Условно форматиране в Excel 2019

Бутонът за условно форматиране в Excel 2019 ви позволява да приложите временно форматиране към диапазон от клетки въз основа единствено на категориите, в които попадат текущите му стойности. Страхотното при този вид условно форматиране е, че ако редактирате числата в диапазона от клетки, така че стойностите им да попадат в други категории, Excel 2019 автоматично променя форматирането на клетките, за да отговаря.

Когато щракнете върху бутона Условно форматиране в групата Стилове на раздела Начало, се появява падащо меню със следните опции:

• Правила за подчертаване на клетките отваря меню за продължение с различни опции за дефиниране на правила за форматиране, които подчертават клетките в селекцията на клетки, които съдържат определени стойности, текст или дати; които имат стойности, по-големи или по-малки от определена стойност; или които попадат в определени диапазони от стойности.
• Правила отгоре/отдолу отваря меню за продължение с различни опции за дефиниране на правила за форматиране, които подчертават горните и долните стойности, проценти и стойности над и под средните в избора на клетка.
• Ленти с данни отваря палитра с различни цветни ленти с данни, които можете да приложите към селекцията на клетка, за да посочите техните стойности една спрямо друга, като щракнете върху миниатюрата на лентата с данни.
• Color Scales отваря палитра с различни дву- и трицветни скали, които можете да приложите към селекцията на клетка, за да посочите техните стойности една спрямо друга, като щракнете върху миниатюрата на цветовата скала.
• Икона Задава се отваря палитра с различни набори от икони, които можете да приложите към избор на клетка за да покаже, техните стойности спрямо друга, като кликнете на снимачната площадка икона.
• Ново правило отваря диалоговия прозорец Ново правило за форматиране, където дефинирате персонализирано правило за условно форматиране, което да се приложи към избора на клетка.
• Изчистване на правилата отваря меню за продължаване, където можете да премахнете правилата за условно форматиране за избора на клетка, като щракнете върху опцията Изчистване на правилата от избраните клетки, за целия работен лист, като щракнете върху опцията Изчистване на правилата от цял ​​лист, или само за текущата таблица с данни, като щракнете върху опцията Изчистване на правилата от тази таблица. Ако работите с обобщена таблица, можете да изчистите условното форматиране от нея, като щракнете върху опцията Изчистване на правилата от тази обобщена таблица в най-долната част на това меню.
• Управление на правилата отваря диалоговия прозорец Мениджър на правилата за условно форматиране, където редактирате и изтривате определени правила, както и коригирате техния приоритет на правилата, като ги премествате нагоре или надолу в полето със списък с правила.

Форматиране в Excel 2019 с мащаби и маркери

Най-лесното условно форматиране, което можете да приложите към диапазон от клетки на работния лист, е да използвате изскачащите палитри от графични скали и маркери, прикрепени към опциите Ленти с данни, Цветови скали и Набори на икони в падащото меню на бутона за условно форматиране:

• Лентите с данни представляват относителните стойности в селекцията на клетки по дължината на цветната лента във всяка клетка и са чудесни, за да ви помогнат бързо да забележите по-ниските и по-високите стойности в голям диапазон от данни.
• Цветовите скали класифицират относителните стойности в селекция от клетка с градация на цветовете, използвайки едно-, дву- или трицветна скала и са чудесни за идентифициране на разпределението на стойностите в голям диапазон от данни.
• Наборите от икони класифицират стойностите в селекцията на клетки в конкретни графични набори, подредени в четири категории, като всяка икона в набор представлява диапазон от стойности, които преминават от високи към ниски. Наборите от икони са чудесни за бързо идентифициране на различните диапазони от стойности в диапазон от данни.

Изображението по-долу ви показва пример за диапазони от клетки (съдържащи идентични стойности), използващи всеки от трите типа форматиране. Стойностите в първия диапазон (B2:B12) са условно форматирани с помощта на сини ленти с данни за градиентно запълване. Стойностите във втория диапазон (D2:D12) са условно форматирани с помощта на Зелена, Жълта, Червена цветова скала. Стойностите в третия диапазон (F2:F12) са условно форматирани с помощта на набора от 3 стрелки (цветни) икони.

Примерен работен лист с три идентични диапазона от клетки, форматирани с опциите на Excel Data Bars, Color Scales и Icon Sets.

В това изображение конкретните типове условно форматиране на Excel, присвоени на всеки диапазон от клетки, могат да бъдат интерпретирани по следния начин:

• Лентите с данни, добавени към клетките в първия диапазон от клетки, B2:B12, представляват относителния размер на неговите стойности графично, подобно на стандартна лентова диаграма.
• Цветните скали, приложени към втория диапазон, D2:D12, представляват относителния размер на стойностите в диапазона по цвят и нюанс (червени нюанси, приложени към по-ниските стойности, жълти към средните стойности и зелени към по-високите стойности).
• Иконите за насочване, приложени към третия диапазон от клетки, F2:F12, представляват относителния размер на стойностите в диапазона с иконите на стрелки, сочещи в различни посоки (стрелките, сочещи право надолу за по-ниските стойности, право нагоре за по-високите стойности и настрани за средни стойности).

Маркиране на диапазони от клетки в Excel 2019

Опциите „Правила за подчертаване на клетките“ и „Правила отгоре/отдолу“ в падащото меню „Условно форматиране“ на Excel ви позволяват бързо да идентифицирате записи от клетки от особен интерес в различни диапазони от клетки във вашия работен лист.

Опциите в менюто за продължаване на Highlight Cells Rules ви позволяват да зададете формати, които идентифицират стойности, които са по-големи, по-малки от, равни или дори между определени стойности, които сте задали. Това меню също съдържа опция за задаване на специални формати за идентифициране на клетки, които съдържат конкретен текст (като например Да, Не или дори може би отговори в списък с данни) или определени дати (като етапи на проекта и крайни срокове).

Може би една от най-полезните опции в менюто за продължаване на Highlight Cells Rules е опцията Duplicate Values, която ви позволява да маркирате дублиращи се записи в диапазон от клетки, като им присвоите специално форматиране. Правейки това не само улеснява визуалното идентифициране на дублиращи се записи в списък с данни или таблица, но и намирането им по електронен път чрез търсене на техните специфични характеристики на форматиране.

Опциите в менюто за продължаване на правилата отгоре/отдолу ви позволяват да форматирате специално и следователно лесно да идентифицирате стойности в таблици и списъци с данни, които са над или под нормата. Тези опции не само включват тези за автоматично форматиране на всички стойности в диапазон, които са сред първите 10 най-високи или най-ниски (по стойност или процент), но също така над или под средното (както се изчислява чрез разделяне на общата сума на броя на стойностите) .

В допълнение към използването на готовите правила за условно форматиране, намиращи се в менютата за продължаване на правилата за подчертаване на клетките и правилата отгоре/отдолу, можете също да създадете свои собствени персонализирани правила. Когато създавате персонализирано правило, вие не само посочвате типа правило, което идентифицира кои стойности или текстови записи да форматирате, но също така форматирате цветовете и другите аспекти, включени във форматирането. (За подробности относно създаването на персонализирани условни формати, консултирайте се с Excel 2019 All-in-One For LuckyTemplates .)

Форматиране в Excel 2019 чрез инструмента за бърз анализ

Един от най-бързите и лесни начини за прилагане на ленти с данни, цветови скали, набор от икони, по-голямо от или най-добрите 10% условно форматиране към таблица с данни е с инструмента за бърз анализ на Excel 2019. Най-готиното при прилагането на условно форматиране по този начин е, че Live Preview ви позволява да визуализирате как изглеждат вашите данни с определен тип условно форматиране, преди да го приложите в действителност.

За да зададете условно форматиране с инструмента за бърз анализ, изберете данните във вашата таблица, които искате да форматирате, и след това изберете инструмента за бърз анализ. По подразбиране опцията за форматиране е избрана, когато Excel показва палитрата на инструмента, така че всичко, което трябва да направите, е да маркирате всяка от опциите за форматиране с мишката или показалеца на докосване, за да видите как ще изглеждат върху вашите данни.

Изображението по-долу ви показва преглед на живо на финансовите данни в таблицата за продажби на Mother Goose 2016 с условно форматиране на Data Bars (тъй като бутонът Data Bars е маркиран в опциите за форматиране). За да присвоите този условен формат на финансовите данни в избраната таблица, просто щракнете върху бутона Data Bars в палитрата за бърз анализ. За да видите как данните ще изглеждат форматирани с друг условен формат, просто маркирате неговия бутон с мишката или показалеца на докосване.

Преглед на условно форматиране в таблица с данни с помощта на инструмента за бърз анализ.

Имайте предвид, че ако щракнете върху бутона „По-голямо от“ в палитрата „Бърз анализ“, Excel показва диалогов прозорец „По-голям от“, в който задавате праговата стойност в текстовото поле „Форматиране на клетки, които са по-големи от“, както и изберете цвета на форматирането за всички клетките над този праг в падащия списък вдясно.

С всички други видове условни формати (ленти с данни, цветови скали, набор от икони и най-добри 10%), Excel просто продължава и прилага първата (по подразбиране) опция за този вид форматиране, която намирате в падащия бутон на бутона за условно форматиране -надолу менюта на лентата.