Excel 2013 предлага функция за възстановяване на документи, която може да ви помогне в случай на срив на компютъра поради прекъсване на захранването или някакъв вид замръзване или изключване на операционната система. Функцията за автоматично възстановяване запазва вашите работни книги на редовни интервали. В случай на срив на компютъра, Excel показва прозорец със задачи за възстановяване на документи следващия път, когато стартирате Excel след рестартиране на компютъра.
Когато започнете да използвате Excel 2013 за първи път, функцията за автоматично възстановяване е настроена да записва автоматично промените във вашата работна книга (при условие, че файлът вече е записан) на всеки десет минути. Можете да съкратите или удължите този интервал, както сметнете за добре. Изберете Файл→Опции→Запазване или натиснете Alt+FTS, за да отворите диалоговия прозорец Опции на Excel с избран раздел Запазване.
Използвайте бутоните за въртене или въведете нов интервал за автоматично записване в текстовото поле Save AutoRecover Information на всеки 10 минути, преди да щракнете върху OK.
Екранът на задачата за възстановяване на документи показва наличните версии на файловете на работната книга, които са били отворени по време на срива на компютъра. Той идентифицира оригиналната версия на файла с работната книга и кога е бил запазен, заедно с възстановената версия на файла и кога е бил запазен.
За да отворите възстановената версия на работна книга (за да видите каква част от работата съдържа тя, която е била незапазена по време на срива), поставете показалеца на мишката върху версията за автоматично възстановяване. След това щракнете върху бутона за падащото му меню и щракнете върху Отвори в изскачащото му меню.
След като отворите възстановената версия, можете (ако решите) да запазите промените й, като щракнете върху бутона Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп или като изберете Файл→ Запазване.
След това имате следните възможности за избор:
-
За да запазите възстановената версия на работна книга, без да се притеснявате първо да я отваряте, поставете мишката върху възстановената версия, щракнете върху нейния падащ бутон и изберете опцията Запиши като от изскачащото меню.
-
За да изоставите завинаги възстановената версия (оставяйки ви само данните в оригиналната версия), щракнете върху бутона Затвори в долната част на прозореца на задачата за възстановяване на документ. Когато щракнете върху бутона Затвори, се появява диалогов прозорец за предупреждение, който ви дава възможност да запазите възстановените версии на файла за по-късен преглед.
-
За да запазите файловете за по-късен преглед, изберете радио бутона Да (Искам да прегледам тези файлове по-късно), преди да щракнете върху OK.
-
За да запазите само оригиналните версии на файловете, показани в прозореца на задачите, изберете вместо това радио бутона Не (Премахване на тези файлове. Запазих файловете, от които се нуждая).
Функцията за автоматично възстановяване работи само на работни книги на Excel, които са били запазени поне веднъж. С други думи, ако създадете нова работна книга и не си правите труда да я запазите и преименувате, преди да изпитате срив на компютъра, функцията за автоматично възстановяване няма да върне нито една част от нея.
Поради тази причина е наистина важно да придобиете навика да запазвате нови работни книги с бутона Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп много скоро след като започнете да работите върху работен лист. Или можете да използвате надеждната клавишна комбинация Ctrl+S.