Microsoft Teams For LuckyTemplates Cheat Sheet

Microsoft Teams е продукт за комуникация и сътрудничество, който беше обявен само преди няколко години. След това той се превърна в най-бързо развиващия се продукт в историята на Microsoft. Teams поддържа почти всякакъв начин на незабавна и асинхронна комуникация. Например, можете да изпращате съобщения, да се обаждате на други чрез аудио и видео и да провеждате онлайн срещи — всичко това в Teams. Освен това можете да споделяте цифрово съдържание и да си сътрудничите в реално време.

© Round Pebble Design/Shutterstock.com

Мислете за Microsoft Teams като за табло за вашата онлайн работа. И, разбира се, Teams се интегрира тясно с останалите продукти на Microsoft като SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook, само за да назовем няколко.

Първи стъпки: Как да използвате Microsoft Teams

Microsoft Teams се предлага или като безплатно, самостоятелно приложение, което можете да изтеглите от Интернет, или като част от пакет софтуер, като например Microsoft 365. Безплатното приложение на Microsoft Teams без ангажименти предлага такива функции като неограничен брой съобщения и възможности за търсене, 10 GB споделено хранилище в приложението и аудио и видео разговори между членове.

По-стабилната версия на Teams, достъпна чрез абонамент за Microsoft 365, предоставя всички тези функции, както и цял куп други, включително 1TB място за съхранение на организация; Обменен имейл хостинг; достъп до OneDrive, SharePoint и други услуги на Microsoft 365; подобрени функции за сигурност; и 24/7 телефонна и уеб поддръжка наред с други административни инструменти. Получете подробности за разликите между различните версии на Teams .

Можете да инсталирате Teams на следните операционни системи:

• Windows: Шансовете са добри, че ако използвате компютър с Windows, вероятно използвате Windows 10. Въпреки това, ако сте в организация, която използва по-стара версия на Windows, все още можете да инсталирате Teams. От стартирането на Teams той се поддържа във всички версии на Windows след Windows 7.
• Mac: Teams се предлага на компютри с MacOS и работи точно като Microsoft Teams за Windows.
• Linux: Много разработчици на софтуер и технологични ентусиасти използват отворената и безплатна операционна система Linux. Microsoft Teams за Linux е първото приложение на Microsoft 365, достъпно за настолни компютри с Linux.
• iOS: Ако имате iPhone или iPad, той използва операционната система iOS. Ще намерите приложението Teams в Apple App Store.
• Android: По-голямата част от всички смартфони работят с операционна система Android. Ще намерите приложението Teams в магазина на Google Play.
• Уеб браузъри: Ако не можете да инсталирате клиента на Teams на вашето устройство, винаги можете да използвате своя уеб браузър и да влезете в Teams. Уеб версията на Teams предлага начин за достъп до Teams от компютри, които може да използвате в кафене или в къщата на приятел. Просто не забравяйте да излезете и да използвате само доверени компютри!

Как да навигирате в екипи на Microsoft

Навигационното меню на Teams се намира от лявата страна на традиционния екран на компютър или лаптоп и в долната част на мобилните устройства. Можете да добавяте нови елементи за навигация към списъка, като създавате правила или инсталирате приложения. По подразбиране основните компоненти на навигацията на Teams включват:

• Активност: Емисията за активност е мястото, където ще намерите известия за нещата, които се случват около Teams. Например, ако има непрочетено съобщение в канал или някой ви изпрати съобщение за чат, ще го видите в емисията ви за активност. Мислете за това като за вашето едно гише за всичко, което се е случило в Teams, откакто за последно сте били там.
• Чат: Зоната за чат е мястото, където намирате всичките си лични и групови чатове. Има фина разлика между разговорите в чатове и разговорите в каналите. Можете да мислите за чатовете като ad hoc съобщения до друг човек или няколко други хора. Чатовете идват и си отиват и са спонтанни, докато каналът е специална област, която продължава да съществува и където хората могат да общуват по конкретна тема.
• Екипи: Името на самия продукт, областта Teams е мястото, където намирате екипите, които сте създали. Можете да разглеждате каналите за всеки отбор и да изпращате съобщения и да провеждате срещи. Можете също да създавате нови екипи и да управлявате съществуващи екипи.
• Календар: Областта на Календар е фокусирана върху вашия календар със събития и срещи. Ако някога сте планирали среща в Microsoft Outlook, ще сте твърде запознати с работата с вашия календар в Teams. Забележка: Календарът е тясно интегриран с Outlook, така че ако нямате инсталиран Outlook, няма да видите елемента Календар в навигацията.
• Обаждания: Областта за разговори е мястото, където преглеждате информация за вашите аудио и видео разговори. Можете да започнете ново обаждане, да видите хронологията на обажданията, да настроите контакти за бързо набиране и да проверите гласовата си поща.
• Файлове: Областта Файлове е мястото, където можете да записвате и споделяте цифрови файлове. Ако някога сте използвали SharePoint или OneDrive, ще се радвате да научите, че вече сте пред играта. Teams използва SharePoint и OneDrive зад кулисите на Teams и по всяко време можете да излезете от Teams и да отворите файловете в приложенията на SharePoint или OneDrive.

Незабавни съобщения и обаждания на Microsoft Teams

Изпращането на незабавни съобщения е ключова концепция в Teams. Можете да изпратите съобщение до канал в рамките на екип или можете да изпратите съобщение като чат до един или повече хора.

За да изпратите съобщение до канал, изберете Екипи от левия навигационен панел и след това изберете канала. Каналът ще се зареди и ще видите всички предишни съобщения в централния панел. За да изпратите съобщение до канала, въведете текстовото поле в долната част на екрана и изберете иконата за изпращане на съобщение, която прилича на хартиен самолет. Всеки в канала ще може да види вашето съобщение следващия път, когато погледне канала.

За да изпратите съобщение до един или повече хора като чат, изберете Чат от левия навигационен панел и след това изберете иконата Нов чат в горната част на списъка със съобщения за чат. Иконата изглежда като молив, който пише върху лист хартия. Въведете името или имената на лицето или хората, на които искате да изпратите съобщението, и след това въведете съобщението си в текстовото поле в долната част на екрана. За да изпратите съобщението, изберете иконата за изпращане на съобщение, която прилича на хартиен самолет.

Можете също да осъществите обаждане до друго лице с помощта на Teams. Ако другото лице е друг потребител на Teams, можете да осъществите разговора и чрез видео. За да извършите аудио или видео обаждане до друг потребител на Teams, просто потърсете името на този човек в Teams. Когато задържите курсора на мишката върху името, ще видите икона на видеокамера и икона на телефон. Изберете иконата за видео, за да започнете видео разговор, и иконата на телефона, за да започнете аудио разговор. Ако трябва да наберете телефонен номер, изберете Повиквания в левия навигационен панел и изберете иконата за извършване на повикване.

Ако не сте настроили глас в абонамента си за Teams, тогава няма да можете да осъществите обаждане до телефонен номер. По същия начин, ако вие или лицето, на което се обаждате, нямате настроена видеокамера, няма да можете да осъществите видеообаждане.

Центърът за администриране на Microsoft Teams

Центърът за администриране на Teams е мястото, където управлявате Teams. Използвате своя уеб браузър, за да влезете в Центъра за администриране на Teams . След като влезете, ще намерите навигационното меню от лявата страна на уебсайта. Основните компоненти на навигацията на Teams Admin Center включват:

• Табло за управление: Таблото за управление е основната ви целева страница за Центъра за администриране на Teams. Тук ще намерите информационни панели, които включват такава информация като потребителска активност, информация за организацията и връзки за помощ и обучение.
• Екипи: Използвайте тези настройки за управление на екипи и правила на екипа. Можете да добавяте нови екипи и да конфигурирате съществуващи екипи. Можете също да настроите правила, които определят кои функции и настройки може да използва екипът.
• Устройства: Тези настройки се използват за настройка и управление на устройствата във вашата мрежа. Можете да настроите конфигурационни файлове, които се използват за устройства, които сте одобрили за вашата организация.
• Местоположения: Използвайте тези настройки, за да настроите физически географски местоположения за използване от Teams. Можете да зададете етикети, така че да можете да докладвате за конкретни офиси и да настроите 911 местоположения, които се използват от службите за спешна помощ. Тези местоположения могат да се използват за неща като потребители, а също и за офиси и сгради.
• Потребители: В този раздел можете да видите информация за потребителите на Teams и да конфигурирате и задавате правила за отделни потребители.
• Срещи: Тези настройки се използват за конфигуриране на срещи в Teams. Тук можете да настроите и конфигурирате мостове за конференции, правила за срещи, настройки за срещи, правила за събития на живо и настройки за събития на живо.
• Правила за съобщения: Тук можете да зададете кои функции са налични в чата и каналите. По подразбиране е зададена политика по подразбиране за цялата организация и можете да добавяте други.
• Приложения на Teams: Тези настройки се използват за настройка на правила и разрешения за това как потребителите на Teams могат да използват приложенията. Например, Teams включва политика по подразбиране за хора, които имат първи контакт с клиенти, като касиери зад касата (често известни като работници на първа линия). Правилата за Firstline Worker гарантира, че приложението Shifts, което се използва за проследяване на времето за работа на смени, е фиксирано и достъпно за всички, на които е назначена политиката.
• Глас: Настройките за гласово повикване се конфигурират с тези настройки. Тук можете да настроите гласови функции като добавяне на телефонен номер, конфигуриране на устройства и опции за конферентни разговори.
• Пакети с правила: С тези настройки можете да пакетирате група от предварително дефинирани правила и да ги прилагате към групи потребители. Например за образователна употреба има предварително дефинирани пакети от политики за учители и друг пакет политики за ученици.
• Анализ и отчети: Тук можете да преглеждате и изтегляте отчети за използването на Teams. Ще намерите отчети за употребата на приложението Teams, устройства, събития на живо, гласови и текстови съобщения и блокирани потребители.
• Настройки за цялата организация : Тези настройки засягат цялата ви организация. Можете да конфигурирате настройки за външен достъп и достъп като гост, както и общи настройки на Teams. Можете също да конфигурирате празници и да настроите акаунти за ресурси, които се използват за гласови функции като автоматични оператори.
• Планиране: Тук можете да намерите инструменти, които да ви помогнат при планирането на внедряването на Teams. Ще намерите инструмент за съветници на Teams и инструмент за мрежово планиране.

Как да разширите екипите с приложения

Можете да разширите Teams, като инсталирате приложения от Microsoft и други софтуерни компании на трети страни. Има пет основни типа приложения, които можете да инсталирате в Teams. Това са:

• Лични приложения: Тези приложения са инструменти за лична употреба, като OneNote за управление на съдържанието и GitHub за инструменти за разработчици.
• Ботове: Ботовете се инсталират в канали и могат да публикуват съобщения в канали за неща, с които искате хората в канала да бъдат в течение. Например, може да искате да инсталирате бота SurveyMonkey, който изпраща съобщения за проучвания до канала. Можете също да взаимодействате с ботове, като им изпращате съобщения в канала. Например, можете да изпратите съобщение до бота Flow и да го накарате да стартира повтаряща се задача, която сте разработили в Flow.
• Раздели: Разделите се показват в горната част на канал в екип. Например разделът „Публикации“ включва всички съобщения, които хората са изпратили до канала. Можете да добавите допълнителни раздели, така че хората в канала да могат да избират чрез тях, за да видят информация. Например, ако вашата организация използва FlipGrid за обучение, можете да инсталирате приложението FlipGrid и да добавите раздел FlipGrid за една от вашите учебни мрежи.
• Конектори: Използвайте конектори, за да позволите на други софтуерни продукти и услуги да изпращат съобщения директно в канал на Teams. Например, ако използвате Zendesk за вашите билети за поддръжка, можете да накарате Zendesk да изпраща съобщения за нови билети директно във вашия канал.
• Съобщения: Някои приложения разширяват и подобряват изживяването със съобщения в Teams. Например, ако използвате Zoom за заснемане и споделяне на видео, може да искате да го добавите като приложение, така че всеки да може да преглежда и взаимодейства с Zoom видеоклипове директно в съобщенията в канал.