10 съвета за използване на модула за хора на Outlook 2019s

Посочете частите от името на човек. Когато създадете нов контакт, името, което въведете в полето Пълно име, автоматично се анализира в отделни полета за Заглавие, Първо, Средно, Фамилия и Суфикс. Outlook не винаги се справя перфектно с това. Можете да получите достъп до диалогов прозорец за въвеждане на всяка от тези части от информация, като щракнете върху бутона Пълно име, докато създавате нов контакт.

Задайте реда на файла като. Настройката File As за контакт определя неговия ред в азбучното подреждане на контактите. По подразбиране това е фамилия, собствено име, но можете да промените това. Например, може да искате фирма да се показва с името на компанията, а не с фамилията на вашия контакт там. Задайте настройката File As за отделен контакт в неговия запис, като щракнете двукратно върху него от приложението People и след това промените настройката му File As в прозореца, който се показва.

Проектирайте оформлението на визитната картичка. Дизайнът на картата по подразбиране, показан в изгледа на визитка, може да бъде променен. Отворете контакт в собствен прозорец и след това в раздела Контакти щракнете върху бутона Визитна картичка и след това работете в диалоговия прозорец Редактиране на визитка, за да промените дизайна на картата и полетата, които включва.

Използвайте повече полета. Полетата, които се появяват по подразбиране за контакт, когато го отворите в собствен прозорец, са само подмножество от наличните полета. За да видите повече полета, отворете контакта и след това в раздела Контакти щракнете върху Подробности. Някои от допълнителните полета включват псевдоним, име на мениджър, съпруг/партньор, рожден ден и годишнина.

Започнете нов контакт въз основа на съществуващ. Ако имате няколко контакта, които всички работят за една и съща компания, много от полетата вероятно ще бъдат еднакви за тях, като пощенски адрес и адрес на уеб страница. За да спестите време, можете да започнете нов контакт въз основа на съществуващ. Отворете съществуващия контакт в неговия собствен прозорец и след това в раздела Контакти щракнете върху долната част на бутона Save & New, така че да се появи меню. От това меню изберете Контакт от същата компания.

Добавете нетекстово съдържание към бележките за контакт. Отворете контакт в неговия собствен прозорец и след това щракнете в областта Бележки. В раздела Вмъкване ще намерите много възможности за избор за съдържание, което можете да вмъкнете в областта за бележки, включително снимки, фигури, икона, диаграми, SmartArt, уравнения, символи и WordArt.

Маркирайте контакт като частен. Може би имате някои контакти в списъка си с контакти, които предпочитате да не споделяте. За да изключите конкретен контакт от споделяне, отворете контакта в неговия собствен прозорец и в раздела Контакти щракнете върху Частен.

Преглед на споделени контакти на някой друг. Можете да споделяте контактите си с бутона Споделяне на контакти в раздела Начало. За да видите споделените контакти на някой друг, щракнете върху бутона Отваряне на споделени контакти (в раздела Начало) и след това щракнете върху бутона Име и изберете човека, чиито контакти искате да видите. Ако този човек е споделил папката си с контакти, ще можете да я разглеждате (без всички, които са отбелязали като частни). Очевидно това работи най-добре в бизнес среда, където всички са на една и съща поща или сървър на SharePoint.

Проверете за дублиращи се контакти. Не би ли било хубаво Outlook да ви каже, ако се опитате да създадете нов контакт за някой, който вече е във вашия списък? Можете да направите това. Изберете Файл, Опции и щракнете върху Хора. В секцията Имена и архивиране поставете отметка в квадратчето Проверка за дубликати при запис на нови контакти.

Създайте нов изглед. В раздела Начало отворете галерията Текущ изглед и изберете Управление на изгледи. От там можете да създадете свой собствен персонализиран изглед. Започнете, като изберете съществуващ изглед и щракнете върху Копиране. След това изберете копието и щракнете върху Промяна. Вашият нов изглед ще се появи в текущата галерия View заедно със стандартни изгледи като визитка, телефон и списък.