно е вашето работно място, университет или любима благотворителна организация вече да са приели Teams, така че не искате да оставате назад. Този доста изчерпателен списък със съвети и трикове има за цел да ви помогне да извлечете максимума от Teams – днес.

Така че, ако все още се опитвате да схванете основите или вече сте опитен потребител, нека да започнем с този основен списък от 40+ съвета и трика, с които всеки потребител на Microsoft Teams трябва да е наясно.

Първи стъпки с Microsoft Teams

Този раздел съдържа доста основни съвети, ако сте по-опитен потребител, може да искате да прескочите в секциите отвъд основните или експертни секции.

1. Променете вашата тема на Teams

Знаете ли, че можете да промените облика и усещането на Microsoft Teams?

Просто отворете настройките на Teams, отворете раздела Общи и изберете дали да използвате традиционния бял фон или алтернативно да приложите тъмните или висок контраст режими.

Тъмен режим в Teams

2. Изключете звука си

Понякога закъснявате ли за срещата си и искате да се присъедините тихо или просто трябва да приемете важно обаждане от половинката си, докато сте на среща на Teams?

Изключете звука направо от панела за контрол на личните срещи

Teams ви позволява да заглушите микрофона си както от контролите на срещата (показани по-горе), така и от панела за настройка на срещата (показан като елемент 1 по-долу).

Ключови функции в панела с опции за настройка на среща на екипи

3. Изключете камерата

По същия начин можете да включвате и изключвате вашата видеокамера. Можете да използвате панела за настройка на срещата (елемент 2 по-горе), за да деактивирате камерата си; или просто използвайте контролния панел на срещата, за да активирате отново видеото.

4. Замъгляване на видео фона на срещата

Ако използвате Teams за видео срещи, това може да ви звучи познато. Домашният ви офис е бъркотия и трябва да се присъедините към това видеообаждане. Две решения за това: първо, можете да използвате функцията за фонови настройки (елемент 3 по-горе), за да замъглите видео фона си направо от настройката на срещата или от контролите на срещата. Второто решение е много по-елегантно: използвайте виртуален фон (ще преминем през процеса по-късно).

Ако по някаква причина бутонът за настройка на фона изглежда неактивен в панела за настройка на срещата; първо се уверете, че сте включили вашата видеокамера.

5. Спрете ехото в срещите на Teams

Когато вие и други участници в срещата се присъедините към аудио или видео среща на екипи от същата стая, ще чуете досадно ехо. Можете лесно да се отървете от ехото, като натиснете бутона за изключване на звука в панела за настройка на срещата (показва се по-горе като точка 4).

6. Запишете срещата си

Една важна възможност на Teams, която може да искате да използвате от самото начало, е възможността да записвате среща. Можете да започнете запис от контролния панел на срещата, както е показано по-долу. След това самият запис се съхранява в Microsoft Stream и можете лесно да споделите записа като връзка в разговор в канал (или по имейл, ако е необходимо).

Записване на среща на екипи

След като срещата приключи, ще получите имейл с връзка към вашия запис в Microsoft Stream.

Ако сте инициирали срещата си от канала, връзка към записа ще бъде достъпна и като публикация в съответния канал.

Записите на специални срещи ще бъдат достъпни в раздела Чат за самата среща, заедно с разменен файл, бележки от срещата и бяла дъска, ако се използват.

Можете също така да помислите за добавяне на приложението Stream към вашия канал, така че колегите членове да имат лесен достъп до всички срещи, свързани с групата.

7 . Променете иконата на вашия отбор

Microsoft ви позволява да качите персонализирана снимка и да я зададете като лого/аватар на вашия екип. Повече подробности можете да намерите в този урок, който ви помага да зададете персонализирана икона .

8. Създайте частен канал

Има случаи, в които ще трябва да си сътрудничите с други по задачи, изискващи поверителност, като например изготвяне на бюджет или отчети за анализ на продажбите. Частните канали ви позволяват да създадете платформа за сътрудничество с избрани членове на екипа. Частният канал ще бъде видим само за поканените и ще бъде маркиран с малка ключалка във вашия списък с екипи.

Създаването на частен канал е лесно: просто натиснете бутона Още опции (...) до вашия екип, след което натиснете Добавяне на канал . След това дефинирайте информацията за канала, както е показано по-долу. И накрая, добавете членове на екипа към частния канал.

Частен канал в Microsoft Teams

9. Заглушаване на известията от шумни канали

Тези дни изглежда всички сме затрупани от огромното количество входящи известия от платформи за сътрудничество и имейл. Често е трудно всъщност да се създаде нещо смислено отвъд безкрайната бъбривост. За щастие, Teams ни прави сравнително лесно да калибрираме притока от уведомления и звуци, които получаваме. Ето ръководство за това как да заглушите чат на Teams и сигнали за срещи .

10. Напуснете отбор

Ако не виждате полза от това да сте част от екип, можете лесно да излезете. Натиснете бутона Още опции до отбора, който искате да напуснете, и изберете Напуснете отбора .

11. Използвайте Teams на мобилни устройства

Ако имате нужда от достъп до Teams, когато сте в движение, можете да използвате Teams и на мобилни устройства. Microsoft достави доста добри приложения на Teams за Android и iOS. Говорете с колегите си по информационни технологии, за да разберете дали ще ви е необходим допълнителен софтуер или процедура за удостоверяване за достъп до съдържанието на Teams на вашата компания на мобилни устройства.

12. Инсталирайте и деинсталирайте приложение в Teams

Освен основното сътрудничество, Teams ви позволява да подобрите работата си в екип, като използвате приложения на Microsoft или на трети страни. В следващите раздели на този урок ще видите няколко употреби на приложения в екипи: изображения, време, отчитане, анкети, водене на бележки и т.н.

Ако сте собственик на екип, можете лесно да инсталирате и деинсталирате приложения, които са предоставени от вашите администратори за информационни технологии.

Процесът е сравнително прост: Намерете своя екип, след това натиснете бутона Още опции до него и след това изберете зъбчето Управление на екипа . След това в раздела Приложения натиснете бутона Още приложения , за да потърсите и инсталирате новото си приложение. Приложения, специфични за даден канал, могат да се добавят като раздели в канала

13. Отменете разписките за прочитане

По подразбиране всеки път, когато четете съобщение в приложението за чат, Teams поставя малка икона до съобщението. Това помага на подателя да потвърди, че сте прочели съобщението му. Можете да отмените разписки за четене в раздела Поверителност на вашите настройки на Teams.

Деактивиране на разписки за четене в Teams

14. Използване на филтри за бързо намиране на неща

Искате ли да ускорите намирането на конкретни дейности във вашата емисия, както и конкретни чатове, екипи и канали? Използвайте филтъра Teams (показан по-долу) или използвайте пряк път Ctrl+Shift+F .

Функцията за филтриране позволява бързо намиране на подходящ запис по име; за чатове също така ви позволява бързо да намирате заглушени, скрити и непрочетени записи с лекота.

15. Задайте съобщение Навън

Също както в Outlook, Teams ви позволява да съставите съобщение извън офиса, което ще бъде изпратено, ако някой ви изпрати съобщение в Teams или ви спомене в чат.

Просто натиснете своя аватар на Teams, натиснете Set status Message , след което напишете съобщението си и посочете периода на валидност. Натиснете Готово и ще сте готови.

Преминаване отвъд основите

16. Използвайте команди на Teams

Тъй като придобиете малко повече опит с Teams, може да искате да повишите производителността на потребителите си, като използвате командите на полето за търсене.

За да започнете, просто въведете наклонената черта (/) в полето за търсене на Teams и прегледайте списъка с налични команди:

Списък с команди на Teams

Списъкът с команди е доста ясен и тези, които смятам, че са най-полезни, са:

• /goto : За лесен достъп до екип или канал
• /keys : За достъп до списъка с преки пътища на Teams
• /chat : за бързо започване на чат с някой от вашите колеги

17. Използвайте персонализиран виртуален фон

Предполагам, че сте забелязали хора, които се присъединяват към видео разговори на Teams, използвайки градски или природни пейзажи като фон за своите видео разговори. Можете да използвате почти всяка снимка като персонализиран фон в обажданията на Teams. Чувствайте се свободни да разгледате нашето просто ръководство за това как да настроите виртуални фонове на Teams за вашето обаждане.

18. Водете бележки по време на среща

Teams има няколко начина за водене на бележки от срещи.

Можете лесно да добавяте бележници на OneNote, съхранявани в OneDrive или мрежово устройство, и да накарате членовете на вашия канал да споделят бележки и бележки. Виждал съм и хора, които използват раздела Публикации и добавят своите бележки като съобщения в чат. Виждал съм други да прикачват Word файлове към срещата или към раздела Файлове на канала. Има и приложения на трети страни, които можете да използвате.

Въпреки това, правилният метод е да използвате раздела Бележки, който автоматично се активира за вашата среща.

• Придвижете се до приложението Chat .
• Кликнете върху вашата среща.
• Придвижете се до раздела Бележки и натиснете бутона Вземи бележки .
• Регистрирайте протоколите от срещата там.
• Насочете участниците в срещата към вашите бележки, ако е необходимо.

19. Достъп до вашата непрочетена активност

Подобно на Microsoft Outlook, Teams ясно маркира всички непрочетени съобщения с удебелен шрифт. Освен това можете да маркирате съобщенията на Teams като непрочетени за последващи действия. Но как можете лесно да получите достъп до тези непрочетени съобщения и дейности? Просто въведете командата /unread в лентата за търсене на Teams и накарайте Teams да извлече само непрочетени съобщения, които да обработите.

20. Изтрийте или скрийте чат разговорите

Екипите ви позволяват да изтривате съобщения от нишка на разговор. Той също така ви позволява да скриете пълни записи за чат във вашето приложение за чат (просто натиснете бутона ... и след това изберете Скрий ). Понастоящем Teams не кара крайните потребители да изтриете напълно цели нишки от историята на чатовете.

21. Отстранете неизправности във връзката с екипите на Outlook

Ако и двамата сте потребител на Microsoft Outlook и Teams, най-вероятно планирате срещи на Teams направо от срещата си в Outlook Calendar с помощта на добавката Teams.

Но какво ще стане, ако по някаква причина бутонът на Teams не е наличен в Outlook, въпреки че Teams е правилно инсталиран на вашия компютър с Windows?

Най-вероятно причината е, че добавката на Teams е деактивирана. Разгледайте нашия урок за това как лесно да включите Teams в Microsoft Outlook .

22. Вградете Word и Excel файлове във вашия канал

Можете лесно да споделяте файлове с колегите си, като ги качите в раздела Файлове в канал. Можете обаче да улесните достъпа до файла, като просто го вградите като раздел във вашия канал. Това работи не само за Excel или Word, но и за бележници на OneNote, презентации на PowerPoint, PDF документи и така нататък.

23. Вижте реда за отчитане на вашия колега

Ако работите в големи организации, може да се наложи да идентифицирате организационната линия на отчитане на колега. Тъй като Teams е добре интегриран с Azure Active Directory и Exchange, вие можете лесно да разгледате организационната диаграма на вашите колеги.

Просто отидете в полето за търсене на Teams, въведете пряк път /org и името на вашия колега и ще сте готови.

Търсене на организационна диаграма на колега в Teams

Забележка: Няма да можете да търсите организационната диаграма в Teams за хора извън вашата компания.

24. Задайте своето състояние (/dnd) , (/brb), (/available)

Искате ръчно да зададете състоянието си, така че другите да знаят кога да се свържат с вас. Това може да стане от настройките на Teams, но когато придобиете повече опит с Teams, ще започнете да задавате състоянието си от полето за търсене.

Просто използвайте /dnd за Do Not Disturb или /brb за Be Right Back и натиснете Enter . Вашето състояние ще се промени. Само не забравяйте да нулирате състоянието си, ако е необходимо.

25. Ръчно настройване на вашия онлайн статус да бъде винаги наличен/активен

По подразбиране вашето онлайн присъствие на Teams се синхронизира със събитията ви в календара на Microsoft Outlook и отразява действителното състояние на вашата операционна система (независимо дали се използва или неактивна). Освен това е настроен автоматично да не безпокои, когато споделяте екрана си или извършвате повикване. Това означава, че Teams ви позволява ръчно да зададете онлайн статуса си много лесно и да го настроите на наличен, зает, далеч или офлайн, ако е необходимо. Ето урока за ръчно задаване на състоянието на наличност на Teams .

26. Достъп до вашите данни в SharePoint

Данните за канала на Teams са достъпни като специална библиотека в Microsoft SharePoint, който е широко използван портал за документи, който се използва като инфраструктура за съхранение на документи на Teams.

За да получите достъп до вашата библиотека на SharePoint, просто отидете до вашия канал, след това натиснете раздела Файлове и след това натиснете Отвори в SharePoint .

27. Добавете времето към Teams

Подобно на Outlook, който ви позволява да показвате метеорологичните условия във вашия район, можете да използвате Teams, за да се информирате за местоположението на времето.

Ако приложението за времето все още не е инсталирано на вашия локален клиент на Teams, тогава:

• Отворете Teams, натиснете бутона Apps в лявата лента с приложения,
• Потърсете и добавете приложението Времето в Teams.
• След това в основната лента за търсене на Teams въведете /време и съответното местоположение.

Използване на приложението за времето на Teams

28. Направете Teams вашето приложение за чат по подразбиране

След като започнете да използвате Teams, може да откриете, че е доста по-добър от Skype за бизнеса. Можете да направите Teams вашето приложение за чат по подразбиране за Outlook и други приложения на Office. Просто отидете в настройките на Teams и след това в раздела Общи поставете отметка в полето Регистриране на екипи като приложение за чат по подразбиране за Office .

Настройката ще влезе в сила след рестартиране на всички отворени приложения на Office.

29. Използвайте Teams в режим Together

Сравнително нова възможност на Teams е да позволява срещи в режим Together . Вместо да показвате всички камери на участниците в срещата в изгледа на мрежата (галерията), можете да ги покажете един до друг във виртуална обстановка (мислете класна стая, библиотека, киносалон и т.н.).

За да активирате режима Together, първо ще трябва да актуализирате Teams (натиснете аватара си, след това Проверете за актуализации). След това натиснете своя аватар и натиснете Настройки. В общия раздел поставете отметка в квадратчето Нов опит:

Активиране на режима заедно

След това в панела на срещата си натиснете бутона ... и изберете Режим заедно .

Имайте предвид, че ако работите в голямо сътрудничество, може да не сте в състояние сами да актуализирате Microsoft Teams. Може да се наложи да обсъдите активирането на режима Together с вашия администратор на информационните технологии.

Експертни трикове

30. Вземете имейл адрес за вашия канал

След като бъде създаден канал, можете да публикувате нови съобщения в раздела Публикации на канала директно от Outlook. За това ще трябва да намерите имейл адреса на вашия канал, както следва:

• Намерете канала си и натиснете бутона Още опции до него.
• Натиснете Получаване на имейл адрес .
• Копирайте имейл адреса и го добавете като контакт в Outlook
• Странични бележки:
  • Собствениците на екипи могат да определят кой може да изпраща имейли до канала (като щракнете върху бутона Разширени настройки).
  • Можеш

31. Деактивирайте стартирането на Teams, когато стартирате Windows

Teams е абсолютно страхотен, но може да консумира значително количество компютърни ресурси, главно RAM. Ако използвате бизнес компютър, няма да забележите въздействие върху производителността на вашата система. Въпреки това, ако стартирате от обикновен таблет, може да искате да стартирате Teams само когато е необходимо. Когато е инсталиран, Teams е конфигуриран да стартира автоматично всеки път, когато стартирате компютъра си. Можете да деактивирате стартирането на Teams, когато стартирате компютъра си и да го стартирате само в случай, че е необходимо.

32. Публикувайте анкети и анкети в Teams

Едно от най-полезните употреби на Teams е провеждането на анкети и анкети. За 10 минути можете да създадете персонализирана анкета с помощта на Microsoft Forms или друг софтуер на трети страни като Polly и да ги публикувате във вашия канал на Teams. Този урок съдържа всичко необходимо, за да създадете вашите персонализирани проучвания на Teams .

33. Вграждане на отчет в Teams

Ако вашата организация използва платформата на Microsoft BI, можете да използвате Teams, за да разпространявате отчетите си. Можете лесно да изберете и закачите Power BI отчети към раздел на канала, за да сте сигурни, че са достъпни за тях за вашите дискусии, управлявани от данни.

34. Потърсете любимия си цитат директно в Teams

Друг страхотен начин да използвате Teams, за да търсите портфолиото си от акции. Ето как да направите това:

• От раздела Приложения потърсете и добавете приложението Stocks в Teams.
• След това, от полето за търсене, въведете акции и след това съответните тикери/и за акции, както е показано по-долу.

• След като приложението Stocks е активирано, просто въведете командата @Stocks и тикера в лентата за търсене.

35. Търсене на изображения в Teams

Друга малко известна функция на Teams е, че можете да я използвате за търсене на изображения в Bing. Първо, продължете и активирайте приложението Microsoft Images в Teams.

След това в лентата за търсене просто въведете @Images + вашата заявка за търсене, за да получите достъп до търсенето на снимки в Bing.

36. Използвайте Teams, за да управлявате смените на служителите

ако управлявате група служители, работещи на смени в търговията на дребно, кол център или дори малка фабрика, можете да използвате Teams, за да планирате и споделяте работни графици. Приложението Shifts , което можете лесно да добавите към Teams, го прави много лесно да управлявате графика на смените, да получавате заявки за график за PTO, медицински отпуск или ваканции от вашите колеги и дори им позволява да влизат и изкарват смените си. След това можете да създадете отчети за присъствието на служителите са необходими. Готино!

37. Добавяне на календар

Визуализирането и управлението на споделен календар вероятно е друга голяма потенциална употреба за Teams. Засега Teams не предоставя ясна интеграция на Outlook. Въпреки това можете да добавите раздел Уебсайт към вашия канал на Teams и да посочите към вашия групов календар в Outlook или URL адрес на Google Календар. Най-вероятно потребителите ще трябва да въведат своите потребителски идентификационни данни, за да имат достъп до календарите.

38. Интегрирайте Trello в екипи

Много екипи използват kanban дъски на Trello за безброй случаи на съвместна употреба. Те могат да обхващат текущо управление на задачи, както и по-стратегическо планиране на проекти, продукти или програми. Можете лесно да отворите Trello като приложение в Teams, като го добавите чрез раздела Приложения за достъп до съответните табла и карти. Можете също да го добавите като раздел на трета страна във вашия канал. И двете ще изискват да предоставите вашите потребителски идентификационни данни на Trello.

39. Стартирайте Cisco Webex Meetings от Teams

Microsoft и Cisco се конкурират в областта на екипната комуникация и сътрудничество. Все пак вашата компания може да използва и двете. Знаете ли, че можете да интегрирате Webex във вашия Teams Channel? Има приложение Webex, което можете лесно да добавите като в раздел Канал. След това членовете на екипа могат лесно да получат достъп до своите Webex срещи и да се присъединят към собствените си Webex срещи от Microsoft Teams. Те също така могат да планират срещи на Webex и да уведомяват екипа чрез раздела Публикации.

40. Достъп до вашите анализи на Teams

Като собственик на екип може да искате да можете да наблюдавате моделите на използване на вашия екип или канал. Ако е така:

• В лентата с приложения отляво отворете раздела Teams .
• След това потърсете своя екип в левия страничен панел.
• Натиснете бутона Още настройки до вашия екип и натиснете зъбчето Управление на екипа .
• След това отворете раздела Анализ.
• От тук можете да прегледате моделите на използване на вашия екип и канал, показатели за ангажираност, използване на дисково пространство и т.н.

Надяваме се, че сте харесали публикацията. Ако е така, не се колебайте да споделите с приятели и колеги през социалните медии. Знаете ли допълнителни страхотни съвети и трикове за Teams? Чувствайте се свободни да ги публикувате в коментарите! Много благодаря!