Функциите на базата данни на Excel работят по принцип по същия начин. Те извършват някакво изчисление на определено поле за онези записи, които отговарят на определени критерии. Например, можете да използвате функция на база данни, за да изчислите средната крайна оценка за всички ученици в Счетоводство 101.
Всички функции на базата данни използват следните три аргумента:
-
Диапазонът на базата данни: Този аргумент казва на функцията къде се намира базата данни. Въведете го, като използвате адреси на клетки (например A1:D200) или наименуван диапазон (например Студенти). Диапазонът трябва да включва всички записи, включително горния ред с имена на полета.
-
Полето: Трябва да кажете на функцията на базата данни с кое поле да работи. Не можете да очаквате да разбере това от само себе си! Можете да въведете или номера на колоната, или името на полето. Номерът на колоната, ако се използва, е номерът на отместването на колоната спрямо първата колона на областта на базата данни. С други думи, ако база данни започва в колона C, а полето е в колона E, номерът на колоната е 3, а не 5. Ако се използва заглавие, поставете го в набор от двойни кавички. Функциите на базата данни изчисляват резултат въз основа на стойностите в това поле. Точно колко стойности се използват зависи от третия аргумент: критериите.
-
Критериите: Това казва на функцията къде се намират критериите; това не е критериите сами по себе си. Критериите казват на функцията кои записи да използва при нейното изчисление. Вие задавате критериите в отделна част на работния лист, с изключение на областта на базата данни. Адресът на тази област се предава на функцията на базата данни.