10 златни правила за управление на проекти

Когато започнете да използвате Project 2016, често срещаните поговорки (или афоризми, аксиоми и предписания) тук могат да ви помогнат да си припомните основните принципи за управление на проекти. Залепете ги на стената на вашия офис, за да можете да ги преглеждате през целия работен ден.

Карай с това

Планирането на подвижни вълни е отличен начин за опростяване на управлението на проект. Не планирайте по-далеч в бъдещето, отколкото можете да видите – и не планирайте по-подробно, отколкото има смисъл. Когато проектът е нает за първи път, имате само важни дати. Когато започнете да разбирате повече за проекта, можете да дефинирате жизнения цикъл на проекта и ключовите резултати, които да бъдат създадени във всяка от неговите фази.

Изградете проекта на етапи. Започнете с началните фази и попълнете подробни задачи, последователности, ресурси и продължителност. Оставете по-късните фази на високо ниво на детайлност; по този начин ще имате по-малко работа за преработка на по-късни задачи, които просто не могат да бъдат предвидени в началото на проекта. Освен това ще имате по-малко нужда да манипулирате базовата линия на тези по-късни задачи: ако задачите са твърде далеч в бъдещето, техните времеви изисквания няма да съвпадат с ресурсите, които първоначално сте задели за тях.

Когато е в началото на играта, избягвайте да се ровите в детайли на задачи, които са далеч в бъдещето. Project може да ви помогне с планирането на подвижната вълна, когато използвате тези функции на програмата:

• Изглед на мрежова диаграма: Помага ви да визуализирате графично фазите на проекта
• Хронология: Показва важни етапи, резултати и фази на високо ниво
• Разширяване и свиване на задачата: Позволява ви да скриете или покажете фазите на проекта

Поставете патиците си в редица

Преди да започнете да създавате проекта, направете домашната си работа. Ако нямате цялата информация, от която се нуждаете, когато седнете пред компютъра, за да работите с Project, вие непрекъснато ще спирате, ще планирате по средата и ще бягате, за да намерите информацията – не е ефективен начин за работа.

Преди да седнете да съставите график на проекта, помислете за следната информация за проекта:

• Проверка на реалността на основните очаквания: Въз основа на вашия опит в управлението на подобни проекти с течение на времето, определете дали резултатите, бюджетът и предварителният график са в рамките на разумното. Решете дали да обсъдите промените в обхвата и бюджета, за да избегнете проект, който е нереалистичен от самото начало.
• Информация за ресурса: Ако ресурсът е човек, запишете пълното име на ресурса, информацията за контакт, уменията, цената, графика, конфликтите във времето, името на мениджъра и информацията за контакт с мениджъра. За оборудване или съоръжения намерете неговата наличност и цена.
• Структура на екипа: Определете дали един член на екипа записва напредъка на всички останали или всички ресурси извършват собствено проследяване. Решете кой актуализира графика след направени промени, кой на кои отчети получава копия и кой има достъп до основния график онлайн.
• Очаквания на ръководството: Попитайте дали ръководството очаква вместо това да вижда редовно планирани основни отчети или друг тип отчет. Попитайте как и от кого да получите одобрение на бюджета на различни етапи от планирането на проекта и попитайте дали някакви междупредприятия интереси ще изискват отчети или одобрение от множество източници.
• Политики на компанията: Тези документи могат да изложат правилата за работно време и извънреден труд, календари за празници, такси за режийни разходи или надценки за проекти и споделяне (или не) на информация с клиенти и доставчици.

След като обмислите проблемите в този списък, вие сте готови да седнете и да започнете да въвеждате информация в проект на проекта. (Чуваш ли ехо тук?)

Очаквай неочакваното

Знаете, че той е там - Мърфи и неговият проклет закон, който предвижда, че всичко, което може да се обърка, ще се обърка. Повечето проекти, особено по-дълги и по-сложни проекти, не са завършени навреме или в рамките на бюджета. Вашата работа като ръководител на проекта е да планирате възможно най-точно и след това да правите разумни корекции всеки път, когато някой хвърли гаечен ключ в работата – и Project ви предоставя много инструменти, за да го направите. Но освен всички автоматизирани функции на Project, можете да предвидите промяна, като просто я планирате.

Критичният път определя продължителността на проекта. Всеки мъдър ръководител на проекти вгражда резервно време и средства за непредвидени случаи в своите проекти. Когато проектът приключи със седмица закъснение и $5000 над бюджета, само ръководителят на проекта знае, че той е бил четири седмици по-късно и $25,000 по-скъп от първоначално планирания, без резерв за непредвидени обстоятелства.

Добавете резерв за непредвидени обстоятелства преди големи резултати или края на фаза, за да отчетете неочаквани събития. Можете дори да добавите непредвидена задача и да я осигурите с Мърфи.

Използвайте типа разходен ресурс (вместо работен или материален ресурс), за да добавите определено количество резерв за непредвидени обстоятелства към задача или фаза.

Не отлагайте за утре. . .

Въпреки че софтуерът за управление на проекти може да опрости много аспекти от работния ви живот, повечето хора, които използват Project за първи път, се претоварват от времето, което прекарват във въвеждане и актуализиране на данни. Тези задачи със сигурност могат да бъдат тромави, но наградата от овладяването на автоматизираните възможности за актуализиране и отчитане в Project повече от компенсира всеки труд, който полагат предварително.

Когато е възможно, импортирайте задачи от Outlook или Excel в Project, за да ускорите въвеждането на данни във фазата на планиране.

Проследявайте толкова често, колкото можете – поне веднъж седмично. Ако не сте склонни към задачата да проследявате напредъка на даден проект, може да се окажете зад пословичната осмица. Тази стратегия не само ви спестява от необходимостта да въвеждате планина от данни за проследяване, но също така позволява на вас — и на вашия екип — да видите състоянието на проекта по всяко време. По този начин можете незабавно да забележите наближаването на бедствието и да направите превантивни корекции.

Делегат, делегат, делегат

Избягвайте желанието да се опитвате сами да направите всичко по даден проект. Въпреки че самостоятелното създаване и поддържане на файла на проекта може да изглежда да ви даде повече контрол върху резултата, летенето самостоятелно в по-голям проект е почти невъзможно (и вероятно работа на пълен работен ден). Разбира се, не можете да позволите на десетки хора да правят промени в плана, защото рискувате да загубите представа кой какво е направил и кога. Въпреки това, следването на тези няколко прости практики може да превърне няколко пръста в пая на проекта от вредни в полезни:

• Определете един човек, който да обработва всички данни. Мисията на този човек е да въведе всички данни за проследяване в главния файл.
• Разделете проекта на няколко подпроекта и назначете хора, на които имате доверие, да действат като мениджъри на тези подпроекти. Оставете ги да се справят със собственото си проследяване и корекции и след това сглобете тези проекти в главен проект, за да можете да наблюдавате цялостното състояние.
• Задайте единни процедури за екипа отпред. Не позволявайте на един член на екипа да отчита времето в лист за междуофисни бележки, друг да ви изпраща напредъка си по имейл, а други да записват работното си време в графика на работното време волю-неволю. Изработете стратегия, която използва функциите на проекта за последователна комуникация.

Можете да проследявате напредъка на високо ниво, като 25 процента, 50 процента, 75 процента и 100 процента завършеност.

Документирайте го

Повечето хора са чували предупреждението за управление на проекти „Покрийте вашите предположения“ и Project ви помага да го направите лесно. Използвайте тези функции, за да документирате подробностите за проекта:

• Област за бележки: Използвайте я както за задачи, така и за ресурси, за да направите запис на основна информация, промени или специални проблеми.
• Отчети: Персонализирайте ги, за да включите цялата уместна информация и да помогнете за документирането на тенденциите и промените.
• Визуални отчети: Използвайте тази нова функция, за да нарисувате картината на състоянието на проекта за визуално ориентираните заинтересовани страни.

Запазете няколко версии на проекта, особено ако промените базовата линия в по-късни версии. По този начин имате запис на всяка стъпка в планирането на проекта, за да се обърнете към тях, когато възникнат въпроси по пътя.

Дръжте екипа в течение

Следвайте тези методи за поддържане на комуникационните канали отворени:

• Използвайте функциите на Project, които се интегрират с Outlook или други имейл програми. Използвайте ги за изпращане на файлове на проекти или други видове комуникации.
• Актуализирайте плана за управление на комуникациите. Документирайте кой от каква информация има нужда, кога и колко често.
• Преглеждайте напредъка с членовете на екипа, като се срещате редовно лично, по телефона или чрез софтуер за срещи. Уверете се, че всички членове на екипа имат най-новата версия на графика на проекта, за да се позовават по време на тези срещи.
• Показване на кода на структурата за разбивка на работата (WBS) в отчетите. След това можете лесно да се обърнете към конкретни задачи в големи проекти без объркване.

Измерете успеха

Когато започнете проекта, трябва да имате представа какво представлява успехът и трябва да знаете как да измерите този успех. Чували сте това: „Можете да получите резултата навреме, в рамките на бюджета или да го направите правилно. Изберете две.” Успехът може да включва постигане на много цели, като напр

• Удовлетвореността на клиентите
• Удовлетвореност от ръководството
• Спазване на бюджетните ограничения
• Да си навреме

За да определите как ще измервате успеха, задайте следните въпроси:

• Ще означава ли успехът в бюджетирането да не надвишава първоначалните прогнози с повече от 10 процента?
• Ще бъде ли разгледан проектът навреме, ако работите по него прогнозния брой седмици минус двумесечния период, през който сте били задържани за синдикална стачка, или общото работно време е по-малко важно от спазването на конкретен краен срок?
• Как ще измерите удовлетвореността на клиентите?
• Успешното стартиране на продукта включва ли високи продажби след стартирането или проектът е бил успешен само защото сте го преместили от вратата?

Поставете основни етапи в проекта, които отразяват постигането на всеки тип успех. Когато стигнете до един, можете да потупате отбора си по гърба. Знаейки как изглежда успехът ви помага да мотивирате екипа си да стигне до там.

Поддържайте гъвкава стратегия

Случват се неща. Никога не е имало проект, който да не изисква настаняване за изненади по пътя. Знакът на добрия мениджър на проекти е, че тя е нащрек за тези промени и прави корекции, за да се справи бързо с тях.

Правенето на корекции, за да се съобразят с лошите новини, не е лесно; всъщност може да бъде наистина трудно да се предадат лоши новини. Въпреки това, избягването на проблем в проекта и надеждата, че той просто ще изчезне, има лошия навик да превръща снежна топка в още по-лош проблем. Следните инструменти могат да ви помогнат да бъдете нащрек за промените и да правите корекции:

• Опцията за контур на работа може да ви помогне да промените контура на работата на предно, обратно натоварване или по друг начин да промените разпределението на работата през продължителността на задачата.
• Използвайте инспектора на задачите, за да видите какво движи дадена задача. Можете да потърсите опции като добавяне на ресурси, преразглеждане на зависимостите на задачите и използване на резерв.
• Включете форматирането на критичния път, за да видите критичния път на проекта и да проследите колко време остава. Коригирането на задачите, за да се използва ефективно тяхната липса, може да ви държи по график в криза.

Учете се от грешките си

Един страхотен подарък, който Project предлага, е способността да погледнете назад след завършване на проект, за да можете да се поучите от грешките си. Можете да прегледате оригиналния график и всяка версия след него, за да видите колко добре сте оценили времето и парите и след това да разберете как да го направите по-добре.

Използвайки записи на проекта, можете да забележите тенденции, за да разберете например къде изглежда винаги пропускате времето или защо винаги отделяте твърде малко време за проучване на пазара и твърде много време за въпроси и отговори. Може би винаги забравяте да планирате временна помощ по време на бързи периоди или прекалявате с персонал в началото, когато имате нужда само от няколко души.

Използвайте богатата информация в графиците на проектите, за да се образовате за собствените си силни и слаби страни като плановик на проекти и мениджър и да подобрите уменията си с всеки проект, който поемате.