10 преки пътища на Microsoft Outlook 2019, които си струва да използвате

Жонглирането с бутони, ключове и панделки може да отнеме цял ден. Този списък предлага някои преки пътища на Microsoft Outlook, които могат да ви спестят време и напрежение.

Как да използвате инструмента за нови елементи на Microsoft Outlook

За да създадете нов елемент в какъвто и модул да се намирате, просто щракнете върху инструмента в крайния ляв край на лентата. Името и външният вид на тази икона се променят, когато сменяте модули, така че тя става икона за нова задача в модула Задачи, икона за нов контакт в модула Хора и т.н. Можете също да щракнете върху инструмента Нови елементи точно вдясно, за да издърпате надолу менюто Нови елементи.

Когато изберете елемент от менюто Нови елементи, показано тук, можете да създадете нов елемент в модул на Outlook, различен от този, в който се намирате, без да променяте модулите. Например, може би отговаряте на имейл и искате да създадете задача. Щракнете върху бутона Нови елементи, изберете Задача, създайте своята задача и след това продължете да работите с имейла си.

Менюто Нови елементи ви позволява да създавате нови модули с елементи, различни от активния.

Как бързо да изпратите файл чрез имейл на Microsoft Outlook

Можете да изпратите файл чрез имейл на Outlook само с няколко щраквания на мишката, дори ако Outlook не работи. Когато преглеждате файлове във File Explorer, можете да маркирате всеки файл, който да бъде изпратен до всеки получател на имейл. Ето как:

Намерете файла във File Explorer.

Щракнете с десния бутон върху файла, който искате да изпратите. Появява се меню.

Изберете Изпрати до. Появява се друго меню.

Изберете Получател на поща. Появява се формуляр за ново съобщение. В полето Прикачени се появява икона, която представлява прикачения файл.

Въведете темата на файла и имейл адреса на лицето, на което изпращате файла. Ако искате да добавите коментари към съобщението си, въведете ги в областта за съобщения на прозореца.

Щракнете върху Изпращане. Вашето съобщение отива до получателя.

Как бързо да изпратите файл от всяко приложение на Microsoft Office

Можете да изпратите имейл до всеки документ на Office от самото приложение на Office, без да използвате имейл модула на Outlook. Ето как:

С отворен документ на Office в приложението, което го е създало, щракнете върху раздела Файл.

Изберете Споделяне. Появява се диалоговият прозорец Споделяне.

Щракнете върху един от бутоните под Прикачване на копие вместо: Word документ или PDF. Използвайте кой формат е най-подходящ за споделеното. Използвайте Word Document, ако искате получателят да може лесно да редактира файла, и използвайте PDF, ако не искате това. В Outlook се появява нов формуляр за съобщение.

Въведете темата на файла и имейл адреса на лицето, на което изпращате файла. Ако искате да добавите коментари към съобщението си, въведете ги в текстовото поле, където е иконата на файла.

Щракнете върху бутона Изпращане. Вашето съобщение отива в Изходящата кутия.

Как да превърнете съобщение в Outlook в среща

Понякога, след като сте разменили безброй имейл съобщения по дадена тема, осъзнавате, че би било по-бързо да говорите само няколко минути. Можете да превърнете имейл съобщение в среща, като щракнете върху бутона Среща в раздела Начало (от Входящата кутия, с избрано желаното съобщение). Това отваря формуляр за нова среща, за да можете да настроите среща въз основа на съдържанието на имейла.

Как бързо да намерите нещо в Microsoft Outlook

Натрупването на доста голяма колекция от елементи в Outlook не отнема много време, което след това може да отнеме много време, за да прегледате, когато искате да намерите един конкретен елемент. Outlook може да търси елементи с вашата команда, ако въведете името на това, което търсите в полето за търсене в горната част на всеки екран. Това започва бързо търсене, така че можете да стигнете до това, което искате, за миг.

Как да отменя грешки в Outlook

Ако не сте знаели за командата Отмяна, време е да чуете добрата новина: Когато направите грешка, можете да я отмените, като натиснете Ctrl+Z или като щракнете върху бутона Отмяна в лентата с инструменти за бърз достъп в горния ляв ъгъл ъгъл на екрана. Така че, не се колебайте да експериментирате; най-лошото, което трябва да направите, е да отмените! (Разбира се, по-добре е да отмените грешката си веднага - преди да направите твърде много неща.)

Как да използвате диалоговия прозорец на Outlook Go to Date

Можете да използвате диалоговия прозорец Отиди до дата, показан тук, във всички изгледи на календара. За да получите достъп до него, щракнете върху бутона Properties в долния десен ъгъл на групата Go To в раздела Начало. Като алтернатива можете да натиснете Ctrl+G като пряк път.

Диалоговият прозорец Отидете до дата.

Например, ако искате да пропуснете 60 дни напред, натиснете Ctrl+G и въведете 60 дни от сега . Календарът се премества с 60 дни напред от текущата дата.

Как да добавяте елементи към списъчни изгледи на Outlook

Много списъци на Outlook имат празно поле в горната част, където можете да въведете запис и да създадете нов елемент за този списък. Когато видите думите Щракнете тук, за да добавите нова задача, правите точно това. Просто щракнете върху полето и въведете новия си елемент.

Как да изпращате повтарящи се съобщения чрез имейл на Microsoft Outlook

Ако имате съобщения, които изпращате многократно, съхранете текста като бързи части, за да спестите време. Например, ако пишете статия за аксесоарите на Outlook, можете да изпратите съобщение до всяка компания, която срещнете, която произвежда неща за Outlook. Съобщението може да гласи нещо подобно:

В момента пиша статия за Microsoft Outlook и бих искал да оценя вашия продукт, XXX, за обсъждане в моята статия. Бихте ли ми изпратили комплект за пресата?

Когато намерите нов доставчик на аксесоари за Outlook в Интернет, ще изпълните следните стъпки:

Адресирайте имейл съобщението си. Щракнете върху имейл адреса на компанията във вашия браузър.

Щракнете върху раздела Вмъкване.

Щракнете в областта на тялото на съобщението и след това щракнете върху бутона Бързи части.

Изберете елемента за автотекст, който сте запазили. Променете XXX на името на продукта.

Щракнете върху бутона Изпращане. Можете да изпратите заявка за по-малко от 30 секунди и да преминете към следващата си задача.

За да използвате тази функция, първо трябва да съхранявате текстови блокове в бързи части:

В имейл съобщение, среща, запис на контакт, среща или задача въведете и изберете текста, който искате да използвате многократно.

Щракнете върху раздела Вмъкване.

Щракнете върху бутона Бързи части, разположен в групата Текст.

Щракнете върху Save Selection to Quick Part Gallery. Можете да създавате групи от текст за бърза част за различни цели. Например, можете да генерирате уводен или заключителен текст за различни типове съобщения и след това да съхранявате този текст в галерията под Въведение или Закриване.

Как да изпратите повторно съобщение в Outlook

Понякога трябва да напомните на някой, който е забравил да направи нещо, което сте го помолили да направи. Можете да съставите изцяло ново съобщение, което да напомня на този човек колко пъти вече сте му напомняли. Но е по-бързо и по-лесно да направите това:

Отидете в папката си Изпратени.

Щракнете двукратно върху съобщението, което сте изпратили последния път.

Щракнете върху Действия.

Изберете повторно изпращане на това съобщение. Можете също да добавите изречение, което гласи „В случай, че това не ви достигне, ето още едно копие.“