Cheat Sheet за Outlook 2019 за LuckyTemplates

Изпращането на имейл никога не е било по-лесно, отколкото в Outlook 2019. Ще забележите познатия интерфейс на лентата и пак ще намерите всички функции на Outlook, които сте обичали — плюс някои нови. Използвайте този удобен Cheat Sheet, за да откриете страхотни съвети и клавишни комбинации, които да ви помогнат да извлечете максимума от Outlook.

10 съвета за използване на пощенския модул на Outlook 2019

Коригирайте колони и панели. Колоните във входящата поща и други местоположения на пощата са регулируеми. За да разширите колона, поставете показалеца на мишката между две заглавия на колони и плъзнете, за да промените ширината на тази отляво. Можете също да регулирате относителните размери на навигационния панел, списъка с имейли и панелите за четене; просто позиционирайте показалеца на мишката върху разделител между панелите и плъзнете.

Изберете кои колони да се показват. Можете да персонализирате колоните, които се показват във вашите пощенски папки. В раздела Изглед щракнете върху Добавяне на колони за достъп до диалоговия прозорец Показване на колони и добавете или премахнете колони от там.

Отворете съобщение в собствен прозорец. Четенето на съобщение в екрана за четене понякога е добре, но друг път може да искате да видите съобщението в по-голямо пространство. Щракнете двукратно върху съобщение, за да го отворите в нов прозорец, или го изберете и след това в раздела Изглед щракнете върху Отваряне в нов прозорец.

Затворете всички отворени елементи. Ето пряк път, когато имате отворени много различни съобщения или други елементи наведнъж. За да ги затворите с един замах, в раздела Изглед щракнете върху Затвори всички елементи.

Групирайте съобщения по разговор. Ако е имало много съобщения напред-назад по дадена тема, можете лесно да видите всички свързани съобщения наведнъж. В раздела Изглед поставете отметка в квадратчето Покажи като разговори и щракнете върху Тази папка. След това използвайте падащото меню на бутона Настройки за разговори, за да настроите фино как се показват нишките за разговори.

Достъп до разширени настройки за гледане. Има повече начини да коригирате изгледа на модула Mail, отколкото вероятно сте си представяли. За да получите достъп до тях, от раздела Изглед отворете галерията на групата Подреждане и изберете Настройки за преглед от менюто й. Отваря се диалоговият прозорец Advanced View Settings. От тук имате достъп до колони, групи, филтриране на сортиране, условно форматиране и други.

Изберете любими папки. За да накарате пряк път към папка да се появи в областта Предпочитани в горната част на навигационния екран в модула Mail, плъзнете и пуснете го там от долната част на навигационния екран. Можете също да щракнете с десния бутон върху папка и да изберете Показване в любими.

Филтрирайте имейл. Опитвали ли сте някога да преглеждате входящата си поща, търсейки съобщения от определено знаме или категория, или които имат прикачени файлове? В раздела Начало можете да щракнете върху Филтриране на имейл и след това да изберете критерий, по който да филтрирате бързо. Например, избирането на Прикачени файлове показва само съобщения, които съдържат прикачени файлове. Можете също да филтрирате, като напишете дума или фраза за търсене в полето Търсене в текущата пощенска кутия над списъка с имейли.

Отговорете на заявки за доставка или прочетете разписки. Някои съобщения идват с молба за потвърждение, че сте ги получили или чели. Някои хора намират това за полезно; други смятат, че е натрапчиво или грубо. Можете да зададете предпочитанията си какво ще се случи, когато получите такава заявка. Изберете Файл, Опции, щракнете върху Поща и превъртете надолу до секцията Проследяване. В секцията За всяко получено съобщение, включващо заявка за разписка за четене, изберете предпочитанието си: Винаги изпращайте разписка за четене, никога не изпращайте такава или питайте всеки път.

Използвайте канцеларски материали. Функцията за канцеларски материали в Outlook не е чудесна за бизнеса, защото добавя ненужни графики към съобщението и повечето бизнесмени го смятат за непрофесионално. Но за лична употреба може да добави забавно, причудливо докосване. Изберете Файл, Опции и щракнете върху Поща. Щракнете върху Канцеларски материали и шрифтове и след това настройте вашите канцеларски материали в диалоговия прозорец Подписи и канцеларски материали. Опитайте да щракнете върху бутона Тема, за да започнете с тема. След като настроите вашата тема, когато съставяте ново съобщение, уверете се, че HTML е избран в раздела Форматиране на текст, тъй като канцеларските материали работят само с HTML форматирани съобщения.

10 съвета за използване на календарния модул на Outlook 2019

Променете звука за напомняне по подразбиране. Когато се появи напомняне, чувате звук (ако звукът ви е включен, разбира се). По подразбиране това е звук, наречен напомняне.wav, който идва с Outlook. Можете да промените на друг звук. Изберете Файл, Опции, щракнете върху Разширени и в секцията Напомняния щракнете върху бутона Преглед и изберете друг звуков файл.

Повторно пускане на напомняния. Ако случайно затворите прозореца за напомняния, можете да го отворите отново. В раздела Изглед, в групата Прозорец щракнете върху Прозорец с напомняния.

Добавете празници към календара. Кога е Великден следващата година? Денят на благодарността? Outlook знае. Но няма да ти каже, освен ако не попиташ. Outlook не показва празници в календарите по подразбиране, тъй като те зависят от местността. Можете обаче да ги добавите, ако искате. Изберете Файл, Опции и щракнете върху Календар, след което в секцията Опции на календара щракнете върху Добавяне на празници. Изберете държавата, в която се намирате, и щракнете върху OK.

Направете копие на календар. За да копирате календар, в раздела Папка щракнете върху бутона Копиране на календар. След това изберете местоположението за копието. Можете да направите това, за да стартирате нов календар, който съдържа всички елементи от основния ви календар като отправна точка, и след това да добавите или премахнете елементи от него и да го споделите с други.

Работете с множество часови зони. Можете да настроите допълнителни часови зони и да им присвоите смислени етикети, които могат да ви помогнат при планирането. Изберете Файл, Опции, щракнете върху Календар и в секцията Часови зони въведете етикет за вашата основна часова зона и изберете зоната. Можете да поставите отметка в квадратчетата Показване на втора часова зона и Показване на трета часова зона и да ги маркирате също.

Променете цвета на календара. Всеки календар използва различен цвят за своя раздел, заглавия и елементи, така че можете да ги различите, ако преглеждате повече от един календар наведнъж. За да промените цвета на календара, щракнете с десния бутон върху раздела му и след това изберете Цвят и изберете цвят. Можете също така просто да покажете календара и след това в раздела Изглед щракнете върху бутона Цвят.

Регулирайте времевата скала. В изгледите на календара, където виждате отделни часове, като ден и седмица, можете да промените времевата скала, за да свиете или разширите календара. В раздела Изглед щракнете върху Времева скала и след това изберете интервал, който всеки ред в календара трябва да представлява.

Задайте работно време. По подразбиране Outlook счита, че „работното време“ е от 9:00 до 18:00 ч. от понеделник до петък, а неделята е първият ден от седмицата. Можете да промените това, за да се приспособите към различни смени и графици. Изберете Файл, Опции и щракнете върху Календар, след което променете настройките в секцията Работно време.

Покажете времето или не. Забелязали ли сте, че Outlook ви показва вашето местно време в горната част на календара? Ако това не ви харесва, можете да го изключите. (Можете също да го промените между Фаренхайт и Целзий.) Изберете Файл, Опции, щракнете върху Календар и в секцията Времето маркирайте или изчистете Показване на времето в календара и изберете температурната скала.

Стартирайте Outlook в календара. По подразбиране Outlook се стартира във входящата кутия. За да стартирате вместо това в модула Календар, изберете Файл, Опции и щракнете върху Разширени. В секцията Старт и изход на Outlook щракнете върху Преглед и след това щракнете върху Календар.

10 съвета за използване на модула People на Outlook 2019

Посочете частите от името на човек. Когато създадете нов контакт, името, което въведете в полето Пълно име, автоматично се анализира в отделни полета за Заглавие, Първо, Средно, Фамилия и Суфикс. Outlook не винаги се справя перфектно с това. Можете да получите достъп до диалогов прозорец за въвеждане на всяка от тези части от информация, като щракнете върху бутона Пълно име, докато създавате нов контакт.

Задайте реда на файла като. Настройката File As за контакт определя неговия ред в азбучното подреждане на контактите. По подразбиране това е фамилия, собствено име, но можете да промените това. Например, може да искате фирма да се показва с името на компанията, а не с фамилията на вашия контакт там. Задайте настройката File As за отделен контакт в неговия запис, като щракнете двукратно върху него от приложението People и след това промените настройката му File As в прозореца, който се показва.

Проектирайте оформлението на визитната картичка. Дизайнът на картата по подразбиране, показан в изгледа на визитка, може да бъде променен. Отворете контакт в собствен прозорец и след това в раздела Контакти щракнете върху бутона Визитна картичка и след това работете в диалоговия прозорец Редактиране на визитка, за да промените дизайна на картата и полетата, които включва.

Използвайте повече полета. Полетата, които се появяват по подразбиране за контакт, когато го отворите в собствен прозорец, са само подмножество от наличните полета. За да видите повече полета, отворете контакта и след това в раздела Контакти щракнете върху Подробности. Някои от допълнителните полета включват псевдоним, име на мениджър, съпруг/партньор, рожден ден и годишнина.

Започнете нов контакт въз основа на съществуващ. Ако имате няколко контакта, които всички работят за една и съща компания, много от полетата вероятно ще бъдат еднакви за тях, като пощенски адрес и адрес на уеб страница. За да спестите време, можете да започнете нов контакт въз основа на съществуващ. Отворете съществуващия контакт в неговия собствен прозорец и след това в раздела Контакти щракнете върху долната част на бутона Save & New, така че да се появи меню. От това меню изберете Контакт от същата компания.

Добавете нетекстово съдържание към бележките за контакт. Отворете контакт в неговия собствен прозорец и след това щракнете в областта Бележки. В раздела Вмъкване ще намерите много възможности за избор за съдържание, което можете да вмъкнете в областта за бележки, включително снимки, фигури, икона, диаграми, SmartArt, уравнения, символи и WordArt.

Маркирайте контакт като частен. Може би имате някои контакти в списъка си с контакти, които предпочитате да не споделяте. За да изключите конкретен контакт от споделяне, отворете контакта в неговия собствен прозорец и в раздела Контакти щракнете върху Частен.

Преглед на споделени контакти на някой друг. Можете да споделяте контактите си с бутона Споделяне на контакти в раздела Начало. За да видите споделените контакти на някой друг, щракнете върху бутона Отваряне на споделени контакти (в раздела Начало) и след това щракнете върху бутона Име и изберете човека, чиито контакти искате да видите. Ако този човек е споделил папката си с контакти, ще можете да я разглеждате (без всички, които са отбелязали като частни). Очевидно това работи най-добре в бизнес среда, където всички са на една и съща поща или сървър на SharePoint.

Проверете за дублиращи се контакти. Не би ли било хубаво Outlook да ви каже, ако се опитате да създадете нов контакт за някой, който вече е във вашия списък? Можете да направите това. Изберете Файл, Опции и щракнете върху Хора. В секцията Имена и архивиране поставете отметка в квадратчето Проверка за дубликати при запис на нови контакти.

Създайте нов изглед. В раздела Начало отворете галерията Текущ изглед и изберете Управление на изгледи. От там можете да създадете свой собствен персонализиран изглед. Започнете, като изберете съществуващ изглед и щракнете върху Копиране. След това изберете копието и щракнете върху Промяна. Вашият нов изглед ще се появи в текущата галерия View заедно със стандартни изгледи като визитка, телефон и списък.

5 съвета за използване на модула за бележки на Outlook 2019

Променете цветовете на бележките. Залепващите бележки не трябва да са жълти. За да промените цвета на бележка, променете нейната категория. Изберете го и след това в раздела Начало щракнете върху Категоризиране и изберете различен цвят. Това променя цвета на бележката в изглед на икони и всички други изгледи, които го показват като цветна лепкава бележка.

Препратете бележка. За да изпратите бележка на някой друг по имейл, изберете бележката и в раздела Начало щракнете върху Напред. След това адресирайте и изпратете имейла, както обикновено. Ако получателят има Outlook, той или тя може да отвори и прегледа бележката.

Сортирайте и филтрирайте текущия изглед на бележки. За да промените начина, по който се показват бележките, можете да промените изгледа, както в други модули. В раздела Начало отворете галерията на групата Текущ изглед и изберете Управление на изгледи. Изберете Текущи настройки на изгледа и след това щракнете върху Промяна. Щракнете върху Сортиране, за да промените реда на сортиране, или Филтър, за да филтрирате списъка. Щракнете върху Нулиране на текущия изглед, ако промените решението си за промените.

Направете бележките по-големи или по-малки. Когато преглеждате бележките в изглед на икони, в раздела Изглед щракнете върху Големи икони или Малки икони, за да превключите между двете опции. (Но бъдете предупредени: Изгледът на малки икони няма да ви хареса. Разхвърлян е и губите цветовете на иконите.) Списъчният изглед, който също е достъпен от раздела Изглед, показва бележките като списък с една колона.

Преоразмерете отворена бележка. Когато щракнете двукратно върху бележка, тя се отваря в отделен прозорец с лепкава бележка. Можете да плъзнете ъгъла на този прозорец, за да промените размера му, така че да можете да видите повече от бележката, без да превъртате (ако е дълга бележка).

3 съвета за управление на вашите файлове с данни в Outlook 2019

Архивирайте стара информация. Файловете с данни могат бързо да нараснат до гигабайти. С течение на времето голям файл с данни може да стане тромав, което води до по-бавно стартиране и затваряне на Outlook. Може да искате да архивирате стари съобщения и елементи в отделен файл, до който имате достъп при необходимост. За да архивирате файлове, щракнете върху Файл и след това върху бутона Инструменти. Щракнете върху Почистване на стари елементи. Изберете коя папка(и) да архивирате и след това задайте праг за дата в полето Архивни елементи, по-стари от. Изберете местоположение на архивния файл или приемете по подразбиране (което е същото местоположение като основния ви файл с данни на Outlook, но с име Архив).

Почистете пощенската си кутия. Почистването на пощенската кутия е по-усъвършенствано и ангажирано от обикновена операция за архивиране. С почистване на пощенска кутия можете да намерите елементи, които са по-стари от определен брой дни или по-големи от определен брой килобайта. Можете да използвате AutoArchive за автоматизиране на процеса на архивиране и можете да изпразните папката „Изтрити елементи“. За да започнете, щракнете върху Файл, щракнете върху Инструменти и щракнете върху Почистване на пощенска кутия.

Споделете Outlook с други потребители.Когато споделяте компютър и всеки човек има собствено влизане в Windows, не е нужно да се притеснявате за кросоувър на Outlook; когато всеки от вас стартира Outlook, вие получавате своя лична пощенска кутия и файл с данни. Но ако двама или повече хора споделят едно и също влизане, не е задължително те да споделят един набор от данни на Outlook. Ключът към поверителността в този случай е да създадете допълнителни профили в Outlook. Щракнете върху Файл, щракнете върху Настройки на акаунта и щракнете върху Управление на профили. Създайте нов профил в диалоговия прозорец Поща, като щракнете върху Добавяне и попълните исканата информация. След това в диалоговия прозорец Mail можете да изберете Подкана за използване на профил, ако искате Outlook да пита кой потребител да зарежда всеки път, когато се отвори. Като алтернатива можете да изберете Винаги използвай този профил и след това да изберете този, който да използвате. За да превключите профили, ако не сте помолили Outlook да ви подкани при стартиране, изберете Файл, Настройки на акаунта, Промяна на профила. Outlook ще се рестартира и ще попита кой профил да зареди.

Клавишните комбинации на Outlook 2019

Можете да изпълнявате някои задачи много по-бързо, като използвате клавишни комбинации. Следните таблици предлагат някои удобни преки пътища, които да ви помогнат да бъдете по-ефективни.