10 неща, които не можете да правите с Outlook

Отнема само няколко минути, за да разберете нещо, което една програма може да направи, и можете да прекарате цял ден, опитвайки се да разберете нещо, което програмата не може да направи. Имайте предвид, че Microsoft Outlook не може да направи тези десет неща, когато го получите за първи път. Тъй като можете да препрограмирате Outlook с Visual Basic, обаче, умен човек може да накара Outlook да прави много от тези неща, като създаде макроси за пряк път.

Създайте унифицирана входяща кутия в Microsoft Outlook

Много хора имат повече от един имейл адрес; доста често е да се разделят бизнес и лични имейл акаунти. И почти всеки днес използва имейл на повече от едно устройство – обикновено компютър и мобилен телефон. Но вашата настолна версия на Outlook 2019 не може да създаде единна обединена входяща кутия, ако използвате вида имейл, създаден за множество устройства – известен също като IMAP. Версиите на Outlook за Android и iPad предлагат унифицирана входяща кутия, но не и огромната, почтена настолна версия. Това би било много удобно, но не се случва в тази версия.

Ако наистина е важно да имате една входяща кутия за всичките си акаунти, ето заобиколно решение. Конфигурирайте всичките си имейл акаунти за POP достъп, когато ги настроите в Outlook, и изберете да конфигурирате ръчно акаунта (разширени настройки). Когато бъдете подканени дали да създадете нов файл с данни или да използвате съществуващ, изберете съществуващ (като outlook.pst). Направете това със същия съществуващ файл с данни за всеки имейл акаунт.

Поставете телефонен номер в календара си

Когато въвеждате среща, би било хубаво Outlook да може да потърси телефонния номер на човека, с когото се срещате, и да вмъкне този номер в записа на срещата. Много смартфони могат да направят това чрез функция за търсене на адреси, но не можете да накарате Outlook да последва примера. Може би друг път.

Отворете съобщение от екрана за четене

Ако сте като много хора, списъкът с имейл съобщения, които съхранявате в Outlook, служи като исторически запис на всичко, което правите. Може би от време на време прелиствате съобщенията си напред-назад, за да разберете какво сте изпратили на кого и кога. Ако списъкът ви е сравнително дълъг и изберете едно съобщение за показване в екрана за четене и след това превъртите списъка, за да видите друго съобщение, не можете просто да щракнете с десния бутон върху екрана за четене, за да отворите съобщението, което преглеждате . Не изглежда, че би било ужасно трудно за Microsoft да включи команда с десния бутон, за да отвори съобщението в екрана за четене, но не е там.

Извършете двустранен печат

Някои хора обичат да отпечатват графика си и да го държат в папка, за да изглежда точно като една от онези старомодни книги за планиране. Единственият проблем с това е, че Outlook не знае как да реорганизира отпечатаните страници според това дали страницата е от лявата или дясната страна на книгата, когато я погледнете. Това е много малка приказка, но ако е важно за вас, извинете – ще трябва да живеете с едностранния печат.

Търсете и заменете регионалните кодове

Изглежда, че хората в телефонната компания сменят регионалните кодове по-често, отколкото сменят чорапите си тези дни. Ако трябва да промените всичките си 312s на 708s, Outlook не може да направи това автоматично; ще трябва да ги сменяте един по един. Microsoft наистина предложи помощна програма за промяна на руските регионални кодове, но що се отнася до регионалните кодове в Съединените щати — nyet!

Отпечатайте списък с присъстващите на срещата

Понякога, когато се подготвяте за голяма среща, която сте организирали чрез Outlook, особено ако е конферентен разговор, е хубаво да държите под ръка списък с присъстващите. Да, можете да запазите елемента от срещата отворен в календара си, но това няма да работи, ако провеждате срещата и правите презентация.

Увеличете типа в полето Местоположение на календара

В наши дни в Outlook често се организират конферентни разговори и е обичайно номерата за набиране да се поставят в полето за местоположение на формуляра за календар. Освен ако нямате очи като ястреб, тези малки и малки числа могат да бъдат трудни за дешифриране, особено когато набирате набързо - веднага след като излезете от последния си конферентен разговор. Препоръчвам лупа.

Създайте записи за контакти за всички получатели на имейл

Когато получите имейл съобщение, адресирано до цяла група хора, можете да създадете списък за разпространение от това съобщение, като копирате всички получатели в група. Можете също да превърнете съобщение от един човек в индивидуален запис за контакт, като плъзнете съобщението до иконата Хора. Но ако искате да създадете записи за контакти за група хора, трябва да създадете запис за контакт за всеки отделен човек поотделно – без плъзгане и пускане и без копиране и поставяне.

Проследявайте часовите зони за срещи

Не е необичайно да използвате Outlook за организиране на конферентни разговори или срещи по Skype между хора в много различни часови зони. Инструментът за планиране в календара на Outlook показва работното време на всеки човек — ако те са го настроили — но всъщност не показва кое време на деня е в местоположението на всеки човек. Когато трябва да настроите обаждане, което ще се случи в ужасен момент за някого, добре е да знаете колко точно е ужасно. По този начин можете да го направите малко по-малко ужасен. Има уебсайтове, които ви помагат да разберете времето в множество часови зони, но те не включват информацията за наличност, която получавате в Outlook. По този начин трябва да гадаете наведнъж и след това да се извинявате, когато отгатнете погрешно.

Лесно архивирайте данните на Outlook

Много хора съхраняват най-критичната си бизнес информация в Outlook — информация, която е толкова ценна, че загубата й на практика може да затвори бизнес или да сложи край на кариера. Не е шега.

Но след повече от 20 години на пазара, Outlook никога не е получил приличен инструмент за защита на собствените си данни от загуба. Да, всеки знае, че трябва редовно да архивирате всички данни на компютъра си и можете да правите копия на критичните си данни в Outlook (някои от тези малки клавиши на паметта могат да свършат работата и можете да запазвате данни от Outlook на ръчен компютър, ако е необходимо ), но е малко обезпокоително, че такава функция никога не е била добавена към самия Outlook. Ако обаче получавате имейл услугата си чрез Microsoft Office 365, всичките ви данни в Outlook се съхраняват безопасно в облака, така че това вероятно е най-добрата ви предпазна мярка.

Още 10 неща, които Outlook не може да направи за вас

Уви, Outlook има недостатъци и по някои други начини, въпреки че така или иначе може да предпочетете да направите тези неща за себе си.

Outlook не може:

• Направете електрическата пързалка.
• Пуснете „My Melancholy Baby“ вместо вас.
• Татуирайте името на вие-знаете-кой на вашето ви-знаете-какво.
• Хванете зайчето с енергия.
• Спрете кариеса.
• Поемете опасността! Предизвикателство.
• Помага да отслабнете с 10 паунда.
• Борба кметството.
• Правете милиони, докато спите.
• Намерете г-н Прав (освен ако не ми изпратите имейл).

О, добре. Освен всичко това, това е доста чиста програма. Можете да спестите много време и да работите по-гладко, като овладеете всички неща, които Outlook може да направи за вас.