На пръв поглед може да имате малко проблеми с разбирането на прозореца на работния лист на Excel 2019 с многото му компоненти. Само имайте предвид, че когато не сте сигурни за целта на конкретен команден бутон, показан в прозореца на работния лист на Excel, всичко, което трябва да направите, е да позиционирате показалеца на мишката върху иконата на този бутон, за да може Excel да покаже името на бутона, неговия пряк път клавиши (ако има такива) и често кратко описание на функцията на бутона.
Бързо ръководство за прозореца на работния лист на Excel 2019
За да ви помогнем да се ориентирате, ето кратко описание на различните компоненти на прозореца на работния лист на Excel 2019, отляво надясно и отгоре надолу:
- Горният ред на прозореца на Excel вляво от центрираното име на файл съдържа лентата с инструменти за бърз достъп с командните бутони по подразбиране AutoSave, Save, Undo и Redo. Можете да персонализирате тази лента с инструменти, за да съдържа други команди, които често използвате.
- Вдясно от името на файла и вашето потребителско име в горния ред намирате командния бутон на лентата за показване (за да контролирате как се показват разделите на лентата в реда по-долу и командите на лентата в текущо избрания раздел в областта под тях) последвано от три бутона за опции на прозореца: Минимизиране, Възстановяване надолу (което става Увеличаване, когато щракнете върху него) и Затвори.
- Вторият ред на прозореца на работния лист на Excel започва с бутона на менюто Файл, който ви превключва от изгледа на работния лист към изгледа Backstage със списък с команди за извършване на всякакви неща, свързани с файлове, включително получаване на информация за текущия файл на работната книга и отпечатване то). Натиснете клавиша Esc, за да затворите изгледа Backstage и да превключите обратно към обикновения изглед на работен лист.
- Веднага вдясно от бутона на менюто Файл намирате вградените раздели на лентата на Excel, Начало чрез помощ. За да покажете командните бутони, свързани с конкретен раздел на лентата, просто щракнете върху името на неговия раздел. Подобно на лентата с инструменти за бърз достъп, можете да персонализирате лентата, за да променяте показването на разделите и да добавяте раздели за други команди на Excel, които често използвате.
- В края на втория ред, вдясно от разделите на лентата, намирате текстовото поле Кажи ми (с иконата на лупа), за да получите активна помощ за това как да правите каквото и да е в Excel 2019. Това е последвано от Споделяне бутон, използван за споделяне на файл с работна книга, записан на вашия OneDrive или SharePoint сайт с клиенти и колеги.
- Третият ред, под лентата, започва с полето за име, което показва адреса на буквата на колоната и номера на реда (както в A1, адрес на първата клетка на работния лист) на текущата клетка - тоест клетката, която съдържа курсор на клетка в областта на работния лист, показана по-долу. Ако текущата клетка е част от диапазон, на който сте присвоили име на диапазон, това име се появява в полето за име вместо адреса на клетката.
- Полето за име е последвано от група от три командни бутона за въвеждане на данни: Отказ (за изтриване на записа, който щяхте да направите в текущата клетка), Enter (за да завършите въвеждането на данни в текущата клетка) и Вмъкване на функция (с на FX иконата, за да се създаде формула, използвайки един от Excel е много вградени изчислителни функции в текущата клетка). Дългото текстово поле непосредствено вдясно от бутона Вмъкване на функция е лентата с формули, която показва съдържанието на записа, който сте в процес на създаване или който сте направили по-рано в текущата клетка.
- Под реда, съдържащ полето за име и лентата с формули, намирате областта на работния лист, където се показва съдържанието на вашата електронна таблица и всички диаграми и всякакви други графики, добавени към работния лист. Тази област заема основната част от прозореца на работния лист на Excel. Той използва светлосиви решетъчни линии, за да маркира границите на клетките на работния лист и е ограден в горната част с ред от букви, идентифициращи колоните, а отляво с колона от числа, идентифициращи редовете. Броят на общите клетки, показвани в областта на работния лист във всеки един момент, зависи от размера и разделителната способност на монитора на дисплея на вашето устройство, както и текущата настройка за увеличение, която е в сила в Excel.
- Вляво от хоризонталната лента за превъртане в реда в долната част на областта на работния лист намирате бутона Нов лист (за добавяне на работни листове). Отляво на този бутон Excel показва раздели с името на всеки работен лист в текущия файл (Sheet1). Вляво от раздела на първия лист намирате бутоните Следващ лист и Предишен лист. Ако вашата работна книга на Excel съдържа толкова много работни листове, че не могат да се покажат всички нейни раздели на листа, Excel добавя бутони за превъртане (с . . .), които се появяват преди първия и последния раздел на лист.
- Най-долният (зелен) ред на прозореца на работния лист на Excel е известен като лентата на състоянието. Текущият режим (Ready, Enter, Edit и други подобни) се показва най-отляво. Ако записвате макрос, Excel добавя команден бутон за запис на макрос, който се появява непосредствено вдясно от индикатора за режим. Ако изберете куп клетки в областта на работния лист, която съдържа стойности, Excel показва средната стойност, броя и сумата от тези стойности близо до центъра на лентата на състоянието. От дясната страна на лентата на състоянието намирате три бутона за изглед на работна книга — Нормално, Оформление на страница и Преглед на прекъсване на страница — последвано от контрола за мащабиране с бутони за намаляване (-) и увеличение (+) и плъзгач за мащабиране за намаляване или увеличете увеличението на клетките, показани в областта на работния лист, посочена като процент.
Как да преместите курсора на клетката в работни листове на Excel 2019
Excel 2019 предлага голямо разнообразие от натискания на клавиши за преместване на курсора на клетка към нова клетка. Когато използвате едно от тези натискания на клавиши, програмата автоматично превърта друга част от работния лист в изглед, ако се изисква от размера на екрана на вашето устройство и неговата разделителна способност.
Следващата таблица обобщава тези натискания на клавиши, включително колко далеч всяко от тях премества показалеца на клетка от началната му позиция.
| Натискане на клавиш |
Къде се движи курсорът на клетката |
| Стрелка надясно или Tab |
Клетка непосредствено вдясно. |
| Стрелка наляво или Shift+Tab |
Клетка непосредствено вляво. |
| Стрелка нагоре |
Клетка нагоре с един ред. |
| Стрелка надолу |
Клетка надолу един ред. |
| У дома |
Клетка в колона A на текущия ред. |
| Ctrl+Начало |
Първа клетка (A1) на работния лист. |
| Ctrl+Край или Край, Начало |
Клетка в работния лист в пресечната точка на последната колона, която има данни в нея, и последния ред, който съдържа данни в него (тоест последната клетка от така наречената активна област на работния лист). |
| Страница нагоре |
Клетка на цял екран нагоре в същата колона. |
| Страница надолу |
Клетка на цял екран надолу в същата колона. |
| Ctrl+стрелка надясно или край, стрелка надясно |
Първата заета клетка вдясно в същия ред, която е предшествана или последвана от празна клетка. Ако нито една клетка не е заета, показалецът отива към клетката в самия край на реда. |
| Ctrl+стрелка наляво или край, стрелка наляво |
Първата заета клетка вляво в същия ред, която е предшествана или последвана от празна клетка. Ако нито една клетка не е заета, показалецът отива към клетката в самото начало на реда. |
| Ctrl+стрелка нагоре или край, стрелка нагоре |
Първа заета клетка по-горе в същата колона, която е предшествана или последвана от празна клетка. Ако нито една клетка не е заета, показалецът отива към клетката в самия връх на колоната. |
| Ctrl+стрелка надолу или край, стрелка надолу |
Първата заета клетка по-долу в същата колона, която е предшествана или последвана от празна клетка. Ако нито една клетка не е заета, показалецът отива към клетката в най-долната част на колоната. |
| Ctrl+Page Down |
Местоположението на указателя на клетка в следващия работен лист на тази работна книга. |
| Ctrl+Страница нагоре |
Местоположението на показалеца на клетка в предишния работен лист на тази работна книга. |
Когато премествате курсора на клетката с помощта на клавишите, изброени в таблицата, имайте предвид следните полезни съвети:
- В случай на тези натискания на клавиши, които използват клавиши със стрелки, трябва или да използвате стрелките на клавиатурата на курсора, или да изключите Num Lock на цифровата клавиатура на вашата физическа клавиатура.
- Натисканията на клавиши, които комбинират клавиша Ctrl или End с клавиша със стрелка, са сред най-полезните за бързо придвижване от единия край до другия в големи таблици с вписвания в клетки или за придвижване от таблица на таблица в раздел на работен лист с много блокове от клетки.
- Когато използвате Ctrl и клавиш със стрелка на физическа клавиатура, за да се придвижвате от ръб на ръб в таблица или между таблици в работен лист, задържате Ctrl, докато натискате един от четирите клавиша със стрелки. Когато правите това с Touch клавиатура на устройство със сензорен екран, докосвате клавиша Ctrl и след това клавиша със стрелка последователно.
- Когато използвате край и алтернатива на клавиш със стрелка, трябва да натиснете и след това да освободите клавиша за край, преди да натиснете клавиша със стрелка. Натискането и освобождаването на клавиша за край води до появата на индикатора за крайния режим в лентата на състоянието. Това е вашият знак, че Excel е готов да натиснете един от четирите клавиша със стрелки.
Етикет за въвеждане на данни в Excel 2019
За да започнете да работите върху нова електронна таблица на Excel 2019, просто започнете да въвеждате информация в първия лист на прозореца на работен лист Book1.
Ето няколко прости насоки (вид етикет за въвеждане на данни), които да имате предвид, когато създавате електронна таблица на Excel в Sheet1 на нова работна книга:
- Когато можете, организирайте информацията си в таблици с данни, които използват съседни (съседни) колони и редове. Започнете таблиците в горния ляв ъгъл на работния лист и проправете път надолу по листа, а не през листа, когато е възможно. Когато е практично, отделете всяка таблица с не повече от една колона или ред.
- Когато настройвате тези таблици, не пропускайте колони и редове само за да „разпределите“ информацията. (За да поставите празно пространство между информацията в съседни колони и редове, можете да разширите колоните, да увеличите редовете и да промените подравняването.)
- Запазете една колона в левия край на таблицата за заглавията на редовете на таблицата.
- Запазете един ред в горната част на таблицата за заглавията на колоните в таблицата.
- Ако вашата таблица изисква заглавие, поставете заглавието в реда над заглавията на колоните. Поставете заглавието в същата колона като заглавията на редовете.
Как да дешифрирате стойностите на грешки във формулите на Excel 2019
Веднага можете да кажете, че формулата на Excel 2019 е объркана, защото вместо добре изчислена стойност получавате странно, неразбираемо съобщение. Тази странност, на езика на електронните таблици на Excel 2019, е стойност на грешка. Целта му е да ви уведоми, че някакъв елемент — или в самата формула, или в клетка, посочена от формулата — пречи на Excel да върне очакваната изчислена стойност.
Следващата таблица изброява някои стойности за грешки в Excel 2019 и техните най-често срещани причини.
| Какво се показва в клетката |
Какво става тук? |
| #DIV/0! |
Появява се, когато формулата изисква разделяне на клетка, която или съдържа стойността 0, или, както е по-често, е празна. Делението на нула е не-не в математиката. |
| #ИМЕ? |
Появява се, когато формулата се отнася до име на диапазон , което не съществува в работния лист. Тази стойност за грешка се появява, когато въведете грешно име на диапазон или не успеете да поставите в кавички текст, използван във формулата, което кара Excel да мисли, че текстът се отнася до име на диапазон. |
| #НУЛА! |
Появява се най-често, когато вмъкнете интервал (където е трябвало да използвате запетая), за да отделите препратките към клетките, използвани като аргументи за функции. |
| #БРОЙ! |
Появява се, когато Excel срещне проблем с число във формулата, като грешен тип аргумент във функция на Excel или изчисление, което произвежда число, твърде голямо или твърде малко, за да бъде представено в работния лист. |
| #РЕФ! |
Появява се, когато Excel срещне невалидна препратка към клетка, като например когато изтриете клетка, посочена във формула, или поставите клетки върху клетките, посочени във формула. |
| #СТОЙНОСТ! |
Появява се, когато използвате грешен тип аргумент или оператор във функция или когато извикате математическа операция, която се отнася до клетки, които съдържат текстови записи. |
Топ 10 функции на Excel 2019
Ако търсите бърз преглед на това, което е страхотно в Excel 2019, не търсете повече! Само бегъл поглед надолу към първите няколко елемента в този списък ви казва, че стремежът на функциите е възможността да бъдете продуктивни с Excel 2019 по всяко време и навсякъде!
- Пълна поддръжка на облачни файлове: Екраните на Excel Save (Файл→Запазване) и Open (Файл→Отваряне) правят бързо добавянето на вашия OneDrive или екипния сайт на SharePoint на компанията като място за съхранение и редактиране на любимите ви работни книги. След като ръчно запишете файл на работна книга в облака, новата функция за автоматично запазване в Excel автоматично записва всички ваши промени за редактиране във файла с работна книга, докато работите. След това можете да щракнете върху бутона за нова история на версиите (непосредствено вдясно от бутона Споделяне на реда с разделите на лентата), за да отворите прозорец със задачи История на версиите, показващ всички по-рано запазени версии на файла, които можете да копирате или възстановите.
- Съхранявайки работните си книги на Excel на едно от тези места в облака, вие сте гарантиран достъп до тях на всяко устройство, работещо с Excel 2019 (което може да включва вашия таблет и смартфон с Windows заедно с вашия настолен и преносим компютър).
- Освен това, ако се окажете без компютърно устройство, работещо с Excel 2019, все още можете да преглеждате и редактирате работните си книги с помощта на Excel Online в почти всеки основен уеб браузър.
- Безболезнени опции за споделяне на файлове : Споделянето на файлове и съавторството на електронни таблици с вашите колеги в Excel става само по-добро и по-лесно от всякога. Бутонът Споделяне, разположен от дясната страна на реда с разделите на лентата в изгледа на работен лист, прави по-лесно от всякога споделянето на вашите работни книги на Excel онлайн. Можете не само лесно да каните хора да преглеждат и редактират работни книги, запазени във вашия OneDrive в облака, но също така можете да ги представяте в онлайн срещи в Skype и да ги публикувате в любимите си сайтове за социални медии.
- Пълна поддръжка на сензорен екран: Excel 2019 не е само най-добрата програма за електронни таблици за вашия настолен и преносим компютър с Windows; също така е най-доброто за вашия таблет и смартфон с Windows. За да сте сигурни, че изживяването на сензорния екран на Excel е толкова богато и възнаграждаващо, колкото с физическата клавиатура и мишка, Excel 2019 поддържа специален режим на докосване, който поставя повече пространство между командните бутони на лентата, което прави по-лесно избирането им с пръст или стилус, заедно с всички основни жестове на сензорния екран.
- Поддръжка на интегриран модел на данни: Excel 2019 поддържа истински връзки едно към едно и едно към много между таблиците с данни, които импортирате в Excel от самостоятелни програми за управление на база данни, както и между списъците с данни, които създавате в Excel. Връзките между таблиците с данни и списъците в модела на данни след това ви позволяват да използвате данни от която и да е от техните колони в централните таблици и диаграми на Excel, които създавате.
- Филтриране на въртяща се таблица с изрезки и времеви линии: Слайсерите на Excel 2019 правят възможно бързото филтриране на данните във вашите обобщени таблици в множество колони чрез екранни графични обекти. Времевите линии ви позволяват да филтрирате графично данните от централната таблица, като използвате времева линия, базирана на всяка колона от тип дата, включена в модела на данни на обобщената таблица.
- Препоръчани диаграми: Не сте сигурни кой тип диаграма ще покаже най-добре вашите данни? Просто позиционирайте показалеца на клетката навсякъде в таблицата с данни и изберете Вмъкване→Препоръчани диаграми на лентата. След това Excel показва диалогов прозорец Вмъкване на диаграма, където визуализацията на живо показва как ще изглеждат данните на таблицата в различни видове диаграми. След като откриете, че диаграмата най-добре представя данните, просто щракнете върху бутона OK, за да я вградите в работния лист на таблицата.
- Препоръчителни обобщени таблици: Ако сте начинаещ в създаването на обобщени таблици за списъците с данни на Excel, които създавате, както и таблици с данни, които импортирате от самостоятелни програми за управление на база данни, вече можете да накарате Excel да препоръча и създаде такава за вас. Всичко, което трябва да направите, е да намерите курсора на клетка в една от клетките на списъка с данни и да изберете Вмъкване→Таблици→Препоръчани обобщени таблици на лентата. След това Excel 2019 отваря диалоговия прозорец „Препоръчани обобщени таблици“, показващ ви цял списък от различни обобщени таблици, които можете да създадете в нов работен лист в текущата работна книга на Excel, просто като изберете бутона OK.
- Office добавки: Office добавките ви позволяват да разширите силата на Excel 2019, като инсталирате всякакви специализирани малки програми (известни също като приложения), които са достъпни от Office Store точно в програмата. За да инсталирате и използвате добавка, изберете Вмъкване→Добавки→Моите добавки→Вижте всички на лентата и след това изберете опцията Съхраняване в диалоговия прозорец Добавки на Office.
Безплатните приложения за Excel 2019 включват приложението Bing Maps за начертаване на местоположения, приложението Merriam-Webster Dictionary за търсене на думи и приложението Mini Calendar и Date Picker, за да ви помогне да въвеждате дати в работния си лист.
- Инструмент за бърз анализ: Инструментът за бърз анализ се появява в долния десен ъгъл на всяка избрана таблица в работен лист на Excel 2019. Този инструмент съдържа опции за прилагане на условни формати, създаване на диаграма или централна таблица, сумиране на стойности в редове или колони или добавяне на искрящи линии за данните в избраната таблица. И благодарение на Live Preview на Excel, можете да видите как ще изглеждат данните ви в таблицата, като използвате различните опции, преди да приложите някоя от тях.
- Flash Fill: Тази изящна функция е буквално четец на мисли, когато става въпрос за справяне с записи от множество клетки в една колона на работния лист, която съдържа дискретни елементи, които бихте могли да използвате по-добре, ако бяха въведени сами в отделни колони на листа.
За да отделите дискретни елементи от по-дълги записи в колоната, всичко, което трябва да направите, е ръчно да въведете първия елемент от по-дългия запис, който искате да бъде извлечен в клетка в същия ред в празна колона вдясно, прекратена с натискане на стрелката надолу. След това, в момента, в който въведете първата буква на съответния елемент във втория по-дълъг запис в празната клетка в реда по-долу, функцията AutoCorrect на Excel 2019 не само предлага да направите останалата част от този втори запис, но и всички останали съответни записи за цялата колона. За да завършите предложения запис за автоматично коригиране и да попълните цялата колона, просто щракнете върху бутона Enter на лентата с формули или натиснете клавиша Enter.
