Една обща тема на Office 2016 е, че всички програми изглеждат и работят еднакво. След като научите как да използвате Word, ще откриете, че не е много по-трудно да научите Excel или PowerPoint, защото всички раздели на лентата работят по сходен начин.
Още по-добре, едни и същи команди за натискане на клавиши работят еднакво във всички програми на Office 2016. Запомняйки клавишните комбинации, вие ще можете да работите по-бързо и по-ефективно с Office 2016, без значение коя конкретна програма може да използвате в момента.
Защитете се с Отмяна (Ctrl+Z) и Повторение (Ctrl+Y)
Много хора се страхуват да не направят грешка, така че никога не опитват нищо ново, което би могло да им спести време и да улесни живота им. За щастие, Office 2016 ви позволява свободно да експериментирате с различни команди, защото ако направите нещо, като например изтриване или модифициране на текст или добавяне на снимка или страница, можете незабавно да обърнете това, което току-що направихте, като използвате командата Отмяна (Ctrl+Z) веднага .
С командата Отмяна, която ви защитава, можете да опитате различни команди, за да видите какво правят. Ако нещата не работят по начина, по който си мислите, натиснете Ctrl+Z и отменете последните промени.
Ако в крайна сметка отмените промяна и след това изведнъж разберете, че не сте искали да отмените тази промяна в края на краищата, можете да повторите команда, която преди това сте отменили. За да повторите команда, която сте отменили, изберете командата Повтори (Ctrl+Y).
Изрязване (Ctrl+X), Копиране (Ctrl+C) и Поставяне (Ctrl+V)
Редактирането на всеки файл често означава преместване или копиране на данни от едно място на друго. Разбираемо, три от най-често срещаните команди са командите Изрязване, Копиране и Поставяне.
За да използвате командата Изрязване или Копиране, просто изберете елемент (текст или картина) и изберете иконата Изрязване или Копиране в раздела Начало (или натиснете Ctrl+X за изрязване или Ctrl+C за копиране).
И двете команди Изрязване и Копиране се използват най-често с командата Поставяне. Въпреки това, командата Cut, без командата Paste, е по същество еквивалентна на изтриване на избран текст или обекти.
Всеки път, когато изберете командата Изрязване или Копиране, Office 2016 автоматично съхранява избраните данни (текст или снимки) в клипборда на Office, който може да съдържа до 24 елемента. След като изрежете или копирате елементи в клипборда на Office, винаги можете да ги извлечете.
Ако изключите компютъра си или излезете от Office 2016, всички елементи в клипборда на Office се губят.
Записване на файл (Ctrl+S)
Никога не вярвайте, че вашият компютър, операционна система или Office 2016 ще работят, когато имате нужда от него. Ето защо трябва да запазвате файла си периодично, докато работите: Ако не го направите и захранването изведнъж спре, ще загубите всички промени, които сте направили във файла си от последния път, когато сте го запазили. Ако последният път, когато сте запазили файл, е бил преди 20 минути, ще загубите всички промени, които сте направили през последните 20 минути.
Добра идея е периодично да запазвате файла си, например след като направите много промени във файл. За да запазите файл, натиснете Ctrl+S или щракнете върху иконата Save в лентата с инструменти за бърз достъп.
Първият път, когато записвате файл, Office 2016 ви иска описателно име. След като сте запазили файл поне веднъж, можете да изберете командата Save и Office 2016 ще запази файла ви, без да ви притеснява с диалогов прозорец.
Отпечатване на файл (Ctrl+P)
Въпреки всички обещания за офис без хартия, повече хора печатат и използват хартия от всякога. В резултат на това една от най-често срещаните команди, които ще използвате, е командата Печат.
За да изберете командата Печат, натиснете Ctrl+P. Това незабавно отпечатва едно копие на целия ви документ. Ако искате да изберете кои страници да отпечатате или колко копия да отпечатате, щракнете върху раздела Файл и вместо това изберете Печат.
Проверка на правописа ви (F7)
Преди да позволите на някой да види файла ви, първо изпълнете проверка на правописа. Просто натиснете F7 и Office 2016 старателно проверява правописа на вашия текст. Когато инструментът за проверка на правописа намери подозрителна дума, той показва диалогов прозорец, който ви позволява да изберете правилен правопис, да игнорирате подчертаната в момента дума или да съхраните маркираната дума в речника на Office 2016, така че да не маркира думата като правописна отново.
Проверките на правописа са удобни и полезни, но могат лесно да бъдат заблудени. Може да изпишете правилно дадена дума (като техния), но да я използвате неправилно, като напр . Проверката на правописа не винаги разпознава граматически грешки, така че все пак трябва да коригирате файла си ръчно, само за да сте сигурни, че нямате правописни или неправилни думи във вашия файл.
Ако не искате Office 2016 да проверява правописа на целия ви файл, просто маркирайте текста, който искате да проверите, и след това натиснете F7.
Отваряне на файл (Ctrl+O)
По принцип ще отделите повече време за работа със съществуващи файлове, отколкото за създаване на нови. Вместо да ви принуждавате да щраквате всеки път върху раздела Файл и да намирате командата Open, просто натиснете Ctrl+O. Това незабавно показва прозорец за отваряне, за да можете да изберете файл за отваряне.
Създаване на нов файл (Ctrl+N)
Обикновено, ако искате да създадете нов файл в Office 2016, трябва да щракнете върху раздела Файл и да щракнете върху Нов. След това трябва да решите дали искате да създадете празен документ или да използвате шаблон.
Ето един бърз начин да създадете празен документ: Просто натиснете Ctrl+N. Office 2016 незабавно създава празен файл, без да ви кара да преминавате през нито един прозорец.
Натискането на Ctrl+N в Outlook 2016 създава различен елемент, като например създаване на ново имейл съобщение или задача, в зависимост от това какво правите с Outlook в момента.
Намиране на текст (Ctrl+F)
Командата Find ви позволява да търсите дума или фраза, заровена някъде във вашия файл. За да използвате командата Find, просто натиснете Ctrl+F. Това отваря диалогов прозорец, който ви позволява да въведете текста, който искате да намерите.
Намиране и замяна на текст (Ctrl+H)
Понякога може да се наложи да намерите и замените текст с нещо друго, като например да замените името на братовчед си със собственото си име (особено полезно за промяна на завещание в богато наследство). За да намерите и замените текст, натиснете Ctrl+H. Когато се появи диалогов прозорец, въведете текста, който искате да намерите, и текста, който искате да замените.
Когато заменяте текст, имате избор да използвате командата Replace или Replace All. Командата Replace ви позволява да прегледате всяка дума, преди да я замените, за да сте сигурни, че това наистина искате да направите. Командата Replace All замества текста, без да ви дава възможност да видите дали е правилен. Когато използвате командата Replace All, имайте предвид, че Office 2016 може да замени думите неправилно. Например, в допълнение към замяната на Bob с Frank, Office 2016 може също да замени всички появявания на Bobcat с Frankcat, което вероятно е нещо, което не искате да правите.
Затваряне на прозорец (Ctrl+W) или програма (Alt+F4)
За да затворите прозорец, можете да щракнете върху полето Затваряне на този прозорец или да щракнете върху раздела Файл и след това да щракнете върху Затвори. За по-бърза алтернатива просто натиснете Ctrl+W, за да затворите текущия прозорец веднага.
Ако не сте запазили съдържанието на текущия прозорец, Office 2016 показва диалогов прозорец с въпрос дали искате да запазите данните си, преди да затвори прозореца.
В случай, че искате напълно да изключите текущата програма, просто натиснете Alt+F4. Ако имате отворени, незапазени файлове, Office 2016 първо ще попита дали искате да ги запишете, преди да затворите файловете и да изключите програмата.