Получаването на поддръжка за приемането на Microsoft 365 Business не е лесно. Разбираемо е лидерът, който одобрява значителен бюджет за SaaS решение (като Microsoft 365 Business), да иска да види възвръщаемостта на инвестицията (ROI). Познайте кой е на куката за демонстриране на възвръщаемостта на инвестициите на Microsoft 365 Business? Вашият ИТ екип.
Един от начините да убедите лидерите си относно възвръщаемостта на инвестициите е да покажете успеха си в привличането на крайните потребители да приемат технологията. За съжаление обаче приемането на технологията е трудно. Ако смятате, че можете просто да приложите промените и да очаквате потребителите да започнат да използват технологията и да ви пеят хвалите, помислете отново. Промяната обикновено се среща със съпротива. Проучванията показват, че само 34 процента от популацията на потребителите обикновено ще възприемат нова технология, както е илюстрирано в теорията на дифузионните иновации .
Тук ще намерите някои от най-добрите практики, съвети и трикове за стимулиране на приемането на Microsoft 365 Business. Чувствайте се свободни да персонализирате и настройвате тези предложения, за да отговарят на вашата организация. Приемете заслуга, ако някое от предложенията тук ви донесе успех.
Изпълнителното спонсорство при внедряването на технологии обикновено е сигурен начин да накарате потребителите да приемат нова технология, дори и неохотно. Нека бъдем честни, ИТ администраторът няма толкова голямо влияние, колкото президентът, главният изпълнителен директор или собственикът.
След като идентифицирате изпълнителните спонсори за внедряването на вашата технология, уверете се, че сте съгласни какво се очаква от тях. В идеалния случай искате изпълнителните спонсори да поемат споделена отговорност за успеха на внедряването. Те могат да осигурят въздушно покритие, когато се сблъскате с политически предизвикателства във вашата организация или когато крайните потребители отблъснат промените, които въвеждате.
От своя страна не забравяйте да обучите своите изпълнителни спонсори относно функционалностите на технологията въз основа на съответните сценарии. Например, ако те са склонни да използват често имейл срещу съавторство на документи, обучете ги за новите функции в Outlook, вместо да ги учите как да запазват и споделят файлове в SharePoint. Когато видят стойността на технологията, те ще могат да споделят опита си с останалата част от организацията.
Учените все още не са измислили машина за клониране, но можете да създадете свои клонинги, за да увеличите усилията си за обучение. Как? Чрез набиране и активиране на мрежа от шампиони за вашата кауза, а именно приемането на Microsoft 365 Business . Обикновено тези хора са ранни осиновители и супер потребители на текущата технология във вашата организация. Дайте им достъп до пълния пакет от услугите на Microsoft 365 Business и провеждайте целенасочено обучение за тях. Приложете модела „обучете обучителя“, така че те да разберат, че ще имат задачата да обучават други хора в организацията. Може да е от полза, ако им дадете стимул да бъдат в мрежата на Champs (като нов лаптоп) в замяна на преминаване през опита на внедряването на Windows 10 AutoPilot.
В идеалния случай ще искате шампион от всеки отдел, който разбира работния процес за потребителите в отдел. Може да откриете, че хората в маркетинговия отдел, например, са развълнувани от Microsoft Stream, но хората от финансовия отдел не толкова.
Казано е, че 90 процента от работата на ръководителя на проекти е комуникация. Тази статистика е вярна и е приложима, когато внедрявате Microsoft 365 Business във вашата организация. Независимо дали имате назначен мениджър на проекти или ви е възложена ролята на мениджър на проекта, най-добре е да имате солиден комуникационен план.
Внимавайте за ритъма на комуникацията. Ако изпращате имейл всеки ден в продължение на три месеца, напомняйки на крайните потребители за предстояща промяна, може да се окажете с раздразнени хора, които ще създадат правило за автоматично изтриване на имейлите ви или ще ги насочат към папка за четене по-късно. Ако раздалечите комуникацията твърде далеч една от друга, те може да пропуснат комуникация и да бъдат неподготвени, когато най-накрая направите превключването. Трябва да намерите правилния баланс въз основа на това, което знаете за крайните си потребители.
За малките предприятия трябва да направите първоначално съобщение за внедряването на Microsoft 365 около момента, в който се набавят лицензите. След това около три седмици преди имейлът да се прехвърли към новата система, започва капковата комуникация и честотата постепенно се увеличава с наближаването на датата на преминаване.
Поговорката „неуспешен планиране, план за провал“ не може да бъде по-вярна, когато става въпрос за внедряване на нова технология. Ключът към цялостния план за изпълнение е планът за обучение за крайни потребители. Планът за обучение не трябва да е сложен. Дори очертанията на това кой какво и кога ще бъде обучен е достатъчно, особено ако имате малка организация. Помните ли мрежата на шампионите и изпълнителните спонсори? Тези групи трябва да бъдат включени в плана за обучение.
Може да откриете, че трябва да коригирате плана си за обучение, докато усетите колко добре реагират вашите първоначални групи обучаеми. Като такъв, създайте своя тренировъчен план във формат, който може лесно да се актуализира или да се работи съвместно. Можете да изложите своите обучаеми на новата технология, като използвате списъци на SharePoint или библиотеки с документи като хранилище за вашия план за обучение. Те ще започнат да се обучават по функционалностите, без дори да го осъзнават!
Веднъж един обучител беше помолен да проведе четиричасово обучение за Office 365 за малък бизнес с 25 потребители. Опитите да получи информация от собственика на бизнеса относно нуждите от обучение и наборите от технически умения на служителите бяха неуспешни и на обучителя беше казано просто да обучи потребителите „по начина на aLuckyTemplates“. Това, което сигнализира на обучителя, е, че той не може да има фиксирана тема за обучението. В крайна сметка обучителят подготви различни сценарии, за да пасне на различни персони. Въз основа на потока на разговора, обучителят изтегли определен сценарий и фокусира обучението около него.
И така, какво е сценарий? В горния пример сценарий беше нещо подобно:
Джейн, Роб и Пол работят в маркетинговия отдел и постоянно си изпращат по имейл документи, по които си сътрудничат. Трудно е да проследите последната версия на документа и да разберете кой какъв коментар е направил. Джейн, която отговаря за премахването на цялата обратна връзка, се разочарова, защото точно когато си мисли, че е направила окончателната версия на документа, някой изпраща закъсняла обратна връзка. Или някой привлича в разговора друг човек, който след това предоставя обратна връзка по въпроси, без да знае, че те вече са били разгледани в предишни разговори.
Обучителят представи този сценарий на участниците в семинара и попита дали това се случва в тяхната организация. Отговорът беше в голяма степен да. Въз основа на това обучителят прекара 30 минути, показвайки им функциите за съавторство в Word, OneDrive for Business и SharePoint. След това използваха собствените си лаптопи за упражнения. До края на 30 минути всички разбраха добре концепцията и разбраха кои хора са по-добри от другите. Тези, които са били по-квалифицирани, стават предпочитани хора за тези, които се нуждаят от повече държане за ръка.
Урокът тук е, че ако искате потребителите да приемат Microsoft 365 Business, направете го бърза печалба за тях и приспособете обучението към сценарий, който е реален за тях. Нямаше да работи, ако обучителят просто стартира обучението с Outlook и как да изпраща криптирани имейли.
Ако имате малък ИТ екип или екип от един човек, можете да намалите тежестта от поддръжката на много потребители по време на внедряването на Microsoft 365 Business, като създадете портал за самообслужване в SharePoint или Microsoft Stream или и двете. Можете да публикувате 30-секундни видеоклипове с инструкции, за да дадете на крайните потребители освежаване на обучението. Можете да помолите шампионите да публикуват съдържание във вашия портал или да отворят хранилището си на самообслужване за приноса на всеки. Правейки го по този начин, вашите крайни потребители ще практикуват това, което са научили, докато зареждат съдържание в SharePoint или Stream. Ако искате да станете фантастични, можете да геймифицирате процеса, като дадете стимули на потребители, които имат най-харесвания видеоклип.
Интернет има много видеоклипове за различни сценарии за Microsoft 365, които можете да включите във вашите ресурси. Въпреки това, често се случва необработените видеоклипове, създадени от колега, показващи средата на организацията, да резонират повече с потребителите, отколкото маркетинговите видеоклипове с висока производствена стойност от Microsoft в YouTube и други канали.
Ако потребителите ви не харесват видеоклипове, друга опция е да стартирате бележник на OneNote от сайт на SharePoint . В бележника създайте различни раздели, фокусирани върху технология. Във всеки раздел включете инструкции стъпка по стъпка, показващи как да завършите задача с помощта на технологията. Например, можете да имате раздел в Outlook, където имате страница за имейл, страница за календар и страница за задачи. Докато потребителите четат вашето съдържание, те ще научават не само за Outlook, но и за OneNote и SharePoint, макар и несъзнателно.
Внедряването на нова технология като Microsoft 365 Business не е лесна задача. Когато имате истории за успех, отделете време да отпразнувате и да споделите победата с крайните си потребители. Когато потребителите разберат стойността на техния принос за успеха на внедряването, това помага да се мотивират други, които може да не участват много.
Пример за победа е показването на това колко спести компанията чрез намаляване на пътните разходи, откакто хората започнаха да провеждат видеоконферентни срещи с помощта на Microsoft Teams. Победата може да бъде и атестация от някого за увеличаването на производителността от съавторство на документи в реално време в сравнение с изпращането на документи по имейл напред-назад.
SharePoint Online има страхотна функция, наречена Новини, готова услуга, която ви позволява да създавате съдържание, което след това се споделя в различните изживявания и приложения на SharePoint. Можете да подчертаете своите печалби, като използвате SharePoint News, за да стимулирате приемането на технологията. За да научите повече за SharePoint News, изтеглете този PDF файл .
Като глобален администратор на вашия клиент на Microsoft 365, вие имате достъп до отчети за употреба, които дават представа за това как вашата потребителска база възприема технологията. Отчетите включват показатели за активност и използване за Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype за бизнеса и Yammer. Можете да експортирате отчетите в Excel за допълнителен анализ. Ако сте толкова склонни, можете дори да анализирате данните в Power BI , още един инструмент от Microsoft за визуализиране на данни.
Един от начините да действате въз основа на наличните данни, за да стимулирате приемането, е да разгледате използването на OneDrive за бизнеса. Отчетът включва информация за потребителя, датата на последната активност, броя на файловете, броя на активните файлове и използваното хранилище. Ако забележите, че даден потребител има нула (0) файлове и използва много малко място за съхранение, това може да е добра индикация, че потребителят не приема OneDrive for Business. Въз основа на тази информация можете да насочите обучение към потребители, които използват слабо OneDrive за бизнеса.
Когато внедрявате нова технология, нищо не се проваля толкова зрелищно, колкото внедряването без модел за поддръжка. След внедряването хората дори бяха уволнени от работните си места поради лошо потребителско изживяване и липса на ясен път за ескалация.
В зависимост от начина, по който придобивате лицензите си, може да имате различни опции за поддръжка. Ако сте закупили своите лицензи за Microsoft 365 Business директно от Microsoft чрез техния уебсайт , вашата поддръжка се предоставя от Microsoft. Освен ако не плащате големи пари за поддръжка на Premiere, само глобалният администратор може да изпрати билети за поддръжка в поддръжката на Microsoft. Това означава, че вие, като ИТ администратор, ще бъдете в състояние да осигурите поддръжка на вашите крайни потребители. Въпреки това, можете да изпратите билет от името на вашите крайни потребители и поддръжката на Microsoft може да работи директно с тях, за да разреши проблем.
Ако сте закупили лицензите си от партньор на Microsoft, или чрез модела на доставчика на облачни решения (CSP) или корпоративното споразумение (EA), партньорът е готов за предоставяне на поддръжка. В зависимост от вашето споразумение с партньора, можете да изпратите вашите крайни потребители директно до екипа за поддръжка на партньора или да действате като посредник между вашите крайни потребители и екипа за поддръжка на партньора. Имайте предвид, че партньорите могат да наложат допълнителна такса за поддръжка в допълнение към лицензионните такси. В Cloud611 можете да закупите лицензи за Microsoft 365, които включват 24/7/365 поддръжка за крайни потребители срещу минимална такса върху цената на лиценза.
Ако сте следвали всички или повечето от съветите по-горе и все още не сте успели да стимулирате приемането на Microsoft 365 Business, може да е време да включите професионалистите. Партньорската мрежа на Microsoft е пълна с висококвалифицирани партньори за обучение и осиновяване, които могат да ви помогнат да отблокирате предизвикателствата при осиновяването. Въпреки че трябва да отделите добри пари, за да ангажирате тези партньори, инвестицията може да си струва в дългосрочен план.
Можете да търсите партньори за обучение на Microsoft . Само предупреждение – този уеб адрес може да не работи в браузъра Chrome, но URL адресът работи перфектно в браузъра Microsoft Edge.
Един от партньорите, които ще намерите от партньорската мрежа на Microsoft, е Softchoice Corporation . Те разполагат със стабилна професионална услуга за приемане на крайни потребители, която включва дефиниране на случаи на употреба, за да се разберат нуждите на крайните потребители чак до създаването на план за изпълнение за постигане на желаните бизнес резултати.
Още един партньор за обучение може да помислите е Brainstorm Inc . Те бяха сключени от Microsoft да предоставят обучение за програмата Customer Immersion Experience.
Ако смятате, че вашата организация има уникални нужди от обучение, може просто да се наложи да се свържете с правилния партньор. Моля, изпратете имейл на [email protected] с тема „Имам нужда от помощ с обучението“. Някой ще отговори възможно най-скоро.
Как да блокирам Microsoft Word да отваря файлове в режим само за четене в Windows Microsoft Word отваря файлове в режим само за четене, което прави невъзможно редактирането им? Не се притеснявайте, методите са по-долу
Как да коригирате грешки при отпечатването на неправилни документи на Microsoft Word Грешките при отпечатването на документи на Word с променени шрифтове, разхвърляни абзаци, липсващ текст или изгубено съдържание са доста чести. Въпреки това недейте
Ако сте използвали писалката или маркера, за да рисувате върху слайдовете на PowerPoint по време на презентация, можете да запазите чертежите за следващата презентация или да ги изтриете, така че следващия път, когато го покажете, да започнете с чисти слайдове на PowerPoint. Следвайте тези инструкции, за да изтриете чертежи с писалка и маркери: Изтриване на линии една в […]
Библиотеката със стилове съдържа CSS файлове, файлове с разширяем език на стиловия език (XSL) и изображения, използвани от предварително дефинирани главни страници, оформления на страници и контроли в SharePoint 2010. За да намерите CSS файлове в библиотеката със стилове на сайт за публикуване: Изберете Действия на сайта→Преглед Цялото съдържание на сайта. Появява се съдържанието на сайта. Библиотеката Style се намира в […]
Не затрупвайте аудиторията си с огромни числа. В Microsoft Excel можете да подобрите четливостта на вашите табла за управление и отчети, като форматирате числата си така, че да се показват в хиляди или милиони.
Научете как да използвате инструменти за социални мрежи на SharePoint, които позволяват на индивиди и групи да общуват, да си сътрудничат, споделят и да се свързват.
Юлианските дати често се използват в производствени среди като времеви печат и бърза справка за партиден номер. Този тип кодиране на дата позволява на търговците на дребно, потребителите и обслужващите агенти да идентифицират кога е произведен продуктът и по този начин възрастта на продукта. Юлианските дати се използват и в програмирането, военните и астрономията. Различно […]
Можете да създадете уеб приложение в Access 2016. И така, какво всъщност е уеб приложение? Е, уеб означава, че е онлайн, а приложението е просто съкращение от „приложение“. Персонализирано уеб приложение е онлайн приложение за база данни, достъпно от облака с помощта на браузър. Вие създавате и поддържате уеб приложението в настолната версия […]
Повечето страници в SharePoint 2010 показват списък с връзки за навигация в лентата за бързо стартиране в лявата част на страницата. Лентата за бързо стартиране показва връзки към представено съдържание на сайта, като списъци, библиотеки, сайтове и страници за публикуване. Лентата за бързо стартиране включва две много важни връзки: Връзка към цялото съдържание на сайта: […]
За прости проблеми Solver в Excel обикновено бързо намира оптималните стойности на променливата Solver за целевата функция. Но в някои случаи Solver има проблеми с намирането на стойностите на променливата Solver, които оптимизират целевата функция. В тези случаи Solver обикновено показва съобщение или съобщение за грешка, което описва или обсъжда проблема, който […]
