Word 2016 за професионалисти за LuckyTemplates Cheat Sheet

Word е една от най-използваните компютърни програми на планетата. Да ви помогне да съставите текст е едно от нещата, с които компютрите се справят добре, но това не улеснява работата с писане на текст и не означава, че използването на Word е достатъчно просто, така че професионалисти като вас да не се нуждаят от помощ от време на време. Така че се насладете на този Cheat Sheet.

Форматиране на текст и абзаци, съвети и предложения

Текстът и абзаците в Word 2016 имат специални значения. В Word се използват специфични термини, за да опишат тези елементи на документа, както и техните характеристики на форматиране.

Текстови атрибути

Следната фигура илюстрира основните описания, които се отнасят за шрифт или шрифт:

Ето термините, използвани за описание на шрифт:

• Основна линия: Текстът се изписва върху базовата линия.
• Височина на шапката: Главните букви се простират от основната линия до височината на шапката.
• X-височина: Повечето малки букви се издигат до височината x, която е кръстена на малката буква x, а не на нещо мистериозно.
• Ascender: По-високите малки букви се простират до височината на възходящата линия, като например t, показан на фигурата.
• Низходящ ред: Малките букви, които се потапят под основната линия, се спускат към низходящия.

Следната фигура илюстрира различни стилове на шрифта:

Ето термините, използвани за описание на стиловете на шрифта:

• Пропорционален/моноширинен: Шрифтът с пропорционално разстояние използва различни ширини за всяка буква. Моноширинен шрифт включва букви с еднаква ширина, както бихте намерили на пишеща машина.
• Размер: Размерът на шрифта се задава в точки или единици, равни на 1/72 от инча, измерено от низходящата черта на шрифта до височината на шапката.
• Тегло: Стойността на теглото е свързана с дебелината на символа. Например, удебеленият текст е с по-голямо тегло от книгата или обикновеното тегло.
• Наклон или наклон: Наклонът на шрифта се отнася до начина, по който текстът е под ъгъл. Типът курсив е пример за наклон.
• Ширина: Някои шрифтове имат кондензирани или тесни варианти. Тези шрифтове имат същия основен дизайн, но текстът изглежда тънък или кльощав.

Форматиране на абзаци

Можете да приложите много формати към параграф в документ. Форматите включват обосновка на абзаца, отстъп на първи ред, ляв и десен отстъп, разстояние между редовете и интервал преди и след абзаца.

Следната фигура илюстрира четирите настройки за подравняване на параграфи, налични в Word:

• Подравняване вляво: Текстът подрежда лявата страна на текста на абзаца. Това е настройката на абзаца по подразбиране. Клавишна комбинация: Ctrl+L.
• Подравняване вдясно: Текстът подрежда дясната страна на текста на абзаца, оставяйки лявата страна неравна. Клавишна комбинация: Ctrl+R.
• Център: всеки ред в абзаца е центриран, отляво надясно. Клавишна комбинация: Ctrl+E.
• Обосноваване: Текстът се подрежда от двете страни на абзаца. Клавишна комбинация: Ctrl+J.

Други атрибути за форматиране на абзаци са илюстрирани на следващата фигура.

• Ляв отстъп: Този елемент измерва местоположението на левия ръб на абзаца от лявото поле на страницата. Обикновено е настроен на нула.
• Десен отстъп: Този елемент измерва местоположението на десния край на абзаца от дясното поле на страницата. Както при лявото отстъп, той обикновено е настроен на нула.
• Отстъп на първия ред: Този формат се прилага само към първия ред текст, който се коригира спрямо левия отстъп на абзаца.
• Интервал преди: Тази настройка определя разстоянието между текущия и предходния параграф. Обикновено стойността за интервал преди е настроена на нула.
• Интервал след: Тази настройка определя разстоянието между текущия абзац и следващия параграф. Обикновено е настроен на 8 точки, което добавя малко въздух между абзаците, подобно (и по-добре от) натискането на клавиша Enter за разделяне на абзаците.
• Междуредово разстояние: Този елемент задава разстоянието между редовете в абзаца. Традиционните стойности са 1, 1½ и 2, които добавят разстояние, еквивалентно на един, един и половина или два празни реда между всеки ред в абзаца.

Съвети за форматиране на текст и абзаци

• Използвайте серифни шрифтове за основния текст; използвайте безсерифни шрифтове за заглавия и заглавия.
• Ако е възможно, изберете шрифт, който да съответства на стила, който искате да приложите. Например, изберете Futura Bold като шрифт на заглавието, вместо да изберете Futura и след това да приложите атрибута удебелен текст. (За някои шрифтове Windows избира правилния шрифт автоматично.)
• Избягвайте да използвате дясно или централно подравняване за нещо различно от заглавия и заглавия на документи.
• Пълното обосноваване е идеално за текст, написан в множество колони на страница.
• Ако използвате пълно подравняване, приложете тирета към дълги думи: Натиснете Ctrl+(тире), за да вмъкнете меко тире в текста. Разделете дълги думи, които се увиват на следващия ред в абзаца, което прави дясната страна на абзаца неравномерно или кара Word да вмъкне твърде много място, за да подреди текста.
• Висящ отстъп се задава, когато отстъпът на първия ред е по-малък от левия отстъп на абзаца.
• Ако правите отстъп на първия ред на параграф, не прилагайте допълнително пространство след параграфа. Отстъпът на първия ред помага за четливостта, което прави допълнителното пространство излишно.
• Ако не правите отстъп в първия ред на параграф, определено задайте атрибута Space After на нещо различно от нула. Добавяте подпълване между абзаците, за да направите текста четим.
• Атрибутът Space Before може да помогне да зададете заглавията на документа далеч от всеки предходен параграф на текста.
• Отстъпите отляво и отдясно се задават от полетата на страницата, а не от ръба на хартията. Можете да коригирате отстъпите, така че абзацът да се простира в полетата на страницата, въпреки че препоръчвам вместо това да нулирате полетата на страницата.

Опции за оформление на обект в Word 2016

Линии, текстови полета, картини и други елегантни елементи на документа използват опциите за оформление, за да контролират къде се намират в текста. Тези опции се задават, когато изберете обекта (щракнете върху него) и след това щракнете върху бутона Опции за оформление, както е показано на следната фигура:

Ето опциите за оформление и описание на това как те влияят на обект:

• В ред с текст: Опцията по подразбиране третира обекта, сякаш е просто друг знак в абзац — макар и потенциално голям знак.
• Квадрат: Обектът се намира вътре в правоъгълник, без значение каква е формата на обекта. Текстът се движи около правоъгълника, запазвайки еднакво разстояние от обекта.
• Плътно: Тази настройка е подобна на квадратната, въпреки че текстът е по-близо до обекта и съответства на неговата форма.
• През: Ако формата на обекта позволява, текстът преминава през изображението, може би запълвайки вътрешно пространство или пространство между отделните страни на същия обект.
• Отгоре и отдолу: Обектът се държи в кутия, като горната и долната част се простират до полетата на страницата.
• Зад текста: Обектът плава зад текста, сякаш е част от страницата.
• Пред текст: Обектът плава пред текста, закривайки текста, ако обектът е непрозрачен.

Във всички случаи обектът може да бъде прикачен към параграф от текст или да се остави да остане на фиксирана позиция на страницата. Тези настройки се показват на фигурата в долната част на изскачащия прозорец Опции за оформление.

• Преместване с текст: Иконата на котва се появява до параграф в текста. Обектът остава с този параграф на същата страница. Плъзнете котвата, за да свържете обекта с различен абзац.
• Фиксиране на позицията на страницата: Обектът може да седи на всяко място на страницата. Позицията му не се влияе от редакции или допълнения към текста.

Тези две опции, Преместване с текст и Фиксиране на позицията на страницата, са налични само за някои от опциите за оформление, описани на тази уеб страница.

Ръчни полета за дата и час в Word 2016

Полетата за дата и час в Word 2016 са нещо, което можете лесно да кодирате ръчно. Дали това е по-бързо от използването на команди на лентата? Вие залагате! Особено когато знаете кодовете, които искате, и можете лесно да изработите полето.

За да създадете поле ръчно, натиснете Ctrl+F9. Word представя празно поле: { }

Между скобите можете ръчно да въведете всяко поле, ако знаете името на полето. За полето за дата името е ДАТА. За полето за време името е ВРЕМЕ. Използвайте полето ДАТА, ако планирате да смесвате стойности за дата и час.

Името на полето е последвано от един или повече превключватели по избор. Най-често срещаният превключвател е \@, който е последван от низ с изображение за дата/час, затворен в двойни кавички. Знаците, които можете да използвате в низа, са изброени в следващата таблица.

Кодове на полета за дата и час на Word

Например, за да покажете деня от седмицата, последван от часа в 24-часов формат, създайте следното поле ДАТА:

{ ДАТА \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

Текстът \* MERGEFORMAT гарантира, че всяко форматиране, приложено около полето, също се прилага към полето.

Неприсвоени клавишни комбинации в Word 2016

Ако присвоявате команди на клавишни комбинации, създавате свои собствени макроси или просто искате по-добър достъп до любимите си команди, ето някои добри новини: Ще намерите много прости клавишни комбинации, достъпни за използване. Някои са изненадващо прости комбинации.

Ctrl-комбинации от клавиши

Ctrl+. (Период)

Ctrl+; (точка и запетая)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Комбинации от клавиши Alt

Alt+/

Alt+. (Период)

Alt+, (запетая)

Alt+; (точка и запетая)

Alt+\

Alt+' (единични кавички)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (гробен акцент)

Alt+ n, където n е цифровите клавиши от 1 до 9 и 0

Комбинации от функционални клавиши

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn where n is any function key

References, Tips, and Suggestions for Using Word 2016

Here are some references to different parts of Word 2016. You’ll also find some tips and suggestions on how to use many of these features.

Document views in Word

You can change how a document appears in the Word document window. Here are your options:

Print Layout: This is the standard view; in this mode, you see all elements on a page, including text, graphics, headers, footers, and even the page margins if you adjust the zoom.

Web Layout: This view is good for creating web pages. It lacks page margins, just as a web page lacks various paper page elements. This mode isn’t good for writing documents that you plan to print.

Read Mode: You use this mode to read text. Writing new text and editing isn’t possible. This is perhaps Word’s least popular mode, which makes you wonder why its shortcut is on the status bar.

Draft: Word’s default view; Draft mode is good for writing text. When you need to format a page or add graphics, Word switches automatically to Print Layout view.

Outline: Though this view presents a document’s text, it’s really designed for organizing thoughts or topics or anything with a hierarchical structure.

• To switch modes, you click on the Read Mode, Print Layout, or Web Layout icons on the status bar. Otherwise, click the View tab and choose a mode from the Views group.
• If you’re simply writing text, use Draft view. In this mode, Word presents text with character and paragraph formatting, but without graphical or page-level formats visible.
• Documents open in Print Layout view or Web Layout view, depending on which one you used last.
• The keyboard shortcut to enter Print Layout view is Ctrl+Alt+P.
• The keyboard shortcut to enter Draft view is Ctrl+Alt+N. The N stands for normal because this was once Word’s default (or normal) view.
• The keyboard shortcut to enter Outline view is Ctrl+Alt+O.

Tab-stop types

The Tab key generates the tab character, which is inserted into the text along with other characters. The width of the tab character, and the behavior of text that’s typed after the tab, depends on which tab stop you select. You have several choices:

Left: This is the standard tab stop, which left-aligns text that’s typed after the tab character.

Right: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character.

Center: This tab stop centers text from left to right at the tab stop’s position.

Decimal: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character. Once a period (decimal) is typed, text continues left-aligned on the line.

Bar: This tab stop inserts a vertical line in the text. It is purely for decorative purposes and doesn’t affect the tab character’s width or text alignment.

• Choose the tab-stop type from the Ruler: Click the gizmo on the far left end of the Ruler until the tab stop you want appears, and then click on the Ruler to set the tab stop.
• Tab stops are also set from within the Tabs dialog box.
• The Right, Center, and Decimal tab stops are best used in paragraphs that feature only a single line of text.
• Decimal tabs are ideal for aligning numeric values in a list or table.
• Word sets default tab stops on every line of text. These stops are positioned at half-inch intervals, unless another tab stop is set on the line.
• Document headers and footers feature default tab stops: a center tab stop in the middle of the paragraph and a right tab stop at the paragraph’s right indent.
• Avoid typing two tabs in a row. Instead, reset the tab stops so that only one tab character is needed.
• Remember that it’s the tab-stop type that affects the behavior of text that’s typed after you press the Tab key.

Section-break types

Section breaks help you include multiple page formats within a single document. The section break can affect page margins, page orientation, paper size, columns, page numbers, and the contents of headers and footers.

The section-break commands are found on the Layout tab, in the Page Setup group. Click the Breaks button to view the section-break types.

Next Page: Similar to a hard page break, this section break starts the new section at the top of a page.

Continuous: This section break works like a next-page section break for the paper size and orientation formatting commands. For page margins and columns, the Continuous section break allows you to change formats anywhere on a page.

Even Page: This section break works just like a next-page section break, but the new page starts on an even-numbered page.

Odd Page: This section break is identical to the even-page break, but the new page always starts on an odd-numbered page.

• To best set a section break, position the insertion pointer at the start of a paragraph and then apply the section break. That paragraph becomes the start of the new section.
• Section-break effects are shown in Print Layout mode. To view the section break itself, use the Show/Hide command: Click the Home tab and, in the Paragraph group, click the Show/Hide button.
• To remove a section break, use the Show/Hide command to display its hidden code in the document. Place the insertion pointer just before the section break and press the Delete key.
• Ако използвате прекъсвания на раздела на четна страница или на нечетна страница, Word може да вмъкне допълнителна празна страница в документа, за да гарантира, че прекъсването на раздела започва на четна или нечетна страница.
• Word определя дали дадена страница е четна или нечетна въз основа на номера на страницата. Ако промените номерирането на страниците в документ, Word използва новата стойност на номериране, а не физическия номер на страницата на страницата.