Филтриране на лист с данни в Access 2003

Филтрирането на лист с данни на Access 2003 е начин да се съсредоточите върху конкретни записи, а не върху всички записи в таблица. Можете да филтрирате записи, които не са подходящи за това, което се опитвате да направите в момента.

Когато филтрирате данни, използвате критерии, за да кажете на Access какво искате да видите. А критерий е тест, че данните преминава, за да се покаже, след като се прилага филтъра. Например, можете да поискате Access да ви покаже записите с дата на поръчка от 5/1/03. По-напреднал критерий са поръчките с дата на или след 5/1/03.

Можете да използвате пет типа филтри в таблица: Филтриране по избор, Филтриране по форма и Разширен филтър/сортиране. Таблица 1 ви показва как да използвате всеки филтър.

Таблица 1: Типове филтри за лист с данни

Основи за филтриране

Ако искате да разберете цялата концепция за филтриране, започнете, като разгледате частите от листа с данни, които се отнасят до филтрите. Фигура 1 показва лист с данни с маркирани филтърни бутони и индикатори. Този лист с данни има приложен филтър - можете да разберете поради индикаторите за филтриран лист с данни в долната част на листа с данни. Също така, бутонът Прилагане/Премахване на филтър е маркиран — ако щракнете отново, филтърът се премахва и се показват всички записи в листа с данни.

Фигура 1: Филтриран лист с данни.

Можете да приложите филтър към всеки лист с данни - това включва таблица, разбира се, но също и подтаблици с данни и таблици с данни, генерирани от заявки. Можете да въвеждате и редактирате данни във филтриран лист с данни. Само имайте предвид, че филтърът не се прилага към нови записи, докато не приложите отново филтъра (като изберете Записи –> Прилагане на филтър/сортиране).

Можете да филтрирате, като използвате бутоните Филтриране по избор или Филтриране по формуляр, или можете да използвате менюто. Покажете менюто Records, за да видите опциите за филтриране, включително тези, които нямат бутони (има някои в менюто Records, а някои в подменюто Filter).

• За да приложите отново последния филтър, който сте приложили, изберете Записи –> Прилагане на филтър/сортиране.

• За да премахнете филтър, щракнете върху бутона Прилагане на филтър или изберете Записи –> Премахване на филтър/Сортиране.

Филтърът изпълнява проста заявка в една таблица - добър начин да започнете да анализирате данните си. Филтрирането може да ви помогне да се затоплите за създаване на по-сложни заявки. Ако сте объркани относно заявките, създаването на филтър може да ви помогне да разберете как да напишете критерии за заявка. Когато създавате филтъра, изберете Записи –> Филтър –> Разширен филтър/сортиране, за да го видите в мрежата на заявката. Погледнете реда Критерии, за да видите как изглеждат критериите. За да затворите мрежата на заявката, щракнете върху бутона Затвори в лентата с инструменти.

Филтрите се появяват в свойството Filter на листа със свойства. Можете да филтрирате таблица, като въведете израз там, но почти никой не прави това, защото филтърът остава приложен и някои записи може да бъдат филтрирани в момента, в който отворите таблицата.

Филтриране по избор

Филтрирането по избор е най-простият вид филтър — той намира записи със съвпадащи стойности в едно поле. За да филтрирате по избор, изпълнете следните стъпки:

1. Намерете запис със стойността или текста, който искате да съпоставите, и след това поставете курсора в тази клетка, за да съответства на цялата стойност.

• За да намерите всички продукти с цена 29,99, поставете курсора в клетка Цена със стойност 29,99.

• За да съвпаднете с началото на стойността, изберете първия знак и толкова много след това, колкото искате да съвпаднете. За да намерите всички записи в полето, които започват с La, маркирайте La в Lawn Flamingo преди филтриране.

• За да съвпаднете с част от стойността, изберете знаците в средата на стойност, която искате да съпоставите. Изберете 99, за да намерите всички стойности, които съдържат 99, като 499.

2. Щракнете върху бутона Филтриране по избор в лентата с инструменти

Access филтрира листа с данни, за да показва само записи, които имат една и съща стойност в това поле.

За да видите цялата таблица, щракнете върху бутона Премахване на филтъра (който е обратната страна на бутона Прилагане на филтър; същият бутон в лентата с инструменти превключва между бутона Прилагане на филтър и бутона Премахване на филтъра).

Филтриране чрез изключване

Филтрирането чрез изключване е много подобно на филтрирането по избор, с изключение на това, че вместо да виждате само записи, които отговарят на вашите критерии, всички съвпадащи записи се изключват от листа с данни.

За да филтрирате чрез изключване, изберете стойност за изключване по същия начин, по който избирате стойност, която да съвпада при филтриране по избор:

• Поставете курсора навсякъде в клетката, за да изключите стойности, които съответстват на цялата стойност. Например, поставете курсора в клетка със стойността ME, за да изключите всички адреси в щата Мейн.

• Изберете началото на стойността и толкова знака след това, колкото искате да съпоставите, за да изключите всички записи със съвпадащи начални стойности.

• Изберете знаците в средата на стойност, за да изключите всички записи, съдържащи селекцията навсякъде в полето.

За да филтрирате чрез изключване, след като изберете стойностите, които искате да изключите, изберете Записи –> Филтър –> Филтриране без селекция. (Този тип филтър не е в лентата с инструменти.)