Excel и мащабируемост

Мащабируемостта е способността на приложението да се развива гъвкаво, за да отговори на изискванията за растеж и сложност. В контекста на Excel, мащабируемостта се отнася до способността на Excel да обработва непрекъснато нарастващи обеми данни.

Повечето фенове на Excel бързат да посочат, че от Excel 2007 можете да поставите 1 048 576 реда данни в един работен лист на Excel – огромно увеличение от ограничението от 65 536 реда, наложено от предишни версии на Excel. Това увеличение на капацитета обаче не решава всички проблеми с мащабируемостта, които заливат Excel.

Представете си, че работите в малка компания и използвате Excel, за да анализирате ежедневните й транзакции. С течение на времето вие изграждате стабилен процес, пълен с всички формули, обобщени таблици и макроси, от които се нуждаете, за да анализирате данните, които се съхраняват във вашия добре поддържан работен лист.

С нарастването на количеството данни първо ще забележите проблеми с производителността. Електронната таблица ще стане бавна за зареждане и след това бавно за изчисляване.

Защо се случва това? Това е свързано с начина, по който Excel обработва паметта. Когато се зареди файл на Excel, целият файл се зарежда в RAM. Excel прави това, за да позволи бърза обработка на данни и достъп. Недостатъкът на това поведение е, че всеки път, когато данните във вашата електронна таблица се променят, Excel трябва да презареди целия документ в RAM. Нетният резултат в голяма електронна таблица е, че отнема много RAM за обработка дори и на най-малката промяна. В крайна сметка всяко действие, което предприемате в гигантския работен лист, е предшествано от мъчително чакане.

Вашите обобщени таблици ще изискват по-големи централни кешове, почти удвояващи размера на файла на работната книга на Excel. В крайна сметка работната книга ще стане твърде голяма, за да се разпространява лесно. Може дори да помислите за разделяне на работната книга на по-малки работни книги (евентуално по една за всеки регион). Това ви кара да дублирате работата си.

След време може в крайна сметка да достигнете ограничението от 1 048 576 реда на работния лист. Какво се случва тогава? Започвате ли нов работен лист? Как анализирате два набора от данни на два различни работни листа като едно цяло? Все още ли са добри формулите ви? Ще трябва ли да пишете нови макроси?

Това са все въпроси, които трябва да бъдат разгледани.

Разбира се, ще срещнете и клиентите на Excel Power, които ще намерят различни умни начини да заобиколят тези ограничения. В крайна сметка обаче тези методи винаги ще бъдат просто заобиколни решения. В крайна сметка дори тези мощни клиенти ще започнат да мислят по-малко за най-ефективния начин за извършване и представяне на анализ на своите данни и повече за това как данните да се „вместят“ в Excel, без да нарушават техните формули и функции.

Excel е достатъчно гъвкав, така че опитен клиент може да направи повечето неща подходящи. Въпреки това, когато клиентите мислят само от гледна точка на Excel, те несъмнено се ограничават, макар и по невероятно функционален начин.

Освен това тези ограничения на капацитета често принуждават клиентите на Excel да подготвят данните за тях. Тоест някой друг извлича големи парчета данни от голяма база данни и след това обобщава и оформя данните за използване в Excel.

Трябва ли сериозният анализатор винаги да зависи от някой друг за нуждите си от данни? Ами ако анализаторът може да получи инструментите за достъп до огромни количества данни, без да разчита на други да предоставят данни? Може ли този анализатор да бъде по-ценен за организацията? Може ли този анализатор да се съсредоточи върху точността на анализа и качеството на презентацията, вместо да насочва поддръжката на данни в Excel?

Система за релационна база данни (като Access или SQL Server) е логична следваща стъпка за анализатора, който е изправен пред непрекъснато нарастващ пул от данни. Системите за бази данни обикновено не оказват влияние върху производителността с големи количества съхранявани данни и са създадени, за да адресират големи обеми данни. След това анализаторът може да обработва по-големи набори от данни, без да изисква данните да бъдат обобщени или подготвени, за да се поберат в Excel.

Освен това, ако даден процес някога стане по-важен за организацията и трябва да бъде проследен в по-приемлива за предприятието среда, ще бъде по-лесно за надграждане и мащабиране, ако този процес вече е в система за релационна база данни.