Ето петте заповеди за проектиране на база данни, независимо дали използвате Access 2010 или друга програма за база данни. Добре проектираната база данни улеснява поддържането на вашите данни.
-
Съхранявайте информацията там, където й е мястото, а не където се появява. Където съхранявате информацията няма нищо общо с това къде се появява. В електронна таблица въвеждате информация там, където искате да се показва, когато отпечатвате електронната таблица, но базите данни работят по различен начин. В база данни съхранявате информация в таблици въз основа на структурата на информацията. Част от информацията може да се появи в много различни отчети, но вие я съхранявате само в едно поле в една таблица.
-
Съхранявайте информацията такава, каквато наистина съществува, а не както искате да се показва в конкретен отчет. Това е следствие от първото правило. Ако искате заглавията на книгите да се показват с всички главни (главни) букви във вашите поръчки за покупка, Access може да изпише заглавията с главни букви вместо вас. Съхранявайте заглавията на книгите с правилно изписване с главни букви, така че да не ги задържате с главни букви във всеки отчет. Access има много вградени функции, които могат да регулират начина, по който се форматират текстът, числата и датите.
-
Боклук навътре, боклук навън (GIGO). Ако не си направите труда да създадете добър, разумен дизайн за вашата база данни — и ако не внимавате да въвеждате правилни, чисти данни — вашата база данни ще се окаже пълна с боклук.
Добре проектираната база данни е по-лесна за поддържане от лошо проектирана, тъй като всяка част от информацията се съхранява само веднъж, в ясно именувано поле в таблица с ясно име, с подходящи правила за валидиране. Да, звучи като много работа, но почистването на база данни от 10 000 неправилни записа е (извинете за подценяването) още повече работа.
-
Отделете данните си от програмите си. Ако създадете база данни, която да бъде споделена с (или разпределена на) други хора, съхранете всички таблици в една база данни ( задния край ) и всички други обекти в друга база данни ( предния край ) . След това можете да свържете тези две бази данни заедно, за да накарате всичко да работи. Разделянето на таблиците от всичко останало рационализира цялата работа с актуализиране на заявки, формуляри, отчети или други неща по-късно, без да се нарушават данните в таблиците.
-
Архивирайте рано и често. Добре, този съвет не е за дизайн, но е твърде важно да се пропусне: Правете резервно копие на вашата база данни всеки ден. С късмет, вашият офис вече има система от редовни (вероятно нощни) архиви, която включва вашата база данни. Ако не, правете резервно копие на вашата база данни на редовни интервали и със сигурност преди да направите каквито и да било големи промени. Съхранявайте няколко архива, а не само най-новото, в случай че отнеме известно време, за да откриете проблем.