Access 2019: Как да редактирате и модифицирате база данни на Access

След като създадете база данни на Access от нулата или от шаблон, може да се наложи да я модифицирате, като дадете на всяко поле описателно име, дефинирате размера на всяко поле или добавите и изтриете поле. С Access 2019 тези задачи са по-лесни от всякога.

Именуване на поле в Access 2019

Ако създадете база данни от нулата, Access показва общи имена на полета, като Field1. Ако не сте променили тези общи имена на полета, когато сте създавали своята база данни, можете да промените имената по-късно. Ако създадете база данни от шаблон, ще видите описателните имена на полета, но все пак може да искате да преименувате полетата на нещо друго.

За да преименувате поле в Access, следвайте тези стъпки:

В панела Обекти за пълен достъп вляво на екрана щракнете двукратно върху таблицата, която съдържа полетата, които искате да преименувате. Access показва изгледа на лист с данни (който наподобява електронна таблица на Excel) на вашата база данни.

Щракнете двукратно върху полето (главата на колоната), което искате да преименувате. Access подчертава заглавието на колоната.

Въведете ново име за вашето поле.

За да преименувате други полета, повторете стъпки 2 и 3.

Когато приключите, натиснете Enter.

Добавяне и изтриване на поле в Access

Понякога може да се наложи да добавите поле, за да освободите място за съхраняване на нова информация. В други случаи може да искате да изтриете поле, което всъщност не искате.

Обикновено е най-добре да добавяте и изтривате полета, когато създавате и проектирате база данни, преди да започнете да съхранявате данни като имена и адреси. Ако добавите полета, след като сте съхранили данни, ще се окажете с празни полета в съществуващите записи.

За да добавите поле към таблица на база данни на Access, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху стрелката, сочеща надолу, която се показва вдясно от заглавието Щракнете за добавяне. Появява се меню.

Изберете типа поле, което искате да добавите, като Валута или Кратък текст. Access вмъква вашето поле и му дава общо име като Field3.

За да изтриете поле от таблица на база данни на Access, изпълнете следните стъпки:

Щракнете с десния бутон върху полето (главата на колоната), което искате да изтриете. Access подчертава цялата колона в таблицата на вашата база данни и показва изскачащо меню.

Щракнете с десния бутон върху поле, за да го промените.

Щракнете върху Изтриване на поле. Ако сте съхранили данни в това поле, се появява диалогов прозорец, който пита дали искате да изтриете за постоянно всички данни в полето.

Ако изтриете поле, изтривате и всички данни, които може да се съхраняват в това поле. В зависимост от това колко данни сте съхранили, можете да изтриете много информация, като изтриете едно поле, така че бъдете внимателни.

Щракнете върху Да (или Не). Ако щракнете върху Да, Access ще изтрие избраното от вас поле.

Дефиниране на типа и размера на поле в Access

Типът данни на полето определя какъв вид данни може да съдържа полето (числа, текст, дати и т.н.), а размерът на полето определя количеството данни, което полето може да съдържа (без числа по-големи от 250 цифри, всеки текстов низ с по-малко от 120 знака и т.н.).

Целта на дефинирането на типа и размера на полето е да се гарантира, че съхранявате само валидни данни в това поле. Ако полето е предназначено да съхранява имена, не искате някой да въвежда номер. Ако полето е предназначено да съхранява възрастта на човек, не искате полето да приема отрицателни числа.

За да дефинирате типа и количеството данни, което полето може да съхранява в Access, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху раздела Начало.

В панела Обекти за пълен достъп вляво на екрана щракнете двукратно върху таблицата, която съдържа полетата, които искате да дефинирате. Достъпът показва изгледа на лист с данни на вашата таблица.

Щракнете върху заглавието на колоната на полето, което искате да дефинирате. Access подчертава цялата колона.

В интерфейса на лентата щракнете върху раздела Полета, който се показва под заглавието Инструменти за таблица. Разделът Полета показва опции за промяна на вашето поле.

В групата Форматиране щракнете върху стрелката, която се показва вдясно от комбинираното поле Тип данни. Появява се падащо меню, изброяващо всички типове данни, които можете да дефинирате да съхранявате в поле.

Можете да изберете конкретен тип данни, за да сте сигурни, че полето съхранява правилната информация.

Изберете тип данни, като число, текст или дата/час. В зависимост от типа данни, който изберете, можете да изберете допълнителни опции, като щракнете в комбинираното поле Формат.

Ако промените типа данни на полето, може да загубите всички съществуващи данни, съхранявани в това поле.