Как да споделяте папка в канала на Microsoft Teams?

Това е въпрос от Елена:

Работя като ръководител на проекти за строителна компания и имам задачата да поддържам папка за споделени процедури. Предизвикателството е как други, които не непременно работят за нашата компания, да имат достъп до нейното съдържание. Засега не мога да споделя папка с документи с външни потребители, както и членове на нашия екип. Единственото решение, с което дойдохме, беше да използваме папка OneDrive. Някакви допълнителни идеи как да можете да накарате други да имат достъп до нашата папка за споделени документи и все пак да я имате лесно достъпна в Microsoft Teams?

Благодаря за въпроса ви. По-долу ще разширим три метода, които потенциално бихте могли да използвате, за да улесните споделянето на вашите файлове с екипа. Публикацията е написана с Windows 10, но в повечето случаи е напълно приложима за Windows 11 и macOS.

Споделяне на папки в Microsoft Teams

Използвайте библиотеки с документи на SharePoint

Към днешна дата няма проста възможност на Teams, която да позволява споделяне на папка в структурата на папките на вашия канал . След като качите файл или папка в Teams, вашите файлове всъщност се съхраняват в библиотека на SharePoint, която ви позволява лесно да споделяте папката си.

• Започнете, като влезете в работния плот на Microsoft Teams (на Windows или macOS) или уеб издания.
• Намерете съответния канал.
• Натиснете Файлове и отидете до структурата на папките на вашия канал, докато не видите папката, която искате да споделите с вашите вътрешни или външни бизнес партньори.
• Натиснете бутона Отваряне в SharePoint, както е показано по-долу.

• Ще се отвори свързаната библиотека с документи на SharePoint.
• Натиснете менюто Покажи действия и след това натиснете Споделяне.

• Ще се отвори диалоговият прозорец за изпращане на връзка.
• Използвайте полето До, за да въведете имената и имейл адресите на хората, с които искате да споделите папката си.

• След като приключите, натиснете Изпращане.

Споделете папка с помощта на OneDrive

Друг прост начин за споделяне на файлове и папки е използването на OneDrive.

• От вашия канал на Teams отворете библиотеката с документи на SharePoint, както е показано по-горе.
• Натиснете менюто Покажи действия и изберете Добавяне на пряк път в OneDrive.
• От OneDrive споделете връзката, както е показано в раздела по-горе.

Достъп до папка на Teams чрез DropBox, Google Drive или друго облачно устройство

За да споделяте с външни партньори, които не използват OneDrive, можете да използвате опцията Добавяне на външно съхранение в облак.

• От вашия канал на Teams отидете до вашата папка.
• Натиснете Добавяне на облачно хранилище.

• Изберете любимото си облачно хранилище, в този случай Dropbox.
• Въведете вашето потребителско име и парола.
• Качете папката си и предоставете необходимите страни в хранилището на трета страна.

Разрешете достъп на гости до канал на Teams

Последният метод, който ще разгледаме, е споделянето с външни страни направо от вашия канал на Teams. За това ще трябва първо да отидете и да добавите външни потребители като гости към съответните екипи и частни канали, ако е необходимо.

Изпратете папка чрез чата на Teams

За пълнота искахме да споменем и възможността за изпращане на връзка към конкретна папка чрез чата на Teams и Outlook.

• Във вашия канал на Teams отворете раздела Файлове.
• Намерете папката си, натиснете бутона Покажи действия и натиснете Копиране на връзката.

• Натиснете бутона Копиране и затворете диалоговия прозорец,
• Преместете се в раздела си Channel Chat.
• Поставете връзката според нуждите в разговора за чат на канала си.
• За да споделите връзката към папката с конкретни хора в чат 1:1, използвайте приложението Чат

Споделяне на папка в Outlook

За да изпратите нашата папка на Teams чрез Outlook, можете да получите връзката, както е показано в предишния раздел. След това продължете и поставете връзката към папката на Teams в имейл на Outlook и изпратете на вашите получатели. Имайте предвид, че както вътрешните, така и външните потребители ще се нуждаят от достъп за четене до канала на Teams за достъп до съдържанието.

Допълнително обучение

• Споделяне на файлове и папки на Teams при покани за срещи .
• Как да получите достъп до вашите папки на Microsoft Teams в Windows File Explorer?
• Къде е местоположението на папката за запис на Microsoft Teams?