Word е една от най-използваните компютърни програми на планетата. Да ви помогне да съставите текст е едно от нещата, с които компютрите се справят добре, но това не улеснява работата с писане на текст и не означава, че използването на Word е достатъчно просто, така че професионалисти като вас да не се нуждаят от помощ от време на време. Така че се насладете на този Cheat Sheet.
Форматиране на текст и абзаци, съвети и предложения
Текстът и абзаците в Word 2016 имат специални значения. В Word се използват специфични термини, за да опишат тези елементи на документа, както и техните характеристики на форматиране.
Текстови атрибути
Следната фигура илюстрира основните описания, които се отнасят за шрифт или шрифт:
Ето термините, използвани за описание на шрифт:
- Основна линия: Текстът се изписва върху базовата линия.
- Височина на шапката: Главните букви се простират от основната линия до височината на шапката.
- X-височина: Повечето малки букви се издигат до височината x, която е кръстена на малката буква x, а не на нещо мистериозно.
- Ascender: По-високите малки букви се простират до височината на възходящата линия, като например t, показан на фигурата.
- Низходящ ред: Малките букви, които се потапят под основната линия, се спускат към низходящия.
Следната фигура илюстрира различни стилове на шрифта:
Ето термините, използвани за описание на стиловете на шрифта:
- Пропорционален/моноширинен: Шрифтът с пропорционално разстояние използва различни ширини за всяка буква. Моноширинен шрифт включва букви с еднаква ширина, както бихте намерили на пишеща машина.
- Размер: Размерът на шрифта се задава в точки или единици, равни на 1/72 от инча, измерено от низходящата черта на шрифта до височината на шапката.
- Тегло: Стойността на теглото е свързана с дебелината на символа. Например, удебеленият текст е с по-голямо тегло от книгата или обикновеното тегло.
- Наклон или наклон: Наклонът на шрифта се отнася до начина, по който текстът е под ъгъл. Типът курсив е пример за наклон.
- Ширина: Някои шрифтове имат кондензирани или тесни варианти. Тези шрифтове имат същия основен дизайн, но текстът изглежда тънък или кльощав.
Форматиране на абзаци
Можете да приложите много формати към параграф в документ. Форматите включват обосновка на абзаца, отстъп на първи ред, ляв и десен отстъп, разстояние между редовете и интервал преди и след абзаца.
Следната фигура илюстрира четирите настройки за подравняване на параграфи, налични в Word:
- Подравняване вляво: Текстът подрежда лявата страна на текста на абзаца. Това е настройката на абзаца по подразбиране. Клавишна комбинация: Ctrl+L.
- Подравняване вдясно: Текстът подрежда дясната страна на текста на абзаца, оставяйки лявата страна неравна. Клавишна комбинация: Ctrl+R.
- Център: всеки ред в абзаца е центриран, отляво надясно. Клавишна комбинация: Ctrl+E.
- Обосноваване: Текстът се подрежда от двете страни на абзаца. Клавишна комбинация: Ctrl+J.
Други атрибути за форматиране на абзаци са илюстрирани на следващата фигура.
- Ляв отстъп: Този елемент измерва местоположението на левия ръб на абзаца от лявото поле на страницата. Обикновено е настроен на нула.
- Десен отстъп: Този елемент измерва местоположението на десния край на абзаца от дясното поле на страницата. Както при лявото отстъп, той обикновено е настроен на нула.
- Отстъп на първия ред: Този формат се прилага само към първия ред текст, който се коригира спрямо левия отстъп на абзаца.
- Интервал преди: Тази настройка определя разстоянието между текущия и предходния параграф. Обикновено стойността за интервал преди е настроена на нула.
- Интервал след: Тази настройка определя разстоянието между текущия абзац и следващия параграф. Обикновено е настроен на 8 точки, което добавя малко въздух между абзаците, подобно (и по-добре от) натискането на клавиша Enter за разделяне на абзаците.
- Междуредово разстояние: Този елемент задава разстоянието между редовете в абзаца. Традиционните стойности са 1, 1½ и 2, които добавят разстояние, еквивалентно на един, един и половина или два празни реда между всеки ред в абзаца.
Съвети за форматиране на текст и абзаци
- Използвайте серифни шрифтове за основния текст; използвайте безсерифни шрифтове за заглавия и заглавия.
- Ако е възможно, изберете шрифт, който да съответства на стила, който искате да приложите. Например, изберете Futura Bold като шрифт на заглавието, вместо да изберете Futura и след това да приложите атрибута удебелен текст. (За някои шрифтове Windows избира правилния шрифт автоматично.)
- Избягвайте да използвате дясно или централно подравняване за нещо различно от заглавия и заглавия на документи.
- Пълното обосноваване е идеално за текст, написан в множество колони на страница.
- Ако използвате пълно подравняване, приложете тирета към дълги думи: Натиснете Ctrl+(тире), за да вмъкнете меко тире в текста. Разделете дълги думи, които се увиват на следващия ред в абзаца, което прави дясната страна на абзаца неравномерно или кара Word да вмъкне твърде много място, за да подреди текста.
- Висящ отстъп се задава, когато отстъпът на първия ред е по-малък от левия отстъп на абзаца.
- Ако правите отстъп на първия ред на параграф, не прилагайте допълнително пространство след параграфа. Отстъпът на първия ред помага за четливостта, което прави допълнителното пространство излишно.
- Ако не правите отстъп в първия ред на параграф, определено задайте атрибута Space After на нещо различно от нула. Добавяте подпълване между абзаците, за да направите текста четим.
- Атрибутът Space Before може да помогне да зададете заглавията на документа далеч от всеки предходен параграф на текста.
- Отстъпите отляво и отдясно се задават от полетата на страницата, а не от ръба на хартията. Можете да коригирате отстъпите, така че абзацът да се простира в полетата на страницата, въпреки че препоръчвам вместо това да нулирате полетата на страницата.
Опции за оформление на обект в Word 2016
Линии, текстови полета, картини и други елегантни елементи на документа използват опциите за оформление, за да контролират къде се намират в текста. Тези опции се задават, когато изберете обекта (щракнете върху него) и след това щракнете върху бутона Опции за оформление, както е показано на следната фигура:
Ето опциите за оформление и описание на това как те влияят на обект:
- В ред с текст: Опцията по подразбиране третира обекта, сякаш е просто друг знак в абзац — макар и потенциално голям знак.
- Квадрат: Обектът се намира вътре в правоъгълник, без значение каква е формата на обекта. Текстът се движи около правоъгълника, запазвайки еднакво разстояние от обекта.
- Плътно: Тази настройка е подобна на квадратната, въпреки че текстът е по-близо до обекта и съответства на неговата форма.
- През: Ако формата на обекта позволява, текстът преминава през изображението, може би запълвайки вътрешно пространство или пространство между отделните страни на същия обект.
- Отгоре и отдолу: Обектът се държи в кутия, като горната и долната част се простират до полетата на страницата.
- Зад текста: Обектът плава зад текста, сякаш е част от страницата.
- Пред текст: Обектът плава пред текста, закривайки текста, ако обектът е непрозрачен.
Във всички случаи обектът може да бъде прикачен към параграф от текст или да се остави да остане на фиксирана позиция на страницата. Тези настройки се показват на фигурата в долната част на изскачащия прозорец Опции за оформление.
- Преместване с текст: Иконата на котва се появява до параграф в текста. Обектът остава с този параграф на същата страница. Плъзнете котвата, за да свържете обекта с различен абзац.
- Фиксиране на позицията на страницата: Обектът може да седи на всяко място на страницата. Позицията му не се влияе от редакции или допълнения към текста.
Тези две опции, Преместване с текст и Фиксиране на позицията на страницата, са налични само за някои от опциите за оформление, описани на тази уеб страница.
Ръчни полета за дата и час в Word 2016
Полетата за дата и час в Word 2016 са нещо, което можете лесно да кодирате ръчно. Дали това е по-бързо от използването на команди на лентата? Вие залагате! Особено когато знаете кодовете, които искате, и можете лесно да изработите полето.
За да създадете поле ръчно, натиснете Ctrl+F9. Word представя празно поле: { }
Между скобите можете ръчно да въведете всяко поле, ако знаете името на полето. За полето за дата името е ДАТА. За полето за време името е ВРЕМЕ. Използвайте полето ДАТА, ако планирате да смесвате стойности за дата и час.
Името на полето е последвано от един или повече превключватели по избор. Най-често срещаният превключвател е \@, който е последван от низ с изображение за дата/час, затворен в двойни кавички. Знаците, които можете да използвате в низа, са изброени в следващата таблица.
Кодове на полета за дата и час на Word
код |
Какво означава |
сутрин/после |
Суфикс AM или PM след текущото време |
д |
Ден от месеца |
дд |
Ден от месеца, широк с две цифри |
ддд |
Ден от седмицата, само три букви |
ддд |
Име на деня |
з |
Час, широка една цифра, 12-часов формат |
Х |
Час, широка една цифра, 24-часов формат |
чч |
Час, ширина с две цифри |
HH |
Час, ширина с две цифри |
м |
Минути |
мм |
Минути с две цифри |
М |
Номер на месеца |
МММ |
Име на месеца, само три букви |
ММММ |
Месец, пълно име |
с |
Секунди |
ss |
Секунди, широки две цифри |
yy |
Текуща година с две цифри |
yyyy |
Текуща година като четири цифри |
Например, за да покажете деня от седмицата, последван от часа в 24-часов формат, създайте следното поле ДАТА:
{ ДАТА \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }
Текстът \* MERGEFORMAT гарантира, че всяко форматиране, приложено около полето, също се прилага към полето.
Неприсвоени клавишни комбинации в Word 2016
Ако присвоявате команди на клавишни комбинации, създавате свои собствени макроси или просто искате по-добър достъп до любимите си команди, ето някои добри новини: Ще намерите много прости клавишни комбинации, достъпни за използване. Някои са изненадващо прости комбинации.
Ctrl-комбинации от клавиши
Ctrl+. (Период)
Ctrl+; (точка и запетая)
Ctrl+7
Ctrl+8
Ctrl+9
Комбинации от клавиши Alt
Alt+/
Alt+. (Период)
Alt+, (запетая)
Alt+; (точка и запетая)
Alt+\
Alt+' (единични кавички)
Alt+[
Alt+]
Alt+` (гробен акцент)
Alt+ n, където n е цифровите клавиши от 1 до 9 и 0
Комбинации от функционални клавиши
Alt+F2
Shift+Ctrl+F2
Shift+Alt+F3
Ctrl+Alt+F3
Shift+Ctrl+F4
Ctrl+Alt+F4
Shift+Alt+F5
Ctrl+Alt+F5
Ctrl+Alt+F6
Ctrl+F7
Shift+Alt+F8
Ctrl+Alt+F8
Ctrl+Alt+F9
Ctrl+Alt+F10
Shift+Alt+F11
Ctrl+Alt+F11
Alt+F12
Shift+Alt+F12
Ctrl+Alt+F12
Ctrl+Alt+Shift+F n, където n е всеки функционален клавиш
Препратки, съвети и предложения за използване на Word 2016
Ето някои препратки към различни части на Word 2016. Ще намерите и някои съвети и предложения как да използвате много от тези функции.
Изгледи на документи в Word
Можете да промените начина, по който даден документ се показва в прозореца на документа на Word. Ето вашите опции:
Оформление за печат: Това е стандартният изглед; в този режим виждате всички елементи на страницата, включително текст, графики, заглавки, долни колонтитули и дори полетата на страницата, ако коригирате мащаба.
Уеб оформление: Този изглед е добър за създаване на уеб страници. Липсват полета на страницата, точно както на уеб страница липсват различни елементи на хартиена страница. Този режим не е добър за писане на документи, които планирате да отпечатате.
Режим на четене: Използвате този режим за четене на текст. Писането на нов текст и редактирането не е възможно. Това е може би най-малко популярният режим на Word, което ви кара да се чудите защо неговият пряк път е в лентата на състоянието.
Чернова: изглед по подразбиране на Word; Черновият режим е добър за писане на текст. Когато трябва да форматирате страница или да добавите графики, Word автоматично превключва в изглед Print Layout.
Очертание: Въпреки че този изглед представя текста на документ, той наистина е предназначен за организиране на мисли или теми или нещо с йерархична структура.
- За да превключите режимите, щракнете върху иконите Режим на четене, Оформление за печат или Уеб оформление в лентата на състоянието. В противен случай щракнете върху раздела Изглед и изберете режим от групата Изгледи.
- Ако просто пишете текст, използвайте чернови изглед. В този режим Word представя текст с форматиране на символи и абзаци, но без видими графични формати или формати на ниво страница.
- Документите се отварят в изглед Print Layout или Web Layout, в зависимост от това кой от тях сте използвали последно.
- Клавишната комбинация за влизане в изглед Print Layout е Ctrl+Alt+P.
- Клавишната комбинация за влизане в чернови изглед е Ctrl+Alt+N. N означава нормален, защото някога това е бил изглед по подразбиране (или нормален) на Word.
- Клавишната комбинация за влизане в изглед Outline е Ctrl+Alt+O.
Типове табулаторни стопове
Клавишът Tab генерира табулаторния знак, който се вмъква в текста заедно с други знаци. Ширината на знака на табулация и поведението на текста, който се въвежда след раздела, зависи от това коя точка на табулация изберете. Имате няколко възможности за избор:
Отляво: Това е стандартната табулация, която подравнява вляво текста, въведен след знака за табулация.
Вдясно: Тази табулация подравнява вдясно текста, въведен след знака за табулация.
Център: Този табулатор центрира текста отляво надясно в позицията на табулатора.
Десетичен: Този табулатор подравнява текста вдясно, въведен след знака за табулация. След като се въведе точка (десетична), текстът продължава подравнен вляво на реда.
Лента: Тази табулация вмъква вертикална линия в текста. Той е само за декоративни цели и не засяга ширината на табулаторния знак или подравняването на текста.
- Изберете типа табулатор от линийката: Щракнете върху елемента в крайния ляв край на линийката, докато се появи желаното от вас място, и след това щракнете върху линийката, за да зададете табулатор.
- Табулациите също се задават от диалоговия прозорец Tabs.
- Вдясно, център и десетичен табулатор се използват най-добре в абзаци, които съдържат само един ред текст.
- Десетичните раздели са идеални за подравняване на числови стойности в списък или таблица.
- Word задава табулатори по подразбиране на всеки ред от текст. Тези ограничители се позиционират на интервали от половин инч, освен ако на линията не е зададено друго.
- Заглавките и долните колонтитули на документа разполагат с табулатори по подразбиране: централна точка на табулация в средата на абзаца и десна табулация в десния отстъп на абзаца.
- Избягвайте да пишете два раздела подред. Вместо това нулирайте табулаторите, така че да е необходим само един знак за табулация.
- Не забравяйте, че типът табулатор влияе върху поведението на текста, който се въвежда, след като натиснете клавиша Tab.
Видове разкъсвания на секции
Прекъсванията на раздели ви помагат да включите множество формати на страници в рамките на един документ. Прекъсването на раздел може да повлияе на полетата на страницата, ориентацията на страницата, размера на хартията, колоните, номерата на страниците и съдържанието на горните и долните колонтитули.
Командите за разделяне на раздел се намират в раздела Оформление в групата Настройка на страницата. Щракнете върху бутона Прекъсвания, за да видите типовете прекъсвания на разделите.
Следваща страница: Подобно на твърдо прекъсване на страница, това прекъсване на раздел започва новата секция в горната част на страница.
Непрекъснато: Това прекъсване на раздел работи като прекъсване на раздел на следващата страница за командите за форматиране на размера на хартията и ориентацията. За полета и колони на страницата, непрекъснатото прекъсване на раздела ви позволява да променяте форматите навсякъде на страницата.
Четна страница: Това прекъсване на раздел работи точно като прекъсване на раздел на следващата страница, но новата страница започва на четна страница.
Нечетна страница: Тази почивка на раздел е идентична с прекъсването на четна страница, но новата страница винаги започва от нечетна страница.
- За да зададете най-добре прекъсване на раздел, позиционирайте показалеца за вмъкване в началото на параграф и след това приложете прекъсването на раздела. Този параграф става началото на новия раздел.
- Ефектите на разделяне на раздела се показват в режим Print Layout. За да видите самото прекъсване на раздела, използвайте командата Покажи/Скрий: Щракнете върху раздела Начало и в групата Абзац щракнете върху бутона Покажи/Скрий.
- За да премахнете прекъсване на раздел, използвайте командата Покажи/Скрий, за да покажете неговия скрит код в документа. Поставете показалеца за вмъкване точно преди прекъсването на раздела и натиснете клавиша Delete.
- Ако използвате прекъсвания на раздела на четна страница или на нечетна страница, Word може да вмъкне допълнителна празна страница в документа, за да гарантира, че прекъсването на раздела започва на четна или нечетна страница.
- Word определя дали дадена страница е четна или нечетна въз основа на номера на страницата. Ако промените номерирането на страниците в документ, Word използва новата стойност на номериране, а не физическия номер на страницата на страницата.