Фокусиране върху полета в Access 2003

Полето е мястото, където живеят вашите данни; едно поле съдържа една част от данни, като година или екип.

Тъй като в света има толкова много различни видове неща, Access 2003 предлага разнообразие от типове полета за съхранение на неща. Всъщност Access 2003 предоставя на ваше разположение десет типа полета. На пръв поглед десет избора може да не изглеждат като голяма гъвкавост, но след като наистина влезете в Access 2003, това ще бъде повече от достатъчно. И благодарение на опциите за полета вие също така можете да персонализирате как изглеждат и работят полетата, за да отговарят точно на вашите нужди. Всичко това и прави пуканки също.

Всяко поле предлага редица опции, които да направят персонализирането невероятно полезно. Можете да поискате някаква информация, да тествате записа, за да видите дали това е това, което търсите, и след това автоматично да форматирате полето точно както искате.

Всички типове полета се показват в следващия списък. Те са в същия ред, в който се появяват на екрана в Access 2003. Не се притеснявайте, ако не можете да разберете защо някой би искал да използва един или друг тип. Просто се съсредоточете върху тези, от които се нуждаете, направете си умствена бележка за другите и продължете с работата си.

• Текст: Съхранява текст — букви, цифри и всяка комбинация от тях — до 255 знака.

• Числата в текстово поле не са числа; те са просто куп цифри, които висят заедно в полето. Внимавайте за този факт, когато проектирате таблиците във вашата база данни.

• Текстовите полета имат една настройка, за която трябва да знаете: размер. Когато създавате текстово поле, Access 2003 иска да знае колко знака съдържа полето. Това е размерът на полето . Ако създадете поле, наречено First Name и направите неговия размер 6, Джоузеф се вписва в полето, но не и Дженифър. Това ограничение може да бъде проблем. Добро общо правило е да направите полето малко по-голямо, отколкото смятате, че ви трябва. Лесно е да направите полето още по-голямо, ако трябва, но е много опасно да го направите по-малко.

• Бележка: Съдържа до 64 000 знака информация - това е почти 18 страници текст.

• Това е наистина голямо текстово поле. Той е чудесен за общи бележки, подробни описания и всичко друго, което изисква много място.

• Число: Съдържа реални, сигурни числа.

• Можете да добавяте, изваждате и изчислявате пътя си към славата и богатството с числови полета. Ако работите с долари и центове (или паунди и пенси), използвайте поле за валута.

• Дата/час: Съхранява час, дата или комбинация от двете, в зависимост от формата, който използвате.

• Използвайте поле за дата/час, за да проследявате кога е на живот . Доста универсален, а?

• Валута: Проследява пари, цени, суми на фактури и т.н.

• В база данни на Access 2003 парите спират до тук. По този въпрос, лирите, марките и йените също. Ако сте в настроение за някакъв друг вид число, проверете полето за число.

• AutoNumber: Прави точно това, което казва: Запълва се с автоматично генериран номер всеки път, когато правите нов запис.

• AutoNumber е много готин. Помислете само, когато добавите клиент към вашата маса, Access 2003 генерира автоматично номера на клиента! Въпреки че Microsoft SQL Server има нещо подобно, бедните хора, които използват Oracle, трябва да скачат през обръчи, за да генерират клиентски (или други видове) номера.

• Да/Не: Задържа Да/Не, Вярно/Невярно и Включено/Изключено, в зависимост от формата, който изберете. Когато имате нужда от просто да или не, това е полето, което трябва да използвате.

OLE обект: Съкращение за свързване и вграждане на обекти, много мощна, много нервна технология и се произнася като „O-Lay“. OLE обектът е нещо като документ на Word, електронна таблица на Excel, растерна карта на Windows (снимка) или дори MIDI песен. Чрез вграждане на OLE обект във вашата таблица, вашата база данни автоматично ще „знае“ как да редактира документ на Word или електронна таблица на Excel, да възпроизвежда MIDI песен и т.н.

• Хипервръзка: Благодарение на този тип поле (и малко магия на мрежата, предоставена от Microsoft Internet Explorer), Access 2003 вече разбира и съхранява специалния език на връзките, който прави Интернет толкова страхотно място.

• Ако използвате Access 2003 в мрежата на вашата компания или използвате широко интернет, този тип поле е за вас.

• Съветник за търсене: Една от най-мощните функции на програмата за база данни е търсенето. Това прави въвеждането на данни по-бързо (и с по-малко грешки), като ви позволява да изберете правилната стойност на полето от предварително зададен списък. Без писане, без притеснение, без проблем - това е доста полезен трик. В някои програми за бази данни добавянето на справка към таблица е наистина трудно. За щастие съветникът за търсене на Access 2003 прави процеса много по-малко болезнен. Попитайте Office Assistant за всички подробности относно съветника за търсене.