10 начина да направите Office 2019 по-лесен за използване

Ако досега не сте забелязали, в Office 2019 са заровени много функции, от които вероятно нямате нужда през повечето време. Въпреки това, ако сте твърд потребител на Office 2019, може да искате да надникнете в някои от по-разширените функции, които са налични, за да улеснят живота си.

Въпреки че тези разширени функции може да отнеме време за научаване и овладяване, може да откриете, че усилията си заслужават, за да накарате Office 2019 да се държи точно така, както искате. Най-хубавото е, че можете да научите тези нови функции, като играете с тях на работа – така че можете да научите нещо ново и да получавате заплащане за това едновременно.

Създайте (и използвайте) свои собствени добавки за Office

Ако сте като повечето хора, вероятно просто искате да използвате програма, да я накарате да прави това, което ви трябва, и след това да се приберете вкъщи. Ако обаче установите, че искате Office 2019 да направи нещо повече, може да искате да отделите известно време, за да разработите свои собствени приложения за Office 2019.

За да създадете приложения за Office 2019, трябва да използвате стандартни езици за програмиране като HTML5, JavaScript, CSS3 (каскадни стилови таблици) и XML. Създавайки свои собствени приложения за Office 2019, можете да разширите възможностите на Office 2019. Ако създадете особено полезно приложение, можете дори да го продадете или подарите. За да научите повече за създаването на свои собствени приложения за Office 2019, вижте краткия урок за това как да създадете първото си приложение за Office 2019 ).

Ако не искате да създавате свои собствени приложения на Office, щракнете върху раздела Вмъкване и след това щракнете върху иконата Магазин. Сега можете да разглеждате добавките на Office, които други хора са създали за използване (безплатно или срещу цена). Като изтеглите и инсталирате добавки за Office, можете да увеличите възможностите на Office.

Сътрудничество с раздела за преглед на Office 2019

Ако вие сте единственият човек, който трябва да редактира, преглежда и използва вашите документи на Office 2019, можете спокойно да пропуснете този раздел. Въпреки това, ако сте като много хора, трябва да си сътрудничите с други.

Старомодният начин на сътрудничество означаваше отпечатване на хартиени копия, изпращане на други и писане директно върху тях. С Office можете да маркирате, маркирате и редактирате документи по електронен път, така че да можете да разпространявате файлове по имейл или чрез мрежа. Всеки път, когато някой направи промяна в документ, Office 2019 проследява промените с различен цвят и идентифицира сътрудника по име. Сега можете да видите кой какво е написал и избирателно да запазите коментарите, които са най-ценни, и да игнорирате тези, които не ви харесват.

Някои от по-полезните команди, скрити в раздела Преглед, са

• Нов коментар: Вмъква коментар директно в документ, без да засяга съществуващия текст.
• Проследяване на промените: Откроява всеки нов текст или данни, които някой добавя към или изтрива от съществуващ документ.
• Сравнение: Разглежда два файла и подчертава разликите между двата. Този инструмент също ви дава възможност за селективно сливане на промените в един документ.

С помощта на функциите, съхранени в раздела Преглед, можете да изпратите множество копия на файл на други, да позволите на всеки да прави коментари, да маркира текста, да мести данни и след това да обедините коментарите и промените на всички в единна, окончателна версия.

Използване на раздела Препратки на Word 2019

Повечето хора използват Word само за да пишат писма или кратки отчети. Ако трябва да създавате по-дълги документи, може да се интересувате от използването на някои от следните функции, заровени в раздела Референции на Word:

• Съдържание: Създава таблица на съдържанието въз основа на стиловете на заглавката, използвани в документ
• Вмъкване на бележка под линия: Създава бележка под линия в долната част на страницата
• Вмъкване на крайна бележка : Създава списък с бележки в края на документ
• Вмъкване на надпис: Автоматично номерира фигури, таблици или уравнения
• Вмъкване на таблица с фигури: Създава списък с фигури, таблици или уравнения, които сте създали с помощта на командата Вмъкване на надпис
• Маркиране на запис: Маркирайте думи или фрази, които да се показват в индекс
• Вмъкване на индекс: Създава индекс на базата на думи или фрази, маркирани с командата Маркиране

Използване на раздела Данни на Excel 2019

Повечето хора въвеждат данни директно в работен лист на Excel и след това манипулират тези данни чрез формули или други команди. Можете обаче също така да проектирате работен лист и след това да импортирате данни от друго място (като борсови котировки, които извличате от уебсайт), текстов файл, база данни на Access или дори файл на база данни, създаден от друга програма (като древна dBASE база данни).

Следват някои от функциите, налични от иконата Получаване на външни данни в раздела Данни на Excel:

• От таблица/обхват: извлича данни от таблица или диапазон на Excel
• От уеб: Извлича данни, съхранявани в таблица на уеб страница
• От текст/CSV: Извлича данни, съхранени като ASCII текстов файл
• Получаване на данни: Извлича данни, съхранявани в други източници, като SQL Server или XML файл

Запазване и изпращане на файлове на Office 2019

Традиционният начин да изпратите файл на някого е да запазите файла си, да заредите вашата програма за електронна поща (като Outlook), да създадете ново съобщение, да прикачите файла си (ако можете да си спомните къде сте го съхранили) и да го изпратите през интернет .

Ето по-бърз начин за изпращане на файл:

Във файла, който искате да изпратите, щракнете върху раздела Файл.

Щракнете върху Споделяне.
Появява се прозорецът Споделяне.

Щракнете върху Имейл и след това щракнете върху едно от следните:

• Изпращане като прикачен файл: Прикачва файла на Office 2019. Получателите ще могат да преглеждат и редактират този файл само ако имат и Office 2019.
• Изпращане на връзка: Изпраща връзка към файл, когато си сътрудничите в локална мрежа.
• Изпращане като PDF: Преобразува файла в PDF (Portable Document Format), преди да го прикачите към съобщението. Получателите, които нямат специален софтуер за редактиране на PDF, ще могат да преглеждат файла, но не и да го редактират.
• Изпращане като XPS: Преобразува файла във формат XPS (Open XML Paper Specification), преди да го прикачите към съобщението. Получателите ще се нуждаят от програма, която може да отваря и показва XPS файл, който запазва форматирането и работи подобно на PDF файл.

Шифроване на файл на Office 2019

След като създадете файл в Office 2019, може да искате да го покажете на други, но да не позволявате на някой друг да го променя. Можете да се доверите, че никой няма да обърка вашия файл, но по-добрият вариант е да го защитите с парола, така че никой да не може да го променя без ваше разрешение.

За да защитите файл с парола, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху раздела Файл.

Щракнете върху Информация и след това щракнете върху бутона Защита (като Защита на документа или Защита на презентация).
Появява се меню.

Щракнете върху Шифроване с парола.
Появява се диалогов прозорец за шифроване на документ.

Въведете парола и след това щракнете върху OK.

Ако забравите паролата си, няма да имате достъп до собствения си файл, така че не забравяйте да запомните паролата си. Много компании на трети страни продават инструменти за разбиване на пароли за извличане на паролата за файлове на Office 2019. Тези инструменти могат да бъдат полезни, ако забравите собствената си парола, но могат да се използват и от злонамерени хора, така че не мислете, че паролите сами по себе си могат да защитят вашите документи на Office 2019 от любопитни очи.

Запазване на файлове на Office 2019 в облака

В старите времена всеки записваше файлове директно на твърдия диск на компютъра си. Въпреки че този метод работеше, имаше проблеми. Ако сте взели лаптоп, но сте забравили да копирате важен файл от работния плот, вашият лаптоп би бил по същество безполезен.

Ето защо Microsoft предлага OneDrive, тяхната базирана в облак услуга, която ви позволява да запазвате файлове през интернет във вашия акаунт в OneDrive. След като запишете файл в OneDrive, можете да получите достъп до този файл от всеки компютър, който има достъп до интернет. Така например можете да съхранявате важни файлове в OneDrive от вашия настолен компютър и след това да вземете лаптоп и да получите достъп до същите файлове в OneDrive. Сега, вместо да имате две копия на файл (едно на вашия работен плот и едно на вашия лаптоп), имате само един файл в OneDrive. Това елиминира необходимостта от следене на множество копия на един и същ файл.

Съхраняването на файлове в OneDrive има друго предимство, тъй като позволява многократно сътрудничество върху един и същ файл. Ако сте в Берлин, а вашият колега е в Токио, можете както да осъществявате достъп, така и да редактирате един и същ файл в OneDrive. Като запазвате файлове в OneDrive, можете да получите достъп до тях по всяко време и да ги споделите с други.

За да запазите файл в OneDrive, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху раздела Файл.

Щракнете върху Запиши като.
Появява се меню.

Щракнете върху OneDrive.

Игнориране на глупавата лента на Office 2019

Въпреки че лентата на Office представлява по-визуален начин за използване на Microsoft Office, някои хора все още предпочитат класическия интерфейс на падащото меню на предишните версии на Microsoft Office. Тези, които не искат да се откажат от познанията си с падащите менюта, могат да закупят допълнителна програма, наречена Classic Menu for Office .

Тази програма по същество връща вашите падащи менюта, за да можете да избирате между лентата на Office и традиционните падащи менюта. Сега можете да имате най-доброто от двата свята, без да се отказвате от нито един.

Основният недостатък на тази програма за добавки е, че ако трябва да използвате нечие друго копие на Office 2019, което няма инсталирана тази добавка, може да се почувствате изгубени, опитвайки се да използвате лентата самостоятелно. Поради тази причина е добра идея да се запознаете с лентата на Office и да използвате това класическо меню за добавка на Office, за да ви помогне да направите прехода от по-стара версия на Office към Office 2019.

Намерете още шаблони за Office 2019

Шаблоните ви помагат бързо и лесно да създавате добре проектирани и професионално форматирани документи. Програми като Word, Excel, PowerPoint и Access предлагат много шаблони, от които да избирате, но това не са единствените шаблони, които можете да намерите и използвате.

Microsoft предлага онлайн списък с шаблони , а много компании предлагат и уникални шаблони. Avery , популярна компания за пощенски етикети, предоставя шаблони, предназначени за отпечатване на пощенски етикети, визитни картички и други специализирани документи.

Ако търсите шаблони за Microsoft Office в любимата си търсачка, вероятно ще намерите много компании, предлагащи шаблони на Microsoft Office, които можете да изтеглите и използвате безплатно.

Използвайте Microsoft Office навсякъде

Когато използвате OneDrive , имате достъп до вашите файлове от всеки компютър. За по-голяма гъвкавост помислете за използването на Office 365, Office за Android или Office за iOS.

Office 365 работи изцяло във вашия браузър, което означава, че можете да използвате всеки компютър, който може да се свърже с интернет, като например компютър с Linux или Chromebook, за да създавате и редактирате документи на Microsoft Office. Ако искате да използвате различни типове компютри и все още използвате Microsoft Office, ще искате Office 365.

Office за Android ви позволява да стартирате Word, Excel, PowerPoint и Outlook на всеки смартфон или таблет с Android. Office за iOS ви позволява да стартирате Word, Excel, PowerPoint и Outlook на iPhone или iPad.

С Office за Android или Office за iOS можете да създавате и редактирате документи на Microsoft Office на любимия си мобилен компютър. Сега ще можете да използвате Microsoft Office, където и да отидете.