9 съвета за представяне на резултати от таблицата и анализиране на данни в Excel

Нека да направим крачка назад от подробностите за анализа на данни в Excel и да предложим шепа общи съвети. Най-вече тези съвети са обобщения и обобщения, които ще ви помогнат с основите на Excel.

Работете усилено, за да импортирате данни

Работата за импортиране на добри, богати данни в работни книги на Excel наистина си заслужава. Понякога импортирането на данни може да бъде проблематично. Главоболие и сърцебиене могат да възникнат, когато се опитвате да вземете данни от други информационни системи за управление и когато се опитвате да работите с администратор на база данни, за да получите правилните данни във формат, който осигурява полезен анализ на данни с Excel.

Но въпреки проблемите с получаването на данните, ще откриете, че импортирането на добри данни в Excel си заслужава усилията. Традиционно хората вземат решения, като използват много стандартни източници на информация. И тези традиционни източници произвеждат традиционни прозрения, което е страхотно. Но когато можете да работите с по-богат, по-дълбок набор от данни от необработена информация, често получавате прозрения, които просто не се появяват в традиционните източници.

Проектирайте информационни системи за създаване на богати данни

Въпреки че може да искате да се съсредоточите върху създаването на системи, които създават отчети, които мениджърите и вземащите решения искат, и които произвеждат формуляри (като фактури, чекове и поръчки за покупка), които фирмите трябва да работят, това не е единственият начин.

Вие също трябва да признаете, че вероятно ще има непланирани, неортодоксални, необичайни, но все пак много ценни начини, по които данните, които се събират от тези информационни системи за управление, могат да бъдат анализирани. И така, ако работите с или проектирате или участвате във внедряването на информационни системи, трябва да осъзнаете, че необработените данни от системата могат и трябва да се предават на инструменти за анализ на данни като Excel.

Наличието на богати, подробни записи за продуктите или услугите, които фирмата продава, позволява на тази фирма да види тенденциите в продажбите по продукт или услуга. Освен това позволява на фирмата да създава кръстосани таблици, които показват как определени клиенти избират и използват определени продукти и услуги.

Организациите трябва да проектират информационни системи, така че да събират и добри, богати, необработени данни. По-късно тези данни могат лесно да бъдат експортирани в Excel, където прост анализ на данни може да доведе до богата информация за дейността на фирмата, нейните възможности и възможни заплахи.

Не забравяйте за източниците на трети страни

Една бърза точка: Признайте, че съществуват много източници на данни от трети страни. Например, доставчиците и клиентите може да разполагат с много интересни данни във формат, достъпен за Excel, който можете да използвате, за да анализирате техния пазар или вашата индустрия.

Инструментът за уеб заявки, наличен в Excel, прави извличането на информация от таблици, съхранявани на уеб страници, много лесно.

Просто го добавете

Може да си помислите, че мощният анализ на данни изисква мощни техники за анализ на данни. Хи-квадрати. Инферентна статистика. Регресионен анализ.

Но това не е непременно така. Някои от най-мощните анализи на данни, които можете да направите, включват просто събиране на числа. Ако добавяте числа и получавате суми, за които другите хора дори не знаят – и ако тези суми са важни или показват тенденции – можете да получите важни прозрения и да съберете ценна информация чрез най-простите техники за анализ на данни.

Ключовото нещо е да се събере наистина добра информация на първо място и след това да се съхранява тази информация в контейнер, като например работна книга на Excel, така че да можете аритметично да манипулирате и анализирате данните.

Винаги изследвайте описателна статистика

Описателните статистически инструменти, които Excel предоставя, са наистина мощни инструменти. Не се чувствайте така, сякаш тези инструменти са извън вашия набор от умения.

Описателната статистика просто описва данните, които имате в някакъв работен лист на Excel. Те не са магически и нямате нужда от специално статистическо обучение, за да ги използвате или да ги споделите с хората, на които представяте резултатите си от анализа на данните.

Имайте предвид също, че някои от най-простите описателни статистически мерки често са най-полезни.

Следете за тенденциите

Питър Дракър, може би най-известният и най-проницателен наблюдател на съвременните управленски практики, отбеляза в няколко от последните си книги, че едно от най-важните неща, които анализът на данните може да направи, е да забележи промяна в тенденциите. Тенденциите са почти най-значимото нещо, което можете да видите. Ако общите приходи на вашата индустрия растат, това е значително. Ако те не са нараснали или ако започнат да се свиват, това вероятно е още по-важно.

В собствения си анализ на данни не забравяйте да съставите работните си листове и да събирате данните си по начин, който ви помага да идентифицирате тенденциите и в идеалния случай да идентифицирате промените в тенденциите.

Кръстосана таблица

Командата PivotTable е чудесен инструмент. Кръстосаните таблици са изключително полезни начини за нарязване на данни. И хубавото на инструмента за обобщена таблица е, че можете лесно да прекроявате отново и след това отново.

Ако имате добри богати източници на данни и не правите редовно кръстосано табулиране на данните си, вероятно пропускате абсолютни съкровища от информация. В тях има злато от хълмовете.

Начертай, скъпа

Важен компонент на добрия анализ на данни е представянето и разглеждането на вашите данни визуално.

Като разгледате линейна диаграма с някои важни статистически данни или като създадете колонна диаграма от някакъв набор от данни, често виждате неща, които не са очевидни в таблично представяне на същата информация. По принцип диаграмите често са прекрасен начин да откриете неща, които иначе няма да видите.

Бъдете наясно със статистиката за изводи

Excel предоставя инструменти за извличане на статистически данни. Статистическите данни за изводи ви позволяват да събирате извадка и след това да правите изводи за съвкупността, от която е извадена извадката, въз основа на характеристиките на извадката.

В правилните ръце статистиките за изводи са изключително мощни и полезни инструменти. С добри умения в статистиката за изводи, можете да анализирате всякакви неща, за да получите всякакви прозрения за данни, които обикновените хора никога не получават. Въпреки това, честно казано, ако нямате задълбочени познания за статистическите данни за изводи, вероятно нямате достатъчно необработени статистически познания, за да извършите справедливо изводски статистически анализ.