Архивирайте стара информация. Файловете с данни могат бързо да нараснат до гигабайти. С течение на времето голям файл с данни може да стане тромав, което води до по-бавно стартиране и затваряне на Outlook. Може да искате да архивирате стари съобщения и елементи в отделен файл, до който имате достъп при необходимост. За да архивирате файлове, щракнете върху Файл и след това върху бутона Инструменти. Щракнете върху Почистване на стари елементи. Изберете коя папка(и) да архивирате и след това задайте праг за дата в полето Архивни елементи, по-стари от. Изберете местоположение на архивния файл или приемете по подразбиране (което е същото местоположение като основния ви файл с данни на Outlook, но с име Архив).
Почистете пощенската си кутия. Почистването на пощенската кутия е по-усъвършенствано и ангажирано от обикновена операция за архивиране. С почистване на пощенска кутия можете да намерите елементи, които са по-стари от определен брой дни или по-големи от определен брой килобайта. Можете да използвате AutoArchive за автоматизиране на процеса на архивиране и можете да изпразните папката „Изтрити елементи“. За да започнете, щракнете върху Файл, щракнете върху Инструменти и щракнете върху Почистване на пощенска кутия.
Споделете Outlook с други потребители.Когато споделяте компютър и всеки човек има собствено влизане в Windows, не е нужно да се притеснявате за кросоувър на Outlook; когато всеки от вас стартира Outlook, вие получавате своя лична пощенска кутия и файл с данни. Но ако двама или повече хора споделят едно и също влизане, не е задължително те да споделят един набор от данни на Outlook. Ключът към поверителността в този случай е да създадете допълнителни профили в Outlook. Щракнете върху Файл, щракнете върху Настройки на акаунта и щракнете върху Управление на профили. Създайте нов профил в диалоговия прозорец Поща, като щракнете върху Добавяне и попълните исканата информация. След това в диалоговия прозорец Mail можете да изберете Подкана за използване на профил, ако искате Outlook да пита кой потребител да зарежда всеки път, когато се отвори. Като алтернатива можете да изберете Винаги използвай този профил и след това да изберете този, който да използвате. За да превключите профили, ако не сте помолили Outlook да ви подкани при стартиране, изберете Файл, Настройки на акаунта, Промяна на профила. Outlook ще се рестартира и ще попита кой профил да зареди.