Ето петте заповеди за проектиране на база данни, независимо дали използвате Access 2013 или друга програма за база данни. Добре проектираната база данни улеснява поддържането на вашите данни.
-
Съхранявайте информацията там, където й е мястото, а не където се появява. Където съхранявате информацията няма нищо общо с това къде се появява. В електронна таблица въвеждате информация там, където искате да се показва, когато отпечатвате електронната таблица, но базите данни работят по различен начин. В база данни съхранявате информация в таблици въз основа на структурата на информацията. Част от информацията може да се появи в много отчети, но вие я съхранявате само в едно поле в една таблица.
-
Съхранявайте информацията такава, каквато наистина съществува, а не както искате да се показва в конкретен отчет. Това правило е следствие от първото правило. Ако искате заглавията на книгите да се показват с всички главни (главни) букви във вашите поръчки за покупка, Access може да изпише заглавията с главни букви вместо вас. Съхранявайте заглавията на книгите с правилно изписване с главни букви, така че да не сте принудени да ги изписвате с главни букви във всеки отчет. Access има много вградени функции, които могат да регулират начина, по който се форматират текстът, числата и датите.
-
Избягвайте боклука навътре, боклука навън (GIGO). Ако не си направите труда да създадете добър, разумен дизайн за вашата база данни — и ако не внимавате да въвеждате правилни, чисти данни — вашата база данни ще се окаже пълна с боклук. Добре проектирана база данни е по-лесна за поддържане, отколкото лошо проектирана, тъй като всяка част от информацията се съхранява само веднъж, в поле с ясно име в таблица с ясно име, с подходящи правила за валидиране. Да, звучи като много работа, но почистването на база данни от 10 000 неправилни записа е (простете за подценяването) още повече работа.
-
Отделете данните си от програмите си. Ако създадете база данни, която да бъде споделена или разпространена на други хора, съхранете всички таблици в една база данни (задния край) и всички други обекти в друга база данни (предния край). След това можете да свържете тези две бази данни, за да накарате всичко да работи. Разделянето на таблиците от всичко останало рационализира цялата суматоха за актуализиране на заявки, формуляри, отчети и други неща по-късно, без да се нарушават данните в таблиците.
-
Архивирайте рано и често. Добре, този съвет не е за дизайн, но е твърде важно да се пропусне: Правете резервно копие на вашата база данни всеки ден. С късмет, вашият офис вече има система от редовни (вероятно нощни) архиви, която включва вашата база данни. Ако не, правете резервно копие на вашата база данни на редовни интервали и със сигурност правете резервно копие, преди да направите каквито и да било големи промени. Съхранявайте няколко архива, а не само най-новото, в случай че отнеме известно време, за да откриете проблем.