Microsoft Project 2010 за LuckyTemplates Cheat Sheet

Project 2010, най-новото въплъщение на популярния софтуер за управление на проекти на Microsoft, предлага огромно богатство от функционалност. Microsoft Project 2010 обаче вероятно не е като всеки друг софтуер, който някога сте използвали, така че овладяването му може да изглежда труден процес. Този Cheat Sheet ви предоставя съвети и трикове за това, което правите всеки ден като мениджър на проекти.

Как да използвате Microsoft Project 2010 за разрешаване на конфликти на ресурсите

Когато ресурсът е цялостно разпределен, използвайте Microsoft Project 2010, за да сте сигурни, че проектът ви остава на път. С Microsoft Project 2010 можете да разрешавате конфликти на ресурсите, като променяте назначенията, променяте графика и др. Помислете за следните тактики за разрешаване на конфликти на ресурсите:

• Преразгледайте наличността на ресурса за проекта. Например променете наличността на лицето от 50 процента на 100 процента.

• Променете заданията, за да премахнете ресурса от някои задачи по време на времевия период на конфликта. Новият изглед на Team Planner е чудесен за тази цел.

• Преместете задача, към която е присвоен ресурсът, на по-късна дата, като използвате инструмента за преместване на задача или променете връзките на зависимостта на задачата.

• Добавете втори ресурс към задача, за която общият ресурс е зает. Променете задачата на автоматично планиране и задвижване от усилия, ако е необходимо, за да позволите на задачата да бъде завършена по-рано и да освободите ресурса по-рано.

• Заменете ресурса с друг при някои задачи. Опитайте съветника за заместване на ресурси за помощ с това, ако използвате Project Server.

• Изберете задача и след това щракнете върху бутона Проверка в групата Задачи на раздела Задача. Факторите, които определят времето на избраната задача, са предоставени, така че можете да предприемете каквито и да са стъпки, необходими за справянето с тях: например ако зависимостта на задачата определя времето и можете да промените тази зависимост, това може да реши проблема ви.

• Направете промени в календара на ресурсната база, за да позволите на ресурса да работи повече време за една седмица.

Създайте график на проекта с Microsoft Project 2010

Създаването на график на проекта е лесно с Microsoft Project 2010. Следват няколко удобни стъпки, които да ви помогнат да изградите график на Microsoft Project. След като попълните списъка, вие сте готови да стартирате проекта и да проследявате напредъка по него. След това можете да докладвате напредъка на ръководството, като използвате отчети на Microsoft Project, като просто отпечатате графика си или като го споделите в мрежата.

• Въведете информация за проекта (като начална дата).

• Настройте своя работен календар.

• Създайте задачи, като изберете метода на планиране и настройките за типа задача и въведете информация за продължителността.

• Създайте основни етапи (задачи с нулева продължителност) във вашия проект.

• Организирайте задачите си на фази, като използвате структурата на проекта.

• Установете зависимости между задачите, като добавите ограничения, ако е необходимо.

• Създаване на ресурси, присвояване на цена/ставка и информация за календара на ресурсите.

• Задайте ресурси на задачите.

• Разрешаване на конфликти на ресурсите.

• Прегледайте общата продължителност и цената на проекта, като направите корекции, ако е необходимо.

• Задайте базова линия.

Полезни уеб сайтове за усъвършенстване на опит в управлението на проекти

Независимо дали смятате управлението на проекти за изкуство или умение, Microsoft Project 2010 ви помага да го направите по-добре. Подобрете своя опит в Microsoft Project, като посетите уеб сайтове, които предлагат шаблони и добавки на трети страни за Microsoft Project и друга информация за управление на проекти:

• Галерия с шаблони на Microsoft

• Преглед на решението за управление на корпоративни проекти на Microsoft

• Институт за управление на проекти

• ProjectManagement.com

• Американско дружество за усъвършенстване на управлението на проекти

• allPM, Международен институт за обучение, Начална страница на ръководителя на проекта

• Международна асоциация за управление на проекти

Клавиши за бърз достъп на Microsoft Project 2010

Microsoft Project 2010 максимизира ефективността, докато управлявате проекти — но преките пътища на Project 2010 също ви спестяват време на клавиатурата: Ето някои клавишни комбинации, които ще използвате през цялото време, когато създавате и работите с план за проект.

Техники за спестяване на време за управление на проекти

Управлението на проекти е свързано с спестяване на време. Но дори и с инструменти за управление като Microsoft Project 2010, вашият проект може да работи по-дълго, отколкото сте очаквали. В такъв случай опитайте следните методи за затягане на времето:

• Увеличете броя на автоматично насрочените задачи в плана на вашия проект, за да може Project да ги пренасрочи автоматично.

• Променете зависимостите, така че задачите да могат да започнат по-рано, ако е възможно.

• Създайте припокриващи се зависимости, когато е подходящо.

• Намалете количеството хлабина (но никога не се отървавайте от всичко!) при отделни задачи.

• Добавете ресурси към автоматично планирани задачи, задвижвани от усилия, за да приключат по-рано.

• Помислете дали вашият проект може да се справи без определени задачи (например втора фаза на QA тестване или преглед от ръководството на дизайн на пакет).

• Възложете на външни изпълнители фаза от вашия проект, когато вътрешните човешки ресурси не могат да го завършат, защото са заети с други задачи.