Access 2010 All-In-One For LuckyTemplates Cheat Sheet

Как да проектираме релационна база данни в Access 2010

Когато използвате програма за база данни като Access 2010, не можете просто да започнете да въвеждате данни. Вместо това трябва да създадете дизайн на релационна база данни, като разделите информацията си в една или повече таблици, всяка от които е съставена от полета (които са като колоните в електронна таблица). Таблиците се свързват с помощта на релационни свързвания, където поле в една таблица съвпада (отнася се с) поле в друга. Ето общата идея.

1. Идентифицирайте вашите данни .

   Направете списък с възможните полета (частици информация), включително текст, число, дата, вярно/невярно и други типове данни.

2. Премахнете излишните полета.

   Не съхранявайте една и съща информация на повече от едно място. Ако можете да изчислите едно поле от друго, запазете само едно. (Например, съхранявайте рождена дата или възраст, но не и двете.)

3. Организирайте полетата в таблици.

   Групирайте полетата си според това, което описват, така че всяка група да стане таблица. Например база данни за въвеждане на поръчки за магазин може да има една таблица за клиенти, една за продукти и една за поръчки.

4. Добавете таблици за кодове и съкращения.

   Планирайте да включите таблица с имена на състояния и двубуквени кодове и таблица за всеки друг код или съкращение, което планирате да използвате в базата данни. Ще използвате тези таблици, за да създадете падащи списъци със стойности, от които можете да избирате, когато въвеждате записи.

5. Изберете първичен ключ за всяка таблица.

   Първичният ключ е полето, което уникално идентифицира всеки запис в таблицата. Можете да кажете на Access да присвои уникален идентификационен номер на всеки запис, като използвате поле AutoNumber.

6. Свържете таблиците.

   Вижте кои таблици съдържат полета, които съвпадат с полета в други таблици. В база данни за въвеждане на поръчки таблицата „Поръчки“ трябва да съдържа поле за идентифициране на клиента, който е направил поръчката — поле, което съответства на полето за първичен ключ в таблицата „Клиенти“. Повечето релации са едно към много, при което един запис в една таблица може да съответства на повече от един (или никакви) записи в друга таблица.

Съвети за избор на типове полета в Access 2010

Когато проектирате база данни в Access 2010, вие решавате какъв тип ще бъде всяко поле. Ето съвети кога да използвате кой тип поле.

Клавишни комбинации Handy Access 2010

Тези клавишни комбинации са особено полезни в Access 2010. Някои натискания на клавиши работят навсякъде в Access 2010, докато други работят само в конкретни изгледи, както е отбелязано.

Secrets of Access 2010 Дизайн на база данни

Ето петте заповеди за проектиране на база данни, независимо дали използвате Access 2010 или друга програма за база данни. Добре проектираната база данни улеснява поддържането на вашите данни.

• Съхранявайте информацията там, където й е мястото, а не където се появява. Където съхранявате информация няма нищо общо с това къде се появява. В електронна таблица въвеждате информация там, където искате да се показва, когато отпечатвате електронната таблица, но базите данни работят по различен начин. В база данни съхранявате информация в таблици въз основа на структурата на информацията. Част от информацията може да се появи в много различни отчети, но вие я съхранявате само в едно поле в една таблица.

• Съхранявайте информацията такава, каквато наистина съществува, а не както искате да се показва в конкретен отчет. Това е следствие от първото правило. Ако искате заглавията на книгите да се показват с всички главни (главни) букви във вашите поръчки за покупка, Access може да изпише заглавията с главни букви вместо вас. Съхранявайте заглавията на книгите с правилно изписване с главни букви, така че да не ги задържате с главни букви във всеки отчет. Access има много вградени функции, които могат да регулират начина, по който се форматират текстът, числата и датите.

• Боклук навътре, боклук навън (GIGO). Ако не си направите труда да създадете добър, разумен дизайн за вашата база данни — и ако не внимавате да въвеждате правилни, чисти данни — вашата база данни ще се окаже пълна с боклук.

  Добре проектираната база данни е по-лесна за поддържане от лошо проектирана, тъй като всяка част от информацията се съхранява само веднъж, в ясно именувано поле в таблица с ясно име, с подходящи правила за валидиране. Да, звучи като много работа, но почистването на база данни от 10 000 неправилни записа е (извинете за подценяването) още повече работа.

• Отделете данните си от програмите си. Ако създадете база данни, която да бъде споделена с (или разпределена на) други хора, съхранете всички таблици в една база данни ( задния край ) и всички други обекти в друга база данни ( предния край ) . След това можете да свържете тези две бази данни заедно, за да накарате всичко да работи. Разделянето на таблиците от всичко останало рационализира цялата работа с актуализиране на заявки, формуляри, отчети или други неща по-късно, без да се нарушават данните в таблиците.

• Архивирайте рано и често. Добре, този съвет не е за дизайн, но е твърде важно да се пропусне: Правете резервно копие на вашата база данни всеки ден. С късмет, вашият офис вече има система от редовни (вероятно нощни) архиви, която включва вашата база данни. Ако не, правете резервно копие на вашата база данни на редовни интервали и със сигурност преди да направите каквито и да било големи промени. Съхранявайте няколко архива, а не само най-новото, в случай че отнеме известно време, за да откриете проблем.

Как да запазите боклука извън вашата база данни за достъп

Ако данните, които влизат във вашата база данни чрез таблици и формуляри, са боклук, тогава всеки изход или анализ, който правите със заявки и отчети, също ще ви даде боклук. За щастие Access предлага много инструменти, които да ви помогнат да се уверите, че данните, които влизат във всяко поле, са данните, които трябва да влязат в това поле. Можете да намерите много от инструментите за поддържане на боклука в изглед Design Design:

• Тип данни : Използвайте правилния тип данни, за да предотвратите въвеждането на данни от грешен тип.

• Размер на полето: Ограничава броя на знаците. Например, ако знаете, че полето никога не трябва да надвишава четири знака, задайте размера на полето на 4 знака.

• Формат: Прави данните да изглеждат правилно. Например, можете да промените текста на всички главни или всички малки букви. Маските за въвеждане например работят със свойството на полето Формат.

• Маска за въвеждане : Маска за въвеждане ограничава информацията, позволена в полето, като указва какви знаци можете да въведете. Използвайте маска за въвеждане, когато знаете формата, която трябва да приемат данните – например, ако номерът на поръчка има две букви, последвани от четири цифри. Телефонните номера и пощенските кодове са други примери за полета, където маските за въвеждане са полезни.

• Стойност по подразбиране : Определя стойност, която се появява по подразбиране, ако не е въведена друга стойност. Стойността по подразбиране се появява в полето, докато не бъде въведена друга стойност.

• Правило за валидиране на поле или запис : Правило, което данните трябва да преминат, преди да бъдат въведени. Това свойство работи с правилото за свойство Текст за проверка .

• Задължително : Посочва, че полето трябва да има стойност, за да можете да запазите записа. Когато не е въведена стойност, Access не създава нов запис, когато се натисне Tab или Enter, а бутонът Нов запис е сив.

• Разрешаване на нулева дължина : Указва дали е разрешен запис с нулева дължина като „“ (кавички без интервал между тях) (само за полета „Текст“, „Бележка“ и „Хипервръзка“). Полето с нулева дължина ви позволява да правите разлика между информация, която не съществува, и нулева стойност (празно), която е неизвестна или не е въведена. Когато тази опция е зададена, тя позволява низ с нулева дължина в задължително поле. Може да искате да използвате маска за въвеждане, за да направите поле с нулева дължина да изглежда различно от нулева стойност, когато и двете са разрешени.

• Индексирано : Когато изберете да индексирате поле, можете да посочите, че в полето не се допускат дублиращи се стойности. Това свойство е достъпно и от изглед на лист с данни — това е квадратче за отметка в раздела Лист с данни на лентата.

• Полета за търсене : Позволете на потребителя да избере стойност за поле, което се съхранява в друго поле. Това елиминира много правописни грешки и стандартизира опциите за полето. Използвайте съветника за търсене, за да създадете поле за справка.

Ефективно използване на VBA в Access 2010

Когато автоматизирате приложение за база данни на Access 2010 с помощта на VBA, можете да се изгубите с празна страница, на която да започнете да пишете код. откъде започваш? Ето няколко прости насоки, които да следвате, които ще ви накарат да пишете VBA код като професионалист:

• Поискай помощ. Да, тази статия изброява няколко начина за подобряване на използването на VBA в Access, но натиснете F1 по всяко време, за да стартирате помощ за Microsoft Office Access, където можете да научите и да видите примери за VBA код.

• Използвайте браузъра на обекти. Браузърът на обекти ви позволява да изследвате различните свойства и методи на обектите във VBA. От прозореца на VBA Editor изберете View → Object Browser — или просто натиснете F2.

• Получете още помощ. Разбира се, вградените помощни инструменти в Access 2010 VBA са прекрасни, но можете също да използвате любимия си браузър, за да търсите в Интернет помощ по различни теми за писане на VBA код. Можете дори да намерите примери, които можете да откраднете - или да вземете назаем - за свой собствен проект.

• Отстранете грешките си. Дори и най-съвършеният програмист не може да спре възникването на грешки, но той или тя може да ги спре да доведат програма до спиране на смилане. Използвайте вградената обработка на грешки на VBA с операторите On Error Goto и Resume, за да улавяте грешките и да променяте програмния поток, така че вашите приложения да не смущават хората, които ги използват.

• Използвайте функции и подпроцедури. Използвайте функции и подпроцедури, за да обработвате задачи, които ще се изпълняват от различни области на вашата програма. Като общо правило, ако откриете, че копирате и поставяте код от една област на програма в друга, може да искате да поставите този код в неговата собствена процедура.

• Преобразувайте макроси във VBA код. Дизайнерът на макроси в Access 2010 ви позволява да щракнете и да избирате от списъци с предварително дефинирани задачи, за да автоматизирате приложението си. Създайте макрос, който прави това, което искате, и след това преобразувайте този макрос във VBA код, за да можете да видите как би искал, ако го напишете от нулата.

Споделяне на данни с други програми от Access 2010

Access 2010 е страхотно приложение за база данни самостоятелно, но също така работи добре с други. Можете да показвате и извличате данни от редица различни програми. Ако дадена програма поддържа VBA, тогава можете да я управлявате от Access. Ето кратък списък с приложения на Microsoft, с които можете да поемете контрола и да споделяте данни:

• Excel: Много потребители на Excel в крайна сметка се включват в Access, защото се нуждаят от повече структура за съхранение на своите данни. Някои от тези хора обаче не го правят, така че все още има силна връзка между Access и Excel. Можете да използвате електронна таблица на Excel като таблица в Access или напълно да поемете контрола върху приложение на Excel от Access VBA.

• SQL Server: SQL Server е като Access на стероиди - поне от гледна точка на таблицата и заявката. Можете да преместите данните си от Access към SQL Server, за да подобрите скоростта и производителността при използване на големи количества данни. След като данните са в SQL Server, можете да създадете своите формуляри, отчети, макроси и модули на Access, за да използвате данните от SQL Server.

• Word: Повечето хора, които използват Access, също са използвали Word. Независимо дали пишете писмо или правите списък със задачи за изпълнение, Word е мястото, където много от нас се обръщат. Можете също да използвате Word като инструмент за отчитане, където можете да създавате отметки за поставяне на данни от Access, така че да можете да накарате някой, който не е запознат с Access, да промени статичните данни в отчета.

• SharePoint: SharePoint е визията на Microsoft за споделяне и сътрудничество с данни в мрежата, а от Access 2010 можете да споделяте данни с SharePoint Server. Можете дори да създавате формуляри и отчети в Access и да ги публикувате в сайт на SharePoint, така че потребителите да могат да ги използват от браузърите си – всичко това без инсталиран Access 2010.

• Outlook: Outlook е нещо повече от просто инструмент за електронна поща; това също е система за управление на контакти. С помощта на Access 2010 можете да изпращате имейли и да събирате данни директно от получените имейл съобщения. Можете също да споделяте информацията за контакт, календар и задача с приложението си Access, така че да трябва да въведете тези данни само на едно място.