Как да споделяте файл от Microsoft Teams в имейли и срещи на Outlook?

Ето един въпрос от Стефи:

Наскоро ми беше възложена задачата да поема поддръжката на няколко екипа на Microsoft от колега, който напусна компанията. Едно предизвикателство, с което се сблъсках напоследък, е как да споделям Word, PDF и Excel файлове, съхранявани в Microsoft Teams, с вътрешни и външни потребители, използващи Outlook 365. Някакви указания/най-добри практики, които можете да препоръчате?

Благодаря за въпроса ви. В нашия отговор бихме искали да предоставим прост процес стъпка по стъпка, който можете да използвате, за да улесните споделянето на файлове чрез Outlook. Ако се интересувате да споделите повече от един файл, може да искате да разгледате нашия урок за споделяне на папки на Teams .

Споделяне на файлове от Teams в Outlook

Копирайте връзката към файла на Teams

Най-лесният начин за споделяне на достъп до файл, съхраняван в Teams, с вътрешни и външни страни е просто да вградите връзката към него във вашия имейл в Outlook.

• На вашия компютър с Windows или MacOS отворете Microsoft Teams и отидете до вашия канал.
• Отидете в раздела Файлове и отидете до файла, който ви интересува, за да разрешите достъп.
• Натиснете отметката от лявата страна на името на вашия файл (стъпка 1).
• Сега натиснете менюто Покажи действия (...) от дясната страна на името на вашия файл. (стъпка 2)
• Изберете менюто Copy Link (стъпка 3).

• Сега ще видите диалогов прозорец, показващ пътя до вашия файл. Файлът се намира в библиотека на SharePoint, която хоства вашите канални файлове на Teams.
• Сега продължете и задайте разрешенията за достъп до вашия файл на Teams. В долната част на диалоговия прозорец ще видите разрешенията за достъп по подразбиране до файла (маркирани по-долу).

Задайте разрешения за файлове на Teams

• Ако се интересувате, можете да промените разрешението за достъп според нуждите ви, като използвате диалоговия прозорец Настройки на връзката.
• Teams позволява да избирате между различни опции за разрешение за споделяне. Имайте предвид, че настройките за споделяне се управляват от вашата политика за администриране на Teams и следователно може да не са достъпни за вас.
  1. Позволете на всеки с връзката да има достъп/редактиране на файла.
  2. Хората във вашата организация
  3. Хора, които имат достъп до вашия канал (те могат да бъдат вътрешни или външни за вашата организация).
  4. Конкретни хора. Ще трябва да предоставите имейл адреси на тези лица.

• Проверете опцията Разрешаване на редактиране, ако е необходимо.
• След като сте готови - натиснете Приложи .
• Сега Teams ще генерира връзка към вашия файл на Teams според разрешенията за достъп, които току-що сте задали.
• Сега натиснете Копиране .

Важна забележка: Разрешението за споделяне по подразбиране обикновено се задава от вашия ИТ екип. Може да искате да обсъдите с тях, ако те не отговарят на нуждите на вашия бизнес.

Добавете вашата връзка към имейл или среща в Outlook

• Последната стъпка е да отворите работния плот на Microsoft Outlook или Office 365 Outlook.
• Създайте нов имейл или заявка за среща.
• Определете вашите получатели на имейли и текст на имейл/среща.
• Поставете връзката към вашия файл на Teams, който сте генерирали в предишната стъпка.
• Изпратете вашия имейл или среща.

Забележка: можете да приложите същия процес с всеки имейл клиент на трета страна – като GMail.

Споделяне на връзка към файлове на Teams с членове на канала

Алтернативен начин за споделяне на файлове от Teams с членове на вашия канал (вътрешни или външни страни) е чрез раздела Публикации.

• Отворете Teams и отидете до вашия канал.
• Отворете раздела Публикации , за да започнете нов разговор.
• Натиснете прикачения файл и изберете Преглед от екипи и канали .
• Прегледайте файловете на вашия канал и изберете този, който искате да споделите.
• Натиснете Споделяне на връзка .
• Връзката ще бъде публикувана в раздела ви Channel Posts.
• Задръжте курсора на мишката в горния десен ъгъл на публикацията си и натиснете бутона Покажи действия (...).
• Натиснете Споделяне в Outlook . Това ще сподели разговора като имейл от Outlook 365.

Споделянето на файлове в Outlook не работи

Споделянето на файлове в Teams е доста лесно. Както бе споменато по-горе, опциите за споделяне на разрешения за файлове се управляват от вашите ИТ отдели или администратори на Teams. В случай, че външните страни не могат да отварят или редактират вашите файлове, може да искате да разберете дали настройките на организацията/канала на Teams позволяват на външни лица да взаимодействат с файловете, които споделяте.