Как да създавате екипи и канали в Microsoft Teams?

Ето един читателски въпрос:

Досега използвахме Sharepoint за библиотеки с документи и Skype за бизнес за чат и разговори. Сега изглежда, че работното ми място допълва това с Teams за бизнес комуникация и споделяне/сътрудничество около срещи. Ключов въпрос, как да започнете да използвате Teams – създаване на екипи, канали и така нататък.

Благодаря за въпроса ви, В днешния урок ще се съсредоточа върху основите на Teams и създаването на канали, за да можете да започнете с Teams. Не забравяйте да прегледате целия ни каталог със съдържание, свързано с Teams, за да надхвърлите основите.

Дефинирайте нови екипи на Microsoft

Нека започнем с концепцията на самата Teams, която е полезна за споделяне и сътрудничество около по-широка тема, като проект, взаимодействие с клиенти и така нататък.

Ето как създавате своя екип:

• Отворете Microsoft Teams
• От лентата с приложения в лявата ви страна натиснете иконата на Teams .
• В този момент може да видите всички подходящи екипи, към които сте били добавени.
• В долната част на вашия списък с екипи натиснете бутона Присъединяване или Създаване на екип

• След това ще бъдете подканени дали бихте искали да се присъедините към екип или да създадете нов. Натиснете бутона Създаване на екип .

• Тъй като вероятно имате предварително дефинирана група от хора, с които работите по проекта си, сега можете да решите дали да използвате съществуващ екип от хора или да създадете такъв от нулата. За простота ще създадем нов екип.

• След това ще определим дали това ще бъде частен екип или публичен. Това е важна настройка, тъй като определя кой ще има достъп до екипните файлове, разговорите в чат и т.н. Публичните екипи са достъпни за всички хора в организацията, докато частните екипи изискват разрешение за присъединяване.
• Забележка: В зависимост от вашата инсталация, може да имате опцията да създадете екипи за цялата организация.

• Щракнете двукратно върху Private , за да създадете частен екип.
• След това Посочете име на екип: в нашия случай Моят екип и кратко описание.

• Натиснете Създаване .
• След това ще можем да добавим хора към новосъздадения екип или да го оставим за по-късно (като щракнете върху бутона Пропускане ).
• Новият екип ще бъде създаден, както е показано по-долу.

• Натиснете Добавяне на още хора, за да поканите хора да се присъединят към вашия екип, ако е необходимо.

Стартирайте канал на Microsoft Teams

По подразбиране, когато дефинирате нов екип, се създава нов канал с име General. Но какво ще стане, ако искате да дефинирате допълнителни работни области за под-екипи на вашия проект, казват маркетинговият екип. Нека видим как да използваме каналите за това.

Създаване на канал в екип

Ще дефинираме нов канал за маркетинговия екип:

• В раздела Екипи отидете до съответния Екип.
• Натиснете иконата Още опции (...).
• Изберете Добавяне на канал .
• Предоставете смислено име и описание.

• Сега дефинирайте ниво на поверителност (стандартно – за всички в екипа; или частно – за избрани членове на екипа, назначени от собственика).
• Сега продължете и натиснете Добавяне .
• Вашият нов маркетингов канал ще бъде създаден, както е показано по-долу:

Както можете да видите, новият канал стартира със специфични раздели за съвместна работа с публикации и файлове. Следващата ви стъпка ще бъде да добавите подходящи файлове и приложения като библиотеката с документи, Word, PDF четец, Power BI за споделяне на отчети, както и приложения на трети страни като раздели към новосъздадения ви канал.

бележки:

• Вашата организация може да е ограничила дефинициите на нови екипи и канали. Ако случаят е такъв, любезно работете със съответните собственици, за да създадете структура за сътрудничество в екипа си.

Насладете се на Teams и не се колебайте да зададете всеки подходящ въпрос.