Управлявайте съдържанието с набори от документи на SharePoint Online

В SharePoint Online, един от пакета продукти на Microsoft Office 365, наборът от документи ви позволява да групирате документи въз основа на някои критерии и след това да работите с групата документи като едно цяло.

Например, може да имате проект, по който работите за маркетинг и проект, по който работите за счетоводство. Можете да групирате вашите маркетингови документи заедно и да групирате вашите счетоводни документи заедно. След това можете да взаимодействате със счетоводните или маркетинговите документи като една група, а не поотделно.

Използвайки набори от документи, можете да изпращате всичките си маркетингови документи чрез работен поток в пакет едновременно или да преглеждате версиите за всички документи като комплект в даден момент от време.

За да започнете да използвате набори от документи, първо трябва да активирате функцията за вашата колекция от сайтове. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху бутона Действия на сайта и след това щракнете върху Настройки на сайта.

Появява се страницата Настройки на сайта, показваща всички настройки за този конкретен сайт на SharePoint.

Отидете на групата Администриране на колекция от сайтове и щракнете върху връзката Функции на колекция от сайтове.

Появява се страницата с функции за тази конкретна колекция от сайтове.

Щракнете върху бутона Активиране до функцията Набори от документи.

След като функцията за набори от документи е активирана, можете да добавите функционалността към всяка библиотека. Наборът от документи приема формата на тип съдържание в SharePoint. Типът на съдържанието е групирането на полета с метаданни в една група. Например, може да имате рецепта, която има тип съдържание, което включва метаданни, като съставки, времена за готвене и необходими подправки.

Типът съдържание на SharePoint Document Set включва цялата функционалност, необходима за групиране на множество документи в един обект.

Обща библиотека с документи в SharePoint е библиотеката за споделени документи. Можете да добавите функционалността на набора от документи към библиотеката за споделени документи, като следвате тези стъпки:

Придвижете се до библиотеката, в която искате да добавите функционалността Набори от документи.

Щракнете върху бутона Настройки на библиотеката, разположен в раздела Библиотека.

За да добавите тип съдържание към тази библиотека, първо трябва да активирате редактирането.

На страницата Настройки на библиотеката щракнете върху връзката Разширени настройки.

Появява се страницата Разширени настройки и ви позволява да извършите разширена конфигурация за тази библиотека.

В секцията Тип съдържание изберете Да, за да разрешите редактирането на типове съдържание.

Щракнете върху OK, за да се върнете към страницата с настройки на библиотеката.

Забележете, че на страницата се появява нов раздел, който сега се нарича Типове съдържание.

Щракнете върху връзката Добавяне от съществуващи типове съдържание на сайта, за да добавите съществуващ тип съдържание на сайта.

Изберете типа съдържание на набора от документи, щракнете върху бутона Добавяне и след това щракнете върху OK.

След като функционалността „Набор от документи“ е добавена към библиотеката, можете да създадете нов набор от документи. За да създадете нов набор от документи, щракнете върху раздела Документи на лентата и след това под падащото меню Нов документ изберете Набор от документи.

Набор от документи се показва в библиотеката за споделени документи точно като друг документ. Можете да взаимодействате с набор от документи точно както взаимодействате с един документ в библиотеката. Разликата обаче е, че когато щракнете върху набор от документи, отваряте групирането на документи, а не един документ.

Когато се отвори наборът от документи, на лентата ще се появи нов раздел с набор от документи. Този раздел ви позволява да управлявате набора от документи с функции, като редактиране на свойствата, промяна на разрешенията за защита, споделяне на документи, заснемане на версии или прокарване на всички документи през работен поток в пакет.