SharePoint за LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft SharePoint предоставя уеб-базирана платформа, която вашата организация може да използва, за да бъде по-продуктивна и по-конкурентоспособна. С SharePoint 2019 можете да управлявате съдържание, да публикувате информация, да проследявате процеси и да управлявате цялостните си бизнес дейности. В допълнение, SharePoint осигурява дълбока интеграция с останалите приложения на Office 365, като Teams, PowerApps, Flow, Forms, OneDrive, Outlook, Word, Excel и PowerPoint. Тази интеграция осигурява на всички във вашата организация една и съща страница и ефективно общуване в приложенията на Office 365.

SharePoint Online срещу SharePoint Server

Имате два основни избора, когато избирате версия на SharePoint. Можете да изберете версия, която се намира на локален сървър, или можете да изберете версия, базирана на облак.

©От Profit_Image/Shutterstock

SharePoint Server: SharePoint Server е инсталиран във вашите локални помещения, включително всички сървъри, бази данни и операционни системи, и се управлява и поддържа от ИТ персонала на вашата компания. SharePoint „on premises“ е моментна снимка на наличните функции в SharePoint Online въз основа на датата на пускане. Например, най-новата версия е SharePoint Server 2019.

SharePoint Online: Това е базираната на облак версия на SharePoint, която се предлага като самостоятелен продукт или в комплект с Office 365 . Microsoft управлява SharePoint в своите центрове за данни и вие осъществявате достъп до него през интернет.

Ако искате да останете с най-новото и най-доброто, тогава SharePoint Online е най-добрият ви вариант.

Общи шаблони на SharePoint

Шаблон на сайт е това, което използвате, когато създавате нов сайт на SharePoint. Шаблонът на сайт просто ви предоставя начална настройка за SharePoint. Например, ако изберете шаблон за екипен сайт, създаденият от вас сайт ще включва компоненти на SharePoint, предназначени за екип, като приложение за документи, приложение за календар, приложение за задачи и визуализация на времевата линия.

Редица шаблони на сайтове са налични в SharePoint. Шаблоните на сайтове са групирани в категории като Сътрудничество, Предприятие и Публикуване.

Шаблоните на сайтове, които имате, зависят от функциите на SharePoint, които сте активирали. Например сайтовете за публикуване са достъпни само когато имате активирана инфраструктура за публикуване на SharePoint Server.

Шаблоните на сайтове, с които трябва да сте запознати, включват

• Екипен сайт: Шаблон, предназначен за екипи да си сътрудничат, да споделят документи и да останат в синхрон.
• Блог: Шаблон, който създава блог сайт.
• Проектен сайт: Шаблон, който създава сайт за управление и сътрудничество по конкретен проект.
• Сайт на общността: Шаблон, предназначен за създаване на сайт, който позволява на членовете на общността да се събират и обсъждат общи интереси.
• Център за документи: Шаблон, предназначен за управление на общи документи на централно място.
• Център за записи: Шаблон, който създава сайт за управление на фирмени записи.
• Business Intelligence Center: Шаблон с цялата функционалност, необходима за Business Intelligence в SharePoint.
• Enterprise Search Center: Шаблон, използван за създаване на сайт за търсене. Той включва редица страници с резултати от търсенето за специализирани заявки като търсене на хора, разговори и видеоклипове.
• Основен център за търсене: Шаблон, използван за създаване на общ сайт за център за търсене. В основния център за търсене липсват страниците с множество резултати на Enterprise Search Center.
• Хранилище на процесите на Visio: Шаблон, който можете да изберете, когато създавате сайт за съхранение на бизнес процеси във формат Microsoft Office Visio.
• Сайт за публикуване: Шаблон, който създава празен сайт за публикуване. Сайтът за публикуване се използва за публикуване на уеб страници за масово потребление.
• Сайт за публикуване с работен поток: Шаблон, който предоставя възможностите на шаблона на сайта за публикуване и също така включва работни потоци за одобрение.
• Enterprise Wiki: Шаблон за създаване на сайт за улавяне и съхраняване на информация от групов колектив.

Често срещани приложения на SharePoint

Приложението е компонент в SharePoint, който изпълнява някакво задължение. Може да бъде създадено приложение за съхраняване на счетоводни документи или проследяване на контакти с клиенти. Ако сте запознати с идеята за списъци и библиотеки, значи сте запознати с приложенията на SharePoint.

Когато създавате приложение, избирате типа шаблон, който трябва да използва. Има шаблони за неща като библиотеки, списъци, календари, задачи и дискусионни табла. Когато добавите приложение към вашия сайт, вие му давате име. Например, можете да добавите приложение за календар и да го наречете фирмени празници.

Приложенията, които имате, зависят от изданието на SharePoint, което използвате, както и функциите, които сте активирали. Например приложението Report Library е достъпно само с лиценз Enterprise.

Следните са често срещани приложения на SharePoint, за които трябва да знаете:

• Библиотека с документи: Използва се за създаване на приложения, които съхраняват документи.
• Библиотека с формуляри: Създава приложение, което съдържа бизнес формуляри. Тази библиотека изисква съвместим редактор като InfoPath.
• Wiki Page Library: Използва се за създаване на приложения, които съхраняват wiki страници.
• Библиотека с изображения: Създава приложения за съхранение на снимки.
• Връзки: Създава приложение, което съдържа HTML връзки.
• Обявления: Резултати в приложение, което може да се използва за съобщения.
• Контакти: Създава приложение за съхраняване на контакти.
• Календар: Използва се за създаване на приложения за календар.
• Дискусионен съвет: Създава приложение, където потребителите могат да обсъждат теми във форум с нишки.
• Популяризирани връзки: Създава място за съхраняване на връзки към конкретни действия с помощта на визуално базирано на плочки оформление. Когато създавате нов екипен сайт, той включва приложение, базирано на шаблона за популяризирани връзки. Когато преместите мишката върху плочка, се появява информация, която описва какво ще се случи, когато се щракне върху връзката.
• Задачи: Създава приложения за съхранение на задачи.
• Проследяване на проблеми: Използва се за създаване на приложение за проследяване на проблеми.
• Персонализиран списък: Създава празно приложение въз основа на списък.
• Персонализиран списък в изглед на лист с данни: Подобно на шаблона за персонализиран списък, но предоставя изглед на лист с данни по подразбиране.
• Външен списък: Използва се за създаване на приложение, което се свързва с външни данни.
• Проучване: Създава приложение, което се използва за провеждане на анкети.
• Библиотека с активи: Използва се за създаване на приложение, което съхранява активи на сайта като изображения, аудио и видео файлове.
• Библиотека за връзка с данни: Създава приложение, което съхранява връзки за данни.
• Библиотека с отчети: Използва се за създаване на приложение за съхраняване на отчети.
• Приложение за достъп: Използва се за създаване на приложение, което е уеб-базирано приложение на Office Access.
• Импортиране на електронна таблица: Използва се за импортиране на електронна таблица. Резултатът е приложение, което съдържа данните в електронната таблица. Еквивалентът може да се направи ръчно чрез създаване на приложението с помощта на шаблона за персонализиран списък, добавяне на всички колони в електронната таблица и след това въвеждане на всички данни.

Често срещани уеб части в SharePoint

Уеб части са компоненти за многократна употреба, които показват съдържание на уеб страници в SharePoint. Уеб части са основен компонент при изграждането на страници на SharePoint. Има редица уеб части, които се доставят направо от кутията с различните издания на SharePoint. Можете също така да закупите уеб части на трети страни, които се включват направо във вашата среда на SharePoint.

Наличните уеб части зависят от изданието на SharePoint, което използвате, както и от функциите, които сте активирали. Например уеб частите на PerformancePoint са налични само с лиценз Enterprise и когато функцията PerformancePoint Services е активирана. А уеб частите на Project Web App са достъпни само когато сте инсталирали Project Server.

Следва списък на често срещаните категории уеб части, с които трябва да сте запознати:

• Приложения: Всеки екземпляр на приложение, който сте добавили към сайта си, има свързана уеб част. Уеб частите на приложението ви позволяват да добавите изглед към данните във вашето приложение към вашите уеб страници.
• Блог: Предоставя уеб части за блог сайт.
• Бизнес данни: Групиране от уеб части, предназначени да показват бизнес информация като състояние, индикатори и други бизнес данни. Това групиране включва също уеб части за вграждане на документи на Excel и Visio и за показване на данни от Business Connectivity Services (BCS). BCS е компонент на SharePoint, който ви позволява да се свързвате с данни, които се съхраняват извън SharePoint.
• Общност: Групирането на общността съдържа уеб части за функциите на общността на SharePoint. Това включва неща като членство, присъединяване към общност и информация за общността. Освен това има инструменти за администратори на общността.
• Съдържание: Съдържа уеб части, които се използват за набиране (обединяване) на съдържание. Има уеб части за събиране на резултати от търсене, предоставяне на резюмета на проекти, показване на времеви линии и показване на съответните документи от целия сайт.
• Набори от документи: уеб части, специално проектирани за работа с набори от документи.
• Филтри: уеб части, които могат да се използват за филтриране на информация. Тези уеб части са проектирани да бъдат свързани с други уеб части, за да осигурят полезен механизъм за филтриране. Например, може да имате списък със съдържание и да искате потребителите да могат да филтрират въз основа на определени критерии. Можете да използвате тези уеб части, за да осигурите механизма за филтриране.
• Формуляри: уеб части, които ви позволяват да вграждате HTML или InfoPath формуляри в страница.
• Медия и съдържание: Тази категория предоставя уеб части, които показват медии като изображения, видеоклипове и страници. Освен това има и уеб част за показване на приложения на Silverlight.
• PerformancePoint: уеб части, специално проектирани за услугите на PerformancePoint.
• Project Web App: уеб части, специално проектирани за Project Server. Тези уеб части включват функционалност за показване на информация за проект, като проблеми, задачи, графики и състояние.
• Търсене: Предоставя уеб части за функционалност за търсене, като полето за търсене за въвеждане на заявка, резултати от търсенето и прецизиране на резултатите.
• Управлявано от търсене съдържание: Предоставя уеб части, които показват съдържание въз основа на търсене. Например има уеб части за показване на елементи, съответстващи на определен маркер, страници въз основа на заявка за търсене и наскоро променени елементи.
• Социално сътрудничество: Тази категория съдържа уеб части, предназначени за социалните компоненти на SharePoint, като данни за контакт с потребителя, споделено табло за бележки, облаци от маркери и потребителски задачи.

Типове страници на SharePoint

Уеб страницата е документ, който се показва във вашия уеб браузър. Единствената разлика между уеб страница и обикновен текстов документ е, че уеб страницата има специална маркировка, която казва на уеб браузъра как да я показва.

SharePoint взема подробностите за специалната маркировка и я хвърля зад кулисите. Това, което ви остава, са няколко различни типа страници, които можете да добавите към вашите сайтове на SharePoint.

Те включват

• Страница на сайта: Страницата на сайта е швейцарското армейско ножче на страниците на SharePoint. Включва възможност за редактиране като уики страница и също така вмъкване на уеб части. Страницата на сайта е подобна на създаването на страница с помощта на документ на Word. Той е много интуитивен и лесен за започване.
• Уики страница: Уики страница е известна още като страница със съдържание. Можете да добавите съдържание към Wiki страница, като въведете и форматирате текст. Освен това можете да вмъквате изображения и уеб части. Добавянето на съдържание към Wiki страница е подобно на работата с Office Word, тъй като всички възможности за форматиране на съдържание се съдържат в горната част на страницата в лентата. И както подсказва името, Wiki страница обработва всички уики команди като знаците [ и ].
• Страница с уеб части: Страницата с уеб части е специално проектирана за уеб части. Страницата с уеб части включва зони с уеб части, където можете да добавяте уеб части. С помощта на страница с уеб части можете да плъзгате уеб части между зоните и да ги свързвате една с друга. Има множество оформления на зона на уеб част, от които можете да избирате, когато създавате страница на уеб част.