Вашият абонамент за Microsoft 365 Business включва достъп не само до настолното приложение на пакета Microsoft Office, но и до неговите мобилни версии. Мобилните приложения на Office са оценени високо в различните мобилни платформи. Всеки ден милиони информационни работници по целия свят, включително и аз, активно използват тези приложения, за да вършат работа, без да са привързани към офис бюро.
Тук ще научите десет съвета за производителност, налични в Microsoft 365 Business. Използвайте тези съвети като част от вашата кампания за осиновяване, за да стимулирате използването на услугата и да намалите обажданията за поддръжка към вашия ИТ екип. Можете уверено да споделите тези съвети с крайните си потребители, знаейки, че данните на вашата организация са защитени и управлявани.
Обърнете внимание на известията в центъра за администриране на Microsoft 365. Бъдете нащрек за нови функции, за да останете в крак с допълнителните съвети за производителност, които можете да споделите с крайните си потребители.
Да приемем, че започвате да четете документ на Word в офиса си и след това разбирате, че трябва да изключите компютъра си, за да стигнете до лекарска среща. Пристигате в кабинета на вашия лекар и ви е казано да изчакате в приемната, докато някой е готов да ви види. Разочаровани, че наличните списания са непривлекателни, с облекчение си спомняте, че имате своя смартфон — а лекарският кабинет позволява използването на мобилни устройства.
Изваждате смартфона си, стартирате мобилното приложение Word, което е регистрирано с вашия акаунт в Office 365 и воаля! Последният документ, който сте чели в офиса си, е посочен в списъка Последни документи. Започвате да четете документа и го затваряте, когато сте готови. Все още чакате лекаря, така че отново разглеждате приложението си Word и виждате, че списък с документи е споделен с вас и се нуждае от вашето внимание. Отваряте един, за да започнете да редактирате, и след това се извиква вашето име. Няма проблем. Вероятно ще имате време да завършите редактирането на документа, след като стигнете до вътрешната чакалня.
Сигурното споделяне на документи с други членове във вашата организация от мобилно устройство е подобно на споделянето на документ от настолен компютър. Microsoft инвестира сериозно в това да направи мобилните изживявания в Office 365 възможно най-безпроблемни, така че вашата производителност — на настолен компютър или мобилно устройство — да не понесе удар.
Да предположим, че сте на път за работа и получавате имейл от ръководителя на проекта си с молба бързо да съставите презентация за началната среща на вашия екип по проекта. Докато седите в автобуса на път за работа, смятате, че можете да използвате 30-минутното пътуване до работното място, за да направите нещо продуктивно. Така че стартирате приложението PowerPoint на телефона си и започнете да създавате своята презентация. Завършвате презентацията и я запазвате във вашата папка OneDrive, но след това разбирате, че един слайд се нуждае от приноса на вашия мениджър на проекта.
Поглеждате часа и забелязвате, че имате още пет минути, преди да стигнете до вашата дестинация. Връщате се към вашата презентация и докоснете иконата Споделяне, докоснете бутона Покани хора и въведете имейл адреса на вашия мениджър на проекта. Тъй като приложението по подразбиране има достъп за редактиране, отивате директно в областта за съобщения, за да напишете бързо съобщение, като помолите вашия мениджър на проекта за въвеждане. Докоснете бутона Изпращане и след това докоснете Готово. Системата изпраща имейл до вашия проектен мениджър със защитена връзка към документа, за да може тя да започне да редактира.
Десет минути по-късно, слизайки от автобуса и влизайки в офиса ви, вашият ръководител на проекта ви вижда. Объркана, тя те поглежда и пита: „Не ти ли изпратих имейл преди час? Как успяхте да получите тази презентация във входящата ми кутия, преди дори да пристигнете на работа? Хвърляте поглед към своя герой, IT администраторът, който седи наблизо.
Случва се. Финализирате документ и го изпращате на куп хора и след това разбирате, че трябва да промените една ключова част от информацията в документа. Та какво правиш? Изпращате имейл на всички, като им казвате да игнорират предишния ви имейл и че ще изпратите актуализирана версия на документа. Проблемът е, че няколко души вече бяха отговорили със свои собствени актуализирани версии, така че сега трябва да консолидирате техните отзиви в актуализирания документ и след това да изпратите документа обратно на всички. През цялото време се надявате да не попаднете в кошмар на дървото на имейлите, където хората просто продължават да изпращат по имейл своите собствени нови версии на документа напред-назад.
За щастие не е нужно да живеете в този кошмар. Ако започнете да използвате функциите за съавторство на приложенията на Office във вашия абонамент за Microsoft 365 Business , всеки от вашия екип може да работи върху един и същ документ — да прави редакции и актуализации и да вижда коментарите на другия — в реално време! Функциите за съавторство на Office също работят безпроблемно във версиите на мобилни приложения.
В социални медии като Facebook или Twitter, @споменаванията са чудесен начин да маркирате хората и да им уведомите, че искате тяхното внимание. Просто напишете @, последвано от името на човека, когото искате да маркирате. Докато въвеждате името, се показва списък с предложения, така че не е нужно да въвеждате цялото име.
Е, познайте какво? @споменаванията вече са част от вашия офис пакет! В Outlook, например, можете да @споменете колега в тялото на имейл или в покана за среща и системата автоматично ще добави споменатия потребител в реда До на имейла или поканата за среща.
Както във Facebook, когато @споменете някого, пълното име се добавя автоматично към съобщението. Ако искате съобщението да звучи по-подобно на начина, по който обикновено се отнасяте към вашия колега, можете да изтриете част от споменаването, така че да показва само първото име, например. Не се притеснявайте, имейл адресът в реда До ще остане непокътнат.
Ако установите, че много хора се опитват да привлекат вниманието ви с @споменавания, можете да филтрирате пощенската си кутия, за да покажете само имейлите, където сте били @споменати. За да направите това, щракнете върху стрелката до Всички в списъка със съобщения и след това щракнете върху Споменатата поща. Тази функция работи както във версиите на Outlook за Windows, така и за Mac.
Office 365 съавтор на документи в реално време с множество хора. Тази функция е страхотна, защото всички имате работа с един източник на истина. Но какво ще стане, ако един ден отворите документ и разберете, че някой е изтрил цял параграф, който старателно сте написали предишния ден?
Е, можете да изпратите имейл на всички и да помолите виновника да си признае. Или можете да отидете по стелт маршрут и просто да прегледате историята на версиите на документа, за да видите дневник на различните версии, които са били запазени, заедно с името на човека, който го е запазил, и времеви печат на кога версията е била запазена. Можете дори да отворите предишната версия на документа и да го възстановите.
За да покажете историята на версиите в Microsoft Word, щракнете върху името на файла в горната лента и след това щракнете върху История на версиите. Екранът с хронология на версиите се появява вдясно на екрана, осигурявайки бърз достъп до версиите на документа и името и иконата на автора на версията.
Достъп до историята на версиите от Microsoft Word.
В уеб версията щракнете върху иконата История в горния десен ъгъл, за да се покаже екранът История на версиите.
Тази функция не само подобрява производителността, но и насърчава хармонията, когато се използва правилно!
Представете си, че участвате в интервю на живо, излъчвано по целия свят, обсъждайки последствията от импийчмънта на президент на Южна Корея, когато вашето малко дете прекъсне интервюто ви, като влезе в домашния ви офис и започне да танцува. Сега си представете, че ситуацията се влошава още повече, когато вашето бебе в проходилка се тъпче в стаята, последвано от паникьосания ви съпруг, който се опитва да измъкне и двете деца от стаята. Е, това наистина се случи и създаде забавно вирусно видео през март 2017 г., когато професор Робърт Кели беше интервюиран от BBC.
Новата възможност за Blur My Background в Microsoft Teams избягва този сценарий. Ако насрочите среща с Teams, щракнете върху бутона Още опции (...) и след това щракнете върху Blur My Background, всичко зад вас ще бъде леко замъглено.
Представете си колко по-продуктивни ще бъдете сега, когато знаете, че можете да пропуснете пътуването до работното място, да провеждате видеоконферентни срещи от домашния си офис и да изглеждате професионално, без да се притеснявате, че децата или кучето ви ще дойдат по време на срещата ви и ще ви разсейват. Вероятно професор Кели ще хареса тази функция. Но отново, ако неговото весело интервю не се беше случило, той нямаше да вдъхнови хората от Microsoft да добавят тази функция.
Нека си го кажем. Не всички от нас са надарени с таланта да създават презентации, които изпъкват и привличат вниманието на хората. Освен ако не сте един от тези креативни, създаването на презентация, достойна за TED, е недостъпно.
Има добри новини за всички хора, предизвикани от дизайна! С помощта на изкуствен интелект (AI), създаването на PowerPoint презентации, които имат докосване на високоплатен маркетинг гуру, вече е постижимо.
В настолната или уеб версията на PowerPoint стартирайте нова презентация. Просто включете детайлите, които искате да предадете във вашия слайд, и не се притеснявайте за външния вид и усещане. Когато приключите, отидете на раздела Дизайн на лентата и щракнете върху бутона Идеи за дизайн. Технологията AI в Office 365 автоматично генерира някои дизайнерски идеи, от които да избирате.
Функцията „Идеи за дизайн“ в PowerPoint.
Като облачна услуга, Office приложенията в Office 365 стават по-умни с течение на времето. Машинното обучение и изкуственият интелект позволяват на приложенията на Office като Word, Excel, PowerPoint и Outlook да се адаптират към начина, по който работите, спестявайки ви време и дори подобрявайки уменията ви за писане.
Една от тези разузнавателни услуги е функцията Dictate, която ви позволява да диктувате текст, вместо да пишете. В Microsoft Word бутонът Диктуване е в раздела Начало на лентата. Ако използвате Outlook, стартирайте нов имейл, отидете в раздела Съобщение и след това щракнете върху бутона Диктуване. Когато иконата за диктовка стане червена, можете да започнете да говорите. Докато говорите, в документа ви се появява текст. Просто се уверете, че вашият микрофон е активиран и че говорите ясно и разговорно.
Можете да вмъкнете пунктуация, като кажете името на пунктуацията. Например, в края на изречението кажете „точка“ или „въпросителен знак“ или „удивителен знак“. Ако искате да започнете нов параграф, кажете „нов параграф“.
Какво чакаш? Опитайте тази функция на Microsoft 365!
Производителността в Office 365 е проектирана да отговори на нуждите на хора от цял свят с различни способности. Диктувайте, Кажете ми, който дава бърз достъп до команди, без да преминавате през различните раздели на лентата, и Достъпността, която работи безпроблемно с екранни четци, са само някои от функциите в Office 365, които стимулират производителността и насърчават включването на работното място .
Още една чудесна функция, която ще намерите в приложенията на Office, е функцията за четене на глас в Word. Въпреки че се рекламира като една от възможностите в Инструментите за обучение в Office, особено полезна за хора с дислексия, функцията Четене на глас е чудесна за корекция, тъй като подчертава текста при четене на всяка дума.
Бонус за хора, чийто първи език не е английски, функцията Read Aloud също е чудесен инструмент за научаване как се произнасят думите.
Опитайте тази функция и вижте дали можете да я включите в работния си процес. Бутонът Четене на глас се намира в раздела Преглед в Microsoft Word.
Приятно четене на глас!
Случвало ли ви се е да губите 30 минути в търсене на документ, върху който сте работили преди няколко дни, но не можете да си спомните къде е бил запазен? Или да прегледате историята на сърфирането си, за да намерите търсене, което сте направили за проект за обновяване?
Ако сте имали това неприятно преживяване, ще се радвате да разберете, че не е нужно да губите време отново по този начин. Функцията Timeline в Windows 10 ви помага да възстановите загубената производителност, като ви позволява да виждате всичките си дейности в рамките на до 30 дни на един екран.
Изображението по-долу показва екранна снимка на времевата линия на Windows. Лентата на плъзгача вдясно ви позволява да отидете в различни моменти във времето и да видите вашата активност. Можете също да използвате полето за търсене, за да извършите търсене по ключови думи за вашите дейности.
Функция на Windows Timeline.
За да активирате функцията на Windows Timeline, щракнете върху бутона Task View до лентата за търсене на Cortana или натиснете клавишите Windows и Tab.
Така че продължете и продължете откъдето сте спрели с Windows Timeline. Може да не можете да се върнете назад във времето, но поне винаги можете да се върнете назад във времевата линия!
Как да блокирам Microsoft Word да отваря файлове в режим само за четене в Windows Microsoft Word отваря файлове в режим само за четене, което прави невъзможно редактирането им? Не се притеснявайте, методите са по-долу
Как да коригирате грешки при отпечатването на неправилни документи на Microsoft Word Грешките при отпечатването на документи на Word с променени шрифтове, разхвърляни абзаци, липсващ текст или изгубено съдържание са доста чести. Въпреки това недейте
Ако сте използвали писалката или маркера, за да рисувате върху слайдовете на PowerPoint по време на презентация, можете да запазите чертежите за следващата презентация или да ги изтриете, така че следващия път, когато го покажете, да започнете с чисти слайдове на PowerPoint. Следвайте тези инструкции, за да изтриете чертежи с писалка и маркери: Изтриване на линии една в […]
Библиотеката със стилове съдържа CSS файлове, файлове с разширяем език на стиловия език (XSL) и изображения, използвани от предварително дефинирани главни страници, оформления на страници и контроли в SharePoint 2010. За да намерите CSS файлове в библиотеката със стилове на сайт за публикуване: Изберете Действия на сайта→Преглед Цялото съдържание на сайта. Появява се съдържанието на сайта. Библиотеката Style се намира в […]
Не затрупвайте аудиторията си с огромни числа. В Microsoft Excel можете да подобрите четливостта на вашите табла за управление и отчети, като форматирате числата си така, че да се показват в хиляди или милиони.
Научете как да използвате инструменти за социални мрежи на SharePoint, които позволяват на индивиди и групи да общуват, да си сътрудничат, споделят и да се свързват.
Юлианските дати често се използват в производствени среди като времеви печат и бърза справка за партиден номер. Този тип кодиране на дата позволява на търговците на дребно, потребителите и обслужващите агенти да идентифицират кога е произведен продуктът и по този начин възрастта на продукта. Юлианските дати се използват и в програмирането, военните и астрономията. Различно […]
Можете да създадете уеб приложение в Access 2016. И така, какво всъщност е уеб приложение? Е, уеб означава, че е онлайн, а приложението е просто съкращение от „приложение“. Персонализирано уеб приложение е онлайн приложение за база данни, достъпно от облака с помощта на браузър. Вие създавате и поддържате уеб приложението в настолната версия […]
Повечето страници в SharePoint 2010 показват списък с връзки за навигация в лентата за бързо стартиране в лявата част на страницата. Лентата за бързо стартиране показва връзки към представено съдържание на сайта, като списъци, библиотеки, сайтове и страници за публикуване. Лентата за бързо стартиране включва две много важни връзки: Връзка към цялото съдържание на сайта: […]
За прости проблеми Solver в Excel обикновено бързо намира оптималните стойности на променливата Solver за целевата функция. Но в някои случаи Solver има проблеми с намирането на стойностите на променливата Solver, които оптимизират целевата функция. В тези случаи Solver обикновено показва съобщение или съобщение за грешка, което описва или обсъжда проблема, който […]
