Срещите идват във всякакви форми и размери, като единственото постоянно е, че те запълват нашия график. С толкова много срещи в нашите чинии е важно да бъдем възможно най-ефективни в организирането, планирането и провеждането на среща. За щастие Microsoft Teams включва няколко функции, които са особено полезни за ефективността на срещите.
Най-честата дейност, която правя в Microsoft Teams, е чат с други хора. И намирам за особено полезно да мога да разговарям с колеги по време на среща на екипи. Групов чат се създава автоматично в началото на всяка среща на Teams, която включва всички участници в срещата. Прозорецът за чат се появява от дясната страна на екрана. Докато се провежда среща и хората представят и говорят с аудио, други хора могат да чатят в прозореца за чат. Този прост механизъм се оказва невероятно мощен. Например, да предположим, че сте пропуснали нещо, което е казал водещият. Вместо да прекъсвате цялата среща и да помолите водещия да се повтори, можете просто да въведете в чата и да помолите някого в чата за разяснение или да попълни празнина. Намирам, че правя това през цялото време на големи срещи.
След края на срещата чатът продължава да бъде активен и всеки може да продължи да публикува съобщения. За повтарящи се срещи чатът ще се пренася от среща на среща, така че винаги има запис на минали срещи и всеки от поканата за среща може да влезе в чата за предстоящи срещи. Виждал съм по-големи компании да използват това, за да следят точките от дневния ред за предстоящи срещи. Хората ще публикуват в чата за повтарящи се срещи през седмицата и след това по време на срещата екипът ще прегледа чата и ще обсъди елементите по време на срещата.
Обичам да изключвам известията за съобщения по време на среща, ако много хора чатят, докато някой говори по аудио. При всяко ново съобщение ще се появи известие и намирам, че може да разсейва. Можете да намерите опцията за изключване на звука за входящи съобщения в секцията за известия на вашите настройки. Щракнете върху снимката на вашия профил, която се показва в горния десен ъгъл на екрана на Teams, и изберете Настройки. В падащото меню, което се показва, изберете Известия и потърсете секцията, наречена Друго. Там ще намерите настройка за Звуци за уведомяване, която можете да зададете на Изключено.
Не мога да ви кажа колко пъти запис на среща е спестил много главоболие на моя екип. Записът улавя всичко, което се е случило по време на срещата. Записът може да бъде споделен с други, които не са били част от срещата, и прегледан от тези, които са били част от срещата. Ако всички разбират и са съгласни, че срещите ще бъдат записани, силно препоръчвам да записвате срещи.
Екипите няма да ви позволят да записвате разговор с двама души или по-малко поради съображения за поверителност. След като разговор има повече от двама души, то се превръща в среща и можете да го запишете.
Teams уведомява присъстващите на срещата, когато започва запис. Въпреки това, аз обичам да се уверя, че всички са напълно ясни и удобни със записването на срещата предварително, така че да няма проблеми по-нататък, като споменавам в началото, че възнамерявам да запиша срещата.
Записването на среща е лесно да се направи в Teams. За да започнете записа:
Присъединете се към съществуваща среща или започнете нова.
Отворете контролите на срещата, като изберете многоточия от лентата с инструменти.
Изберете Стартиране на записа от изскачащото меню, което се показва, както е показано.
Стартиране на запис на среща на екипи.
След като записът започне, всички в срещата ще бъдат информирани.
За да прекратите записа, щракнете отново върху многоточия и изберете Спиране на записа.
Можете също да прекратите записа, като прекратите срещата.
Записът ще бъде достъпен за канала на срещата, както е показано. Всеки в канала може да щракне върху записа, за да види срещата.
Преглед на запис на среща в канал.
Записът на среща е невероятно мощно нещо. Можете да го споделите с други, които не са успели да присъстват на срещата, или да го използвате по-нататък като напомняне за обсъжданото и/или взето решение. Самият запис е в услуга, наречена Microsoft Stream. Можете да получите директна връзка към срещата, като изберете многоточия от записа в канала и след това изберете Получаване на връзка, както е показано. Освен това можете да отворите записа директно в поток или дори да направите записа отделен раздел в канала.
Получаване на директна връзка към записа на среща.
Когато съм на среща, обичам да заглушавам микрофона си, освен ако не говоря. По този начин другите участници не чуват никакъв фонов шум, който може да се случва около мен. Повечето хора спазват същия етикет за срещи, но всеки забравя от време на време. Някой може да попита дали всеки може да изключи микрофона си, но това може да пречи на срещата.
Когато сте в среща на Teams, можете да заглушите микрофона на други участници. Използвал съм това много пъти, когато микрофонът на някого улавя фонов шум, като например лаещо куче, но не искам да прекъсвам срещата, като помоля човека да заглуши микрофона си.
За да заглушите един от участниците в срещата, отидете на списъка на срещата, който се показва от дясната страна на прозореца на срещата, изберете името на човека и изберете Заглушаване на участник. За да заглушите всички, изберете Изключване на всички от списъка. И двете опции са показани тук. Участниците, които заглушите, ще бъдат уведомени, че сте ги изключили, и те могат да включат звука сами по всяко време.
Изключване на микрофона на участник в среща в Teams.
След като заглушите някого, добра идея е да изпратите на този човек лично съобщение за чат, за да го уведомите, че сте го направили. Почти всеки път, когато правя това, човекът ми благодари и ми казва, че той или тя просто е избягал да вземе кафе или да използва банята и е забравил да изключи микрофона.
Обичам гъвкавостта да мога да провеждам среща с членове на екипа навсякъде, където имам интернет връзка. А използването на видео добавя огромна стойност към срещата; но също така въвежда предизвикателство. Ами ако се окажете, че работите някъде, което не искате всички да виждат? Например, често вземам среща от вкъщи, вместо да вляза в офиса си. Когато седя на моята кухненска маса, можете да видите нашата импровизирана отворена килера на заден план. Би било чудесен фон, ако бях на среща с готвачи, но може да разсейва за всеки друг вид среща.
Teams има страхотна функция, която ви позволява да замъглявате фона си, но да държите лицето си на фокус, когато провеждате видеообаждане. Всеки в срещата може да ви види ясно, дори когато движите главата си, докато говорите, но каквото и да е зад вас и на заден план, е замъглено. Не се притеснявайте повече за мръсно пране, буквално, което може да се появи без ваше знание!
Преди да се присъедините към среща, ви се показват превключватели за включване на вашата камера и микрофон. Между тези превключватели има превключвател за размазване, както е показано, който можете да използвате, за да замъглите фона си. Когато включите опцията за размазване, фонът ви ще стане размазан, но лицето ви ще остане на фокус. Ако вече сте се присъединили към срещата, можете да намерите опцията за размазване в изскачащото меню Още действия, както е показано.
Замъгляване на фона, преди да се присъедините към среща на Teams.
Замъгляване на фона след присъединяване към среща на Teams.
Ако нямате видеокамера, която поддържа опцията за размазване, свързана с Teams, няма да видите превключвателя за включване на камерата и замъгляване на фона. Това е често срещана тема в Teams и продуктите на Microsoft като цяло. Елементите на потребителския интерфейс ще се появят и изчезнат, ако не е прикачен необходим компонент (като камера, която поддържа функцията за размазване).
Записването на среща е идеално за заснемане на срещата в нейната цялост, но като практически въпрос това, от което обикновено се нуждаете при завършване на срещата, са бележки от срещата. Можете да използвате бележките, наричани още протоколи от срещи, за да запишете ключови решения и действия.
Teams има функция, предназначена за заснемане на бележки от срещи. Бележките се споделят, така че всеки в срещата да може да допринесе и да преглежда бележки, когато се добавят. Не мога да ви кажа колко пъти съм бил на среща и някой е свалял бележки неправилно. Една проста погрешна комуникация може да има вълнообразни ефекти в бъдеще. Когато всеки преглежда и добавя към бележките от срещата в реално време по време на срещата, възможността за неправилна комуникация е значително намалена.
Можете да добавяте бележки за среща преди началото на срещата или по време на срещата. Ако срещата е настроена и свързана с канал на Teams, можете да влезете в канала и да обсъдите срещата там. Ако срещата няма канал, все още можете да добавяте бележки.
За да добавите бележки преди срещата, изпълнете следните стъпки:
Отворете календара си и изберете срещата, към която искате да добавите бележки.
Изберете да разговаряте с участниците, както е показано.
Екипите ще създадат чат за срещата и всички участници в срещата се добавят автоматично към нея. Когато срещата се проведе, чатът ще бъде част от срещата.
Добавяне на бележки преди срещата към среща.
След като срещата започне, можете да добавите официални бележки към срещата извън чата. За да отворите бележките от срещата или да започнете да водите бележки, изпълнете следните стъпки:
От менюто с опции за среща изберете опцията Показване на бележки от срещата.
Ако вече сте създали бележки за срещата, те ще се отворят от дясната страна на екрана, както е показано. Или, ако все още не са добавени бележки към срещата, ще има опцията да създаде бележки за срещата, след като срещата започне, както е показано. За да създадете нови бележки за среща, продължете към стъпка 2.
Щракнете върху бутона Вземете бележки.
Екипите ще създадат бележки за срещата за срещата и ще можете да видите новата секция за бележки от дясната страна на екрана. Вече можете да добавяте бележки или да преглеждате всички бележки преди срещата, добавени преди началото на срещата.
Създаване на бележки за среща за среща на Teams.
Преглед и добавяне на бележки от срещата по време на среща.
Когато добавите бележки за среща, членовете на канала или чата на срещата ще бъдат уведомени, така че всеки да може да проследи и да добави свои собствени бележки или да прегледа съществуващите бележки.
Можете дори да добавите бележките от срещата като раздел към срещата. Намирате опцията да добавите бележките за срещата като раздел, като щракнете върху многоточия в горната част на екрана с бележки и изберете да добавите бележките като раздел.
Преглед на бележки от срещата като раздел.
Някои от най-продуктивните срещи, които съм имал през кариерата си, са с група хора, стоящи пред бяла дъска и скициращи идеи. Това е аспект на комуникацията, който е труден за преодоляване. Microsoft разпозна това и добави функция към Teams, наречена Бяла дъска.
Microsoft Whiteboard е споделен екран, който ви позволява да скицирате диаграми. Начинът, по който рисувате на екрана, зависи от вашето устройство. Ако използвате стандартен настолен компютър, използвате вашата мишка или графичен таблет, който свързва цифрова писалка към вашия компютър. Ако използвате устройство със сензорен екран, можете да използвате пръста си, за да рисувате по екрана. Любимият ми начин да скицирам на бялата дъска на Teams е с писалката на моя лаптоп Surface. Намирам го за много естествено и лесно за използване.
За да използвате функцията за бяла дъска в Teams, изпълнете следните стъпки:
Присъединете се към съществуваща среща на Teams или започнете нова.
От контролите на срещата разширете диалоговия прозорец Споделяне, като изберете иконата, която прилича на компютърен монитор със стрелка, преминаваща през него.
Долната част на екрана ще се разшири и ще видите опции за споделяне на екрана, прозорец на екрана или файл на PowerPoint. От дясната страна на екрана ще видите опцията за Бяла дъска, както е показано.
Изберете Бяла дъска и екранът ще се актуализира, показвайки цифрова бяла дъска, както е показано.
Можете да изберете цвета на писалката и ширината на писалката и да започнете да рисувате на екрана. Всички в срещата ще видят какво рисувате и могат да влязат и да добавят свои собствени чертежи или да редактират съществуващ чертеж.
Бялата дъска се запазва дори след срещата, така че винаги можете да се върнете към нея и да добавите нови скици или да промените съществуващи скици. След като активирате бялата дъска, тя ще се покаже като раздел в канала или чата. Можете да експортирате състоянието на бялата дъска по всяко време, като щракнете върху иконата за настройки в горния десен ъгъл на екрана и изберете Експортиране на изображение. Обичам да правя това, за да заключвам бялата дъска и да заснема състоянието във всеки един момент. Това е почти същото като да направите снимка на физическа бяла дъска, за да сте сигурни, че имате чертежа под ръка, в случай че някой дойде и го изтрие.
Отваряне на бялата дъска от полето за споделяне в среща на Teams.
Скициране на споделена цифрова бяла дъска в Teams.
Всеки екип в Teams има цифрова бяла дъска, която може да се използва за срещи.
Споделянето на екрана е един от любимите ми аспекти на дигиталните срещи. Използвам споделяне на екрана през цялото време. Дори използвам споделяне на екрана, когато хората, с които трябва да споделя, са в същата стая като мен. Без споделяне на екрана ще трябва да накарам всички да се сгушат около компютъра ми, за да мога да им покажа екрана си. Със споделянето на екрана мога да споделям това, което виждам на екрана си и те могат да го видят на своите екрани.
Много по-лесно е да погледнете собствения си компютърен екран, отколкото да погледнете през рамото на някой друг. С помощта на Teams можете да споделяте екрана си с други, а те да споделят екрана си с вас.
По време на среща на Teams можете да споделите целия си екран, конкретен прозорец, презентация на PowerPoint или бяла дъска (обхванати в предишния раздел). Лично аз обичам да споделям само прозореца или слайда на PowerPoint, за който говоря в срещата. Например, ако показвам уебсайт, просто споделям прозореца на уеб браузъра вместо целия си работен плот. Ако минавам през презентация на PowerPoint, просто споделям прозореца на PowerPoint.
Има много причини, поради които може да не искате да покажете целия си работен плот. Например вашият цифров работен плот може да е объркан с различни файлове, които организирате. Или може да имате чувствителен материал, който не трябва да се вижда или записва от всички в срещата. Независимо от причината, можете да споделите точно това, върху което искате екипът да се съсредоточи, и да оставите останалата част от вашия работен плот скрита.
За да споделите вашия работен плот, прозорец или презентация на PowerPoint, изпълнете следните стъпки:
Присъединете се към съществуваща среща на Teams или започнете нова.
От контролите на срещата разширете диалоговия прозорец Споделяне, като изберете иконата, която прилича на компютърен монитор със стрелка, преминаваща през него.
Долната част на екрана ще се разшири и ще видите опции за споделяне на екрана, прозорец на екрана или файл на PowerPoint.
Изберете опцията, която искате да споделите със срещата.
Червено поле ще очертае какво се споделя с другите, така че да знаете точно какво могат да видят.
За да спрете представянето, изберете бутона Спиране на представянето в горната част на прозореца на дисплея, както е показано.
Споделяне на презентация на PowerPoint по време на среща на екипи.
В предишния раздел ще откриете как да споделите екрана си с други хора. Можете също да накарате някой друг да поеме контрола над екрана ви или да поискате да поеме контрола над екрана на някой друг. Когато поемете контрола върху екрана на друг човек чрез Teams, можете да местите мишката на този човек и да пишете на неговия или нейния екран, като използвате собствената си мишка и клавиатура. Използвам това често, когато искам да покажа на някого как да прави нещо на своя компютър.
Някой не може да поеме контрола над екрана ви без ваше разрешение. Ако някой поиска да поеме контрола над вашия екран, ще видите съобщение, което пита дали искате да позволите на лицето да поеме контрола над вашия екран или не. Ако одобрите заявката, този човек ще може да контролира мишката ви на екрана ви; обаче, ако отхвърлите заявката, този човек няма да може да поеме контрола.
За да дадете контрол върху споделен екран, изберете бутона Предоставяне на контрол, който се показва в горната част на областта за споделяне. Когато изберете този бутон, се появява падащо меню, което изброява всички в срещата. Можете да изберете на кого да предоставите контрол над екрана си. Можете да върнете контрола, като използвате същия метод.
Склонен съм да харесвам настройките по подразбиране на начина, по който Teams е подреден за повечето срещи. Екипите често вземат интелигентни решения и ще превключват между показване на хора на главния екран и показване на презентация на главния екран. Екипите също ще открият кой говори и ще увеличат видеоклипа на този човек, така че да можете да се съсредоточите върху човека, който говори.
Въпреки това, може да искате да поемете контрола и да промените начина, по който гледате на нещата. Можете да превключвате между хора и презентации, като щракнете върху видеоклиповете на участниците или презентациите. Можете също да заснемете видеоклипа на участник и да го закрепите, така че да се показва винаги. Понякога ми харесва да извадя видеоклип от Teams и да го преместя на друг монитор. Цялата тази гъвкавост ви гарантира, че можете да настроите срещата според нуждите си.
По време на среща повечето от екраните на Teams са посветени на срещата. Това е ценно, когато искате да се съсредоточите върху срещата. Въпреки това, все още можете да използвате други части на Teams, когато срещата е в ход. Например, ако има голяма среща, която трябва да слушам, но да не фокусирам цялото си внимание, ще минимизирам срещата и ще използвам други части от Teams. Минимизирането на срещата е толкова просто, колкото щракването върху друга част от Teams, като друг канал или чат. Когато щракнете извън срещата, Teams автоматично минимизира срещата в малък прозорец в горната част на левия навигационен панел, както е показано. За да се върнете към срещата и да увеличите максимално прозореца на екрана си, просто щракнете в прозореца на срещата.
Среща на екипи, която е сведена до минимум.
Как да блокирам Microsoft Word да отваря файлове в режим само за четене в Windows Microsoft Word отваря файлове в режим само за четене, което прави невъзможно редактирането им? Не се притеснявайте, методите са по-долу
Как да коригирате грешки при отпечатването на неправилни документи на Microsoft Word Грешките при отпечатването на документи на Word с променени шрифтове, разхвърляни абзаци, липсващ текст или изгубено съдържание са доста чести. Въпреки това недейте
Ако сте използвали писалката или маркера, за да рисувате върху слайдовете на PowerPoint по време на презентация, можете да запазите чертежите за следващата презентация или да ги изтриете, така че следващия път, когато го покажете, да започнете с чисти слайдове на PowerPoint. Следвайте тези инструкции, за да изтриете чертежи с писалка и маркери: Изтриване на линии една в […]
Библиотеката със стилове съдържа CSS файлове, файлове с разширяем език на стиловия език (XSL) и изображения, използвани от предварително дефинирани главни страници, оформления на страници и контроли в SharePoint 2010. За да намерите CSS файлове в библиотеката със стилове на сайт за публикуване: Изберете Действия на сайта→Преглед Цялото съдържание на сайта. Появява се съдържанието на сайта. Библиотеката Style се намира в […]
Не затрупвайте аудиторията си с огромни числа. В Microsoft Excel можете да подобрите четливостта на вашите табла за управление и отчети, като форматирате числата си така, че да се показват в хиляди или милиони.
Научете как да използвате инструменти за социални мрежи на SharePoint, които позволяват на индивиди и групи да общуват, да си сътрудничат, споделят и да се свързват.
Юлианските дати често се използват в производствени среди като времеви печат и бърза справка за партиден номер. Този тип кодиране на дата позволява на търговците на дребно, потребителите и обслужващите агенти да идентифицират кога е произведен продуктът и по този начин възрастта на продукта. Юлианските дати се използват и в програмирането, военните и астрономията. Различно […]
Можете да създадете уеб приложение в Access 2016. И така, какво всъщност е уеб приложение? Е, уеб означава, че е онлайн, а приложението е просто съкращение от „приложение“. Персонализирано уеб приложение е онлайн приложение за база данни, достъпно от облака с помощта на браузър. Вие създавате и поддържате уеб приложението в настолната версия […]
Повечето страници в SharePoint 2010 показват списък с връзки за навигация в лентата за бързо стартиране в лявата част на страницата. Лентата за бързо стартиране показва връзки към представено съдържание на сайта, като списъци, библиотеки, сайтове и страници за публикуване. Лентата за бързо стартиране включва две много важни връзки: Връзка към цялото съдържание на сайта: […]
За прости проблеми Solver в Excel обикновено бързо намира оптималните стойности на променливата Solver за целевата функция. Но в някои случаи Solver има проблеми с намирането на стойностите на променливата Solver, които оптимизират целевата функция. В тези случаи Solver обикновено показва съобщение или съобщение за грешка, което описва или обсъжда проблема, който […]
