Word 2016 за професионалисти за LuckyTemplates Cheat Sheet

Word е една от най-използваните компютърни програми на планетата. Да ви помогне да съставите текст е едно от нещата, с които компютрите се справят добре, но това не улеснява работата с писане на текст и не означава, че използването на Word е достатъчно просто, така че професионалисти като вас да не се нуждаят от помощ от време на време. Така че се насладете на този Cheat Sheet.

Форматиране на текст и абзаци, съвети и предложения

Текстът и абзаците в Word 2016 имат специални значения. В Word се използват специфични термини, за да опишат тези елементи на документа, както и техните характеристики на форматиране.

Текстови атрибути

Следната фигура илюстрира основните описания, които се отнасят за шрифт или шрифт:

Ето термините, използвани за описание на шрифт:

• Основна линия: Текстът се изписва върху базовата линия.
• Височина на шапката: Главните букви се простират от основната линия до височината на шапката.
• X-височина: Повечето малки букви се издигат до височината x, която е кръстена на малката буква x, а не на нещо мистериозно.
• Ascender: По-високите малки букви се простират до височината на възходящата линия, като например t, показан на фигурата.
• Низходящ ред: Малките букви, които се потапят под основната линия, се спускат към низходящия.

Следната фигура илюстрира различни стилове на шрифта:

Ето термините, използвани за описание на стиловете на шрифта:

• Пропорционален/моноширинен: Шрифтът с пропорционално разстояние използва различни ширини за всяка буква. Моноширинен шрифт включва букви с еднаква ширина, както бихте намерили на пишеща машина.
• Размер: Размерът на шрифта се задава в точки или единици, равни на 1/72 от инча, измерено от низходящата черта на шрифта до височината на шапката.
• Тегло: Стойността на теглото е свързана с дебелината на символа. Например, удебеленият текст е с по-голямо тегло от книгата или обикновеното тегло.
• Наклон или наклон: Наклонът на шрифта се отнася до начина, по който текстът е под ъгъл. Типът курсив е пример за наклон.
• Ширина: Някои шрифтове имат кондензирани или тесни варианти. Тези шрифтове имат същия основен дизайн, но текстът изглежда тънък или кльощав.

Форматиране на абзаци

Можете да приложите много формати към параграф в документ. Форматите включват обосновка на абзаца, отстъп на първи ред, ляв и десен отстъп, разстояние между редовете и интервал преди и след абзаца.

Следната фигура илюстрира четирите настройки за подравняване на параграфи, налични в Word:

• Подравняване вляво: Текстът подрежда лявата страна на текста на абзаца. Това е настройката на абзаца по подразбиране. Клавишна комбинация: Ctrl+L.
• Подравняване вдясно: Текстът подрежда дясната страна на текста на абзаца, оставяйки лявата страна неравна. Клавишна комбинация: Ctrl+R.
• Център: всеки ред в абзаца е центриран, отляво надясно. Клавишна комбинация: Ctrl+E.
• Обосноваване: Текстът се подрежда от двете страни на абзаца. Клавишна комбинация: Ctrl+J.

Други атрибути за форматиране на абзаци са илюстрирани на следващата фигура.

• Ляв отстъп: Този елемент измерва местоположението на левия ръб на абзаца от лявото поле на страницата. Обикновено е настроен на нула.
• Десен отстъп: Този елемент измерва местоположението на десния край на абзаца от дясното поле на страницата. Както при лявото отстъп, той обикновено е настроен на нула.
• Отстъп на първия ред: Този формат се прилага само към първия ред текст, който се коригира спрямо левия отстъп на абзаца.
• Интервал преди: Тази настройка определя разстоянието между текущия и предходния параграф. Обикновено стойността за интервал преди е настроена на нула.
• Интервал след: Тази настройка определя разстоянието между текущия абзац и следващия параграф. Обикновено е настроен на 8 точки, което добавя малко въздух между абзаците, подобно (и по-добре от) натискането на клавиша Enter за разделяне на абзаците.
• Междуредово разстояние: Този елемент задава разстоянието между редовете в абзаца. Традиционните стойности са 1, 1½ и 2, които добавят разстояние, еквивалентно на един, един и половина или два празни реда между всеки ред в абзаца.

Съвети за форматиране на текст и абзаци

• Използвайте серифни шрифтове за основния текст; използвайте безсерифни шрифтове за заглавия и заглавия.
• Ако е възможно, изберете шрифт, който да съответства на стила, който искате да приложите. Например, изберете Futura Bold като шрифт на заглавието, вместо да изберете Futura и след това да приложите атрибута удебелен текст. (За някои шрифтове Windows избира правилния шрифт автоматично.)
• Избягвайте да използвате дясно или централно подравняване за нещо различно от заглавия и заглавия на документи.
• Пълното обосноваване е идеално за текст, написан в множество колони на страница.
• Ако използвате пълно подравняване, приложете тирета към дълги думи: Натиснете Ctrl+(тире), за да вмъкнете меко тире в текста. Разделете дълги думи, които се увиват на следващия ред в абзаца, което прави дясната страна на абзаца неравномерно или кара Word да вмъкне твърде много място, за да подреди текста.
• Висящ отстъп се задава, когато отстъпът на първия ред е по-малък от левия отстъп на абзаца.
• Ако правите отстъп на първия ред на параграф, не прилагайте допълнително пространство след параграфа. Отстъпът на първия ред помага за четливостта, което прави допълнителното пространство излишно.
• Ако не правите отстъп в първия ред на параграф, определено задайте атрибута Space After на нещо различно от нула. Добавяте подпълване между абзаците, за да направите текста четим.
• Атрибутът Space Before може да помогне да зададете заглавията на документа далеч от всеки предходен параграф на текста.
• Отстъпите отляво и отдясно се задават от полетата на страницата, а не от ръба на хартията. Можете да коригирате отстъпите, така че абзацът да се простира в полетата на страницата, въпреки че препоръчвам вместо това да нулирате полетата на страницата.

Опции за оформление на обект в Word 2016

Линии, текстови полета, картини и други елегантни елементи на документа използват опциите за оформление, за да контролират къде се намират в текста. Тези опции се задават, когато изберете обекта (щракнете върху него) и след това щракнете върху бутона Опции за оформление, както е показано на следната фигура:

Ето опциите за оформление и описание на това как те влияят на обект:

• В ред с текст: Опцията по подразбиране третира обекта, сякаш е просто друг знак в абзац — макар и потенциално голям знак.
• Квадрат: Обектът се намира вътре в правоъгълник, без значение каква е формата на обекта. Текстът се движи около правоъгълника, запазвайки еднакво разстояние от обекта.
• Плътно: Тази настройка е подобна на квадратната, въпреки че текстът е по-близо до обекта и съответства на неговата форма.
• През: Ако формата на обекта позволява, текстът преминава през изображението, може би запълвайки вътрешно пространство или пространство между отделните страни на същия обект.
• Отгоре и отдолу: Обектът се държи в кутия, като горната и долната част се простират до полетата на страницата.
• Зад текста: Обектът плава зад текста, сякаш е част от страницата.
• Пред текст: Обектът плава пред текста, закривайки текста, ако обектът е непрозрачен.

Във всички случаи обектът може да бъде прикачен към параграф от текст или да се остави да остане на фиксирана позиция на страницата. Тези настройки се показват на фигурата в долната част на изскачащия прозорец Опции за оформление.

• Преместване с текст: Иконата на котва се появява до параграф в текста. Обектът остава с този параграф на същата страница. Плъзнете котвата, за да свържете обекта с различен абзац.
• Фиксиране на позицията на страницата: Обектът може да седи на всяко място на страницата. Позицията му не се влияе от редакции или допълнения към текста.

Тези две опции, Преместване с текст и Фиксиране на позицията на страницата, са налични само за някои от опциите за оформление, описани на тази уеб страница.

Ръчни полета за дата и час в Word 2016

Полетата за дата и час в Word 2016 са нещо, което можете лесно да кодирате ръчно. Дали това е по-бързо от използването на команди на лентата? Вие залагате! Особено когато знаете кодовете, които искате, и можете лесно да изработите полето.

За да създадете поле ръчно, натиснете Ctrl+F9. Word представя празно поле: { }

Между скобите можете ръчно да въведете всяко поле, ако знаете името на полето. За полето за дата името е ДАТА. За полето за време името е ВРЕМЕ. Използвайте полето ДАТА, ако планирате да смесвате стойности за дата и час.

Името на полето е последвано от един или повече превключватели по избор. Най-често срещаният превключвател е \@, който е последван от низ с изображение за дата/час, затворен в двойни кавички. Знаците, които можете да използвате в низа, са изброени в следващата таблица.

Кодове на полета за дата и час на Word

Например, за да покажете деня от седмицата, последван от часа в 24-часов формат, създайте следното поле ДАТА:

{ ДАТА \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

Текстът \* MERGEFORMAT гарантира, че всяко форматиране, приложено около полето, също се прилага към полето.

Неприсвоени клавишни комбинации в Word 2016

Ако присвоявате команди на клавишни комбинации, създавате свои собствени макроси или просто искате по-добър достъп до любимите си команди, ето някои добри новини: Ще намерите много прости клавишни комбинации, достъпни за използване. Някои са изненадващо прости комбинации.

Ctrl-комбинации от клавиши

Ctrl+. (Период)

Ctrl+; (точка и запетая)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Комбинации от клавиши Alt

Alt+/

Alt+. (Период)

Alt+, (запетая)

Alt+; (точка и запетая)

Alt+\

Alt+' (единични кавички)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (гробен акцент)

Alt+ n, където n е цифровите клавиши от 1 до 9 и 0

Комбинации от функционални клавиши

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+F n, където n е всеки функционален клавиш

Препратки, съвети и предложения за използване на Word 2016

Ето някои препратки към различни части на Word 2016. Ще намерите и някои съвети и предложения как да използвате много от тези функции.

Изгледи на документи в Word

Можете да промените начина, по който даден документ се показва в прозореца на документа на Word. Ето вашите опции:

Оформление за печат: Това е стандартният изглед; в този режим виждате всички елементи на страницата, включително текст, графики, заглавки, долни колонтитули и дори полетата на страницата, ако коригирате мащаба.

Уеб оформление: Този изглед е добър за създаване на уеб страници. Липсват полета на страницата, точно както на уеб страница липсват различни елементи на хартиена страница. Този режим не е добър за писане на документи, които планирате да отпечатате.

Режим на четене: Използвате този режим за четене на текст. Писането на нов текст и редактирането не е възможно. Това е може би най-малко популярният режим на Word, което ви кара да се чудите защо неговият пряк път е в лентата на състоянието.

Чернова: изглед по подразбиране на Word; Черновият режим е добър за писане на текст. Когато трябва да форматирате страница или да добавите графики, Word автоматично превключва в изглед Print Layout.

Очертание: Въпреки че този изглед представя текста на документ, той наистина е предназначен за организиране на мисли или теми или нещо с йерархична структура.

• За да превключите режимите, щракнете върху иконите Режим на четене, Оформление за печат или Уеб оформление в лентата на състоянието. В противен случай щракнете върху раздела Изглед и изберете режим от групата Изгледи.
• Ако просто пишете текст, използвайте чернови изглед. В този режим Word представя текст с форматиране на символи и абзаци, но без видими графични формати или формати на ниво страница.
• Документите се отварят в изглед Print Layout или Web Layout, в зависимост от това кой от тях сте използвали последно.
• Клавишната комбинация за влизане в изглед Print Layout е Ctrl+Alt+P.
• Клавишната комбинация за влизане в чернови изглед е Ctrl+Alt+N. N означава нормален, защото някога това е бил изглед по подразбиране (или нормален) на Word.
• Клавишната комбинация за влизане в изглед Outline е Ctrl+Alt+O.

Типове табулаторни стопове

Клавишът Tab генерира табулаторния знак, който се вмъква в текста заедно с други знаци. Ширината на знака на табулация и поведението на текста, който се въвежда след раздела, зависи от това коя точка на табулация изберете. Имате няколко възможности за избор:

Отляво: Това е стандартната табулация, която подравнява вляво текста, въведен след знака за табулация.

Вдясно: Тази табулация подравнява вдясно текста, въведен след знака за табулация.

Център: Този табулатор центрира текста отляво надясно в позицията на табулатора.

Десетичен: Този табулатор подравнява текста вдясно, въведен след знака за табулация. След като се въведе точка (десетична), текстът продължава подравнен вляво на реда.

Лента: Тази табулация вмъква вертикална линия в текста. Той е само за декоративни цели и не засяга ширината на табулаторния знак или подравняването на текста.

• Изберете типа табулатор от линийката: Щракнете върху елемента в крайния ляв край на линийката, докато се появи желаното от вас място, и след това щракнете върху линийката, за да зададете табулатор.
• Табулациите също се задават от диалоговия прозорец Tabs.
• Вдясно, център и десетичен табулатор се използват най-добре в абзаци, които съдържат само един ред текст.
• Десетичните раздели са идеални за подравняване на числови стойности в списък или таблица.
• Word задава табулатори по подразбиране на всеки ред от текст. Тези ограничители се позиционират на интервали от половин инч, освен ако на линията не е зададено друго.
• Заглавките и долните колонтитули на документа разполагат с табулатори по подразбиране: централна точка на табулация в средата на абзаца и десна табулация в десния отстъп на абзаца.
• Избягвайте да пишете два раздела подред. Вместо това нулирайте табулаторите, така че да е необходим само един знак за табулация.
• Не забравяйте, че типът табулатор влияе върху поведението на текста, който се въвежда, след като натиснете клавиша Tab.

Видове разкъсвания на секции

Прекъсванията на раздели ви помагат да включите множество формати на страници в рамките на един документ. Прекъсването на раздел може да повлияе на полетата на страницата, ориентацията на страницата, размера на хартията, колоните, номерата на страниците и съдържанието на горните и долните колонтитули.

Командите за разделяне на раздел се намират в раздела Оформление в групата Настройка на страницата. Щракнете върху бутона Прекъсвания, за да видите типовете прекъсвания на разделите.

Следваща страница: Подобно на твърдо прекъсване на страница, това прекъсване на раздел започва новата секция в горната част на страница.

Непрекъснато: Това прекъсване на раздел работи като прекъсване на раздел на следващата страница за командите за форматиране на размера на хартията и ориентацията. За полета и колони на страницата, непрекъснатото прекъсване на раздела ви позволява да променяте форматите навсякъде на страницата.

Четна страница: Това прекъсване на раздел работи точно като прекъсване на раздел на следващата страница, но новата страница започва на четна страница.

Нечетна страница: Тази почивка на раздел е идентична с прекъсването на четна страница, но новата страница винаги започва от нечетна страница.

• За да зададете най-добре прекъсване на раздел, позиционирайте показалеца за вмъкване в началото на параграф и след това приложете прекъсването на раздела. Този параграф става началото на новия раздел.
• Ефектите на разделяне на раздела се показват в режим Print Layout. За да видите самото прекъсване на раздела, използвайте командата Покажи/Скрий: Щракнете върху раздела Начало и в групата Абзац щракнете върху бутона Покажи/Скрий.
• За да премахнете прекъсване на раздел, използвайте командата Покажи/Скрий, за да покажете неговия скрит код в документа. Поставете показалеца за вмъкване точно преди прекъсването на раздела и натиснете клавиша Delete.
• Ако използвате прекъсвания на раздела на четна страница или на нечетна страница, Word може да вмъкне допълнителна празна страница в документа, за да гарантира, че прекъсването на раздела започва на четна или нечетна страница.
• Word определя дали дадена страница е четна или нечетна въз основа на номера на страницата. Ако промените номерирането на страниците в документ, Word използва новата стойност на номериране, а не физическия номер на страницата на страницата.