10 Avuncular предложения за Word 2016

Вероятно ще прекарвате много време с Word 2016. Така че, защо да не използвате всички трикове на търговията? Ето десет елемента от приятелски, полезни съвети за текстообработка.

Дръжте под ръка хартия, тонер и консумативи за принтер

Електронният офис е мит. Заедно с вашия текстов процесор, имате нужда от някои офис консумативи в реалния свят. Дръжте ги на склад. Дръжте ги под ръка.

Когато купувате хартия, купете кутия. Когато купувате тонер касета или лента за принтер, купете втора. Дръжте под ръка добра наличност от химикалки, хартия, скоби, кламери и всички други офис консумативи.

Вземете някои препратки

Word идва с много помощ, като се има предвид вградената проверка на правописа и речника. Командата Smart Lookup (в раздела Преглед) също помага при препратки. И все пак нищо не е по-добро от речника в реалния свят - дори и да е електронен.

За всички писатели, страдащи от английски език, може да искате да се помисли за получаване на копие от Strunk и Уайт The Elements на Styl д (Longman). Книгата си струва цената само заради препратка към това къде да се поставят апострофи и запетаи.

Сред някои страхотни препратки са книги, съдържащи общи цитати, жаргонни термини и евфемизми, често срещани чужди думи и фрази и подобни заглавия. Тези книги от реалния свят превъзхождат всяка цифрова справка.

Поддържайте вашите файлове организирани

Използвайте добре наречени, организирани папки, за да съхранявате вашите файлове с документи на Word. Съхранявайте свързани документи заедно в една и съща папка. Наименувайте правилно файловете с документи, за да знаете какво има в тях.

Добавете боклука по-късно

Първо пишете, след това форматирайте и след това редактирайте. Продължавайте да пишете и редактирате. Запазете нещата си. Едва когато наистина приключите с писането, трябва да се върнете, за да вмъкнете картина или графичен додад. Извършването на тези задачи последно ви държи фокусирани върху писането, което е основната част от вашия документ. Освен това Word се държи по-добре, когато документът не съдържа много графики или фантастични боклуци. Напишете първо, добавете боклука по-късно.

Архивирайте работата си

Трябва да имате две копия на всичко, което пишете, особено на нещата, които цените и цените. Съхранявайте оригиналното копие на основното устройство за съхранение на компютъра. Трябва да се направи и второ копие или резервно копие, което не се намира на същото място като оригинала.

Облачното съхранение е своя собствена форма на архивиране. Това е така, защото оригиналът остава в локалната система за съхранение на компютъра, а облачното копие е достъпно в Интернет от всяко устройство, което има достъп до Интернет.

Всички програми за архивиране на компютъра съхраняват резервно копие на вашите файлове на външни устройства за съхранение. Ако нямате програма за архивиране, вземете я! Windows идва с програма за архивиране или можете да използвате функцията История на файловете. И двете са чудесен начин да запазите допълнителни копия на вашите документи - за всеки случай.

Разбиране на разделите

За да използвате най-добре разделите в Word, трябва да приемете, че те се състоят от два елемента. Първият е знакът табулатор. Натискате клавиша Tab, за да вмъкнете табулаторен знак. Второ е табулаторът, който задава размера на клавиша табулатор и поведението на текста, след като натиснете клавиша Tab.

Всеки път, когато почувствате и най-малкото желание да натиснете интервала повече от веднъж, трябва да преосмислите какво правите и вместо това да използвате табулатор и табулатор.

Използвайте тези клавишни комбинации

Клавиатурата е по-бърза от мишката. За често срещани дейности, като например Запазване, използвайте клавишната комбинация вместо това, Ctrl+S в този случай. Почти всяка команда на Word има клавишна комбинация. За тези, които не го правят, можете да използвате клавишите за ускорение на лентата.

Да, запаметяването на клавишните комбинации е мъка. Ключът към успеха е да използвате преките пътища. Използвайте ги достатъчно често и ще ги запомните.

Опитайте нови неща

В Word, както и в живота, хората формират навици и повтарят поведението си. Вместо да попадате в този капан, помислете за изпробване на нови поведения от време на време.

Например, помислете за използването на таблици, а не на раздели, за да организирате нещата си. Ако сте древен потребител на Word от минали дни, вижте някои бързи стилове или се забърквайте с теми. Опитайте се да изследвате възможно най-много от Word. Може да овладеете нов трик или да откриете по-бърз начин да свършите нещо.

Оставете Word да свърши работата

Word прави невероятни неща. Всъщност всеки път, когато почувствате, че вършите твърде много работа в Word, вероятно е наличен по-лесен и по-бърз начин да свършите същата работа.

Примерите за това предложение включват номериране на страници и задаване на прекъсване на страницата. Word с радост добавя номера на страници вместо вас, като ги следи автоматично. Прекъсването на страница винаги принуждава текста да започне от горната част на страницата, без значение колко редактирате текст преди тази точка.

Не реагирайте прекалено на проблемите

Компютърът може да бъде разочароващ инструмент, особено когато се срива или произволно се държи неправилно. Лесно е да се паникьосвате, когато нещо се обърка.

Когато Word прецака, отпуснете се. Функцията за възстановяване на документи ще ви помогне да възстановите всичко, което сте въвели след запазване. (Въпреки че записвайте често.) Ако архивирате вашите файлове, можете да ги възстановите.

За бога: Не преинсталирайте Word, за да отстраните проблем! Много недостатъци на Word могат да бъдат коригирани чрез промяна на настройките или стартиране на помощната програма Office Repair. Дори когато тези усилия се провалят, експертите са на разположение, за да ви помогнат да разберете какво, когато е погрешно. Може да не получите помощ толкова бързо, колкото искате, но нещата ще се оправят скоро.

Не приемайте всичко толкова сериозно!