Outlook 2003: Мениджър на бизнес контакти

Business Contact Manager (BCM) версия 2.0 е безплатна добавка към Outlook 2003 в изданията на Office Professional и Small Business. Това е чудесен инструмент, ако разбирате как да го използвате за ваша полза и преодолявате двете му основни ограничения:

• По-старите версии на BCM работят като самостоятелни единици, като не позволяват споделяне между няколко потребители. Надграждането на вашия BCM до версия 2.0 позволява споделяне на база данни между няколко потребители. Ако използвате по-стара версия, влезте онлайн, изберете Помощ в лентата с инструменти на Outlook, изберете Проверка за актуализации и след това следвайте инструкциите, за да надстроите системата си.

• За да използвате функциите за споделяне на BCM, вашата програма Outlook трябва да бъде инсталирана на компютър с Windows XP Professional; BCM не споделя под Windows XP Home Edition.

• Списъкът с артикули за продукти и услуги има фиксиран формат със само три налични полета за импортиране на данни от вашата система за продажби и счетоводство. Трябва да коригирате полетата от вашата бизнес система, за да се поберат в трите импортиращи полета: Име на артикул, описание и Единична цена, което ограничава начина на цитиране на услуги и продукти. Цитирането на един и същ продукт като една единица, една кутия или един контейнер означава, че трябва да отворите по един ред за всяка опаковка. Не можете да импортирате текущите си инвентарни количества, защото BCM не импортира полета за количество.

• За да имате един и същ артикул в различните опаковки на една и съща линия, трябва да определите значението на вашето единично количество, независимо дали е 1 бутилка шампоан или кутия, съдържаща 12 бутилки шампоан. Адаптирането на всяко име, описание и единична цена на всеки артикул за услуга, проект или продукт е предизвикателството да се използва BCM във всеки бизнес.

Да кажем, например, че Дейзи работи в компания за поддръжка на компютри и софтуер и получава заявка за оферта за инсталиране и споделяне на новия BCM 2.0 в пет работни станции. Тя пише подробно предложение, включително минимални изисквания като Windows XP Professional в работната станция, която ще споделя базата данни, и изчислява броя на часовете за нейната услуга. Тя създава нов елемент, за да запише това предложение:

Сервизна оферта за софтуер за инсталиране

Име на артикула: Инсталиране на софтуер

Описание: BCM 2.0, споделен в 5 работни станции

Количество: 1 услуга

Цена : 120,00лв

Дейзи използва полето Име на артикула, за да посочи услугата, и полето Описание, за да изброи какво е било необходимо. Тя също така свързва предложението като файл в Елементите от историята на възможностите. Адаптирайки нейната услуга към списъка с продукти и услуги, можете да приложите идеята на Дейзи във всеки тип бизнес.

Освен това кажете, че Марк работи в правен офис и нов клиент иска оферта за справяне с правните въпроси на компанията. Той пише предложение, в което обяснява какво покриват офис услугите му и го изпраща като $250 на час, като изчислява десет часа на месец обслужване. Той оценява предложението на 120 часа годишно и го настройва по следния начин:

Оферта за услуги за правни услуги на Mark

Име на артикула: Правна подкрепа

Описание: Договор за юридическо обслужване на бизнеса 10 часа/месец

Количество: 120

Общо: 30 000 долара

По същия начин козметологичната клиника може да създаде списък с продукти и услуги за приложения за грижа за кожата с ботокс и услуги за лазерна грижа за кожата по същия начин като юридическа кантора или компютърна услуга.

Независимо дали сте в магазин или малка индустрия, можете да коригирате списъка си с продукти, за да отговаря на наличните полета на BCM, като използвате предходните примери.