Типове полета и употреби в бази данни на Access 2019

Спомняте си, че полето в Access 2019 е мястото, където живеят вашите данни. Всяко поле съдържа една част от данни, като фамилно име или средна стойност на вата. Тъй като в света има толкова много различни видове информация, Access предлага разнообразие от типове полета за съхранението й . Всъщност Access предоставя на ваше разположение следните типове полета:

• Кратък текст
• Дълъг текст
• номер
• Валута
• AutoNumber (този тип данни се прилага по подразбиране към полето за начален идентификатор във всяка нова таблица)
• Време за среща
• Да не
• Търсене и връзка
• Богат текст
• Прикачен файл
• Хипервръзка
• OLE обект
• Изчислено
• Съветник за търсене

Току-що изброените типове са наличните за полета, които създавате в допълнение към това първо поле – тези, които ще съдържат вашите данни.

Засега е достатъчно да кажем, че гореспоменатото поле AutoNumber е поле, което съдържа автоматично генериран номер, така че всеки запис да е уникален, тъй като има уникален AutoNumber или ID.

Засега не се притеснявайте да разберете какъв е всеки тип поле или какво прави въз основа на името си — ще прегледам всяко едно накратко. Както можете да видите обаче, списъкът обхваща почти всеки тип данни, който можете да си представите. И не забравяйте, че всеки може да бъде персонализиран широко, което води до полета, които отговарят точно на вашите нужди.

Предстоящият списък с водещи символи представя наличните типове полета и как се използват. Ще научите също така малко за това как можете да ги настроите, за да отговарят на вашите специфични нужди:

• Кратък текст: Съхранява до 255 знака текст — букви, цифри, пунктуация и всяка комбинация от тях.
• Дълъг текст: Това заменя типа на полето Memo, намиращ се във версии 2010 и предишни. Полето за дълъг текст съдържа до 64 000 знака информация - това е почти 18 страници текст. Това е наистина голямо текстово поле. Той е чудесен за общи бележки, подробни описания и всичко друго, което изисква много място.

Числата в текстово поле не са числа за изчисляване; те са просто куп цифри, които висят заедно в полето. Внимавайте за този факт, когато проектирате таблиците във вашата база данни - не искате да въведете, да речем, стойност, която възнамерявате да използвате в изчислено поле или да извлечете някакъв друг вид информация от отчет и да имате тази стойност се съхранява като текст, което го прави неработоспособен като число. Ако данните са числови, съхранявайте ги по този начин.

Текстовите полета имат една настройка, за която трябва да знаете: размер. Когато създавате текстово поле, Access иска да знае колко знака съдържа полето. Това е размерът на полето . Ако създадете поле, наречено First Name и направите неговия размер 6, Джоузеф се вписва в полето, но не и Дженифър. Това ограничение може да бъде проблем. Добро общо правило е да направите полето малко по-голямо, отколкото смятате, че ви трябва. Лесно е да направите полето още по-голямо в някакъв по-късен момент, ако трябва, но е потенциално опасно да го направите по-малко.

• Число: Съдържа реални, сигурни числа. Можете да добавяте, изваждате и изчислявате пътя си към славата и богатството с числови полета. Но ако работите с долари и центове (или паунди и пенси), вместо това използвайте поле Валута.
• Валута: Проследява пари, цени, суми на фактури и т.н. В база данни на Access парите спират до тук. По този въпрос, лирата, марката и йената също. Ако сте в настроение за някакъв друг вид число, проверете полето Номер.
• Дата/час: Съхранява час, дата или комбинация от двете, в зависимост от формата, който използвате. Използвайте поле за дата/час, за да проследявате кога е на живот. Доста универсален, а?
• Да/Не: Задържа Да/Не, Вярно/Невярно и Включено/Изключено, в зависимост от формата, който изберете. Когато имате нужда от просто да или не, това е полето, което трябва да използвате.
• Търсене и връзка: Ако искате поле в една таблица действително да показва съдържание от поле в друга таблица, изберете това като тип поле. След като бъде избран този тип поле, се отваря прост съветник за търсене, чрез който избирате таблицата и полето, за да търсите през това ново поле във вашата таблица.
• Богат текст: Трябва ли съдържанието на определено поле да бъде форматирано точно така? Изберете този тип поле и форматирането, приложено към данните в полето (с помощта на инструментите за форматиране на текст в раздела Начало), ще бъде начина, по който се появява на екрана и в отчетите.
• OLE обект: Можете да използвате типа данни OLE Object, за да свържете или вградите обект — като работен лист на Excel или документ на Word — към таблица на Access.
• Прикачен файл: Използвайте този тип поле, за да прикачите файлове — документи на Word, работни листове на Excel, презентации на PowerPoint или всякакъв друг вид файл, включително графики (снимка на доброволеца, продукт или местоположение, може би?) — към записа.
• Хипервръзка: Благодарение на този тип поле, Access разбира и съхранява специалния език на връзките, който прави Интернет толкова мощно място. Ако използвате Access в мрежата на вашата компания или използвате широко интернет, този тип поле е за вас.
• Изчислено: Използвайте този тип поле, когато искате да попълните въпросното поле с резултата от формула, която използва едно или повече други полета в същата таблица. Например в таблица, която съдържа списък с вашите продукти, други полета може да включват Цена и Отстъпка. Ако искате също да имате поле, което изчислява новата цена (цената, намалена с отстъпката), трябва да направите това поле изчислено. Когато изберете това като тип поле, използвате подменю, за да изберете какъв вид данни ще съдържат резултата и след това се появява диалогов прозорец Expression Builder, чрез който настройвате формулата.

За да ви помогне да започнете да мислите за вашата база данни и вашите данни и да започнете да си представяте полетата, които бихте могли да използвате за някои често срещани типове данни, тази таблица представя разбивка на типовете полета и начините, по които можете да ги използвате.

Общи полета за ежедневни таблици

Всички типове полета, изброени като примерни в тази таблица, са наистина текстови полета, дори тези за телефонни номера. Това е така, защото Access вижда съдържанието им като текст, а не като число, което може да се използва при изчисление. (Вижте следната таблица за наименуване на полета без номера.)

Забранени символи

Разбира се, друг тип поле (посочен в колоната Тип) не е нито поле за кратък текст, нито поле за дълъг текст — виждате и полето за хипервръзка. Този тип данни също се счита за текст, но типът данни за хипервръзка съхранява URL адреси като URL адреси - не само като низ от текст и пунктуация.

Ако целият този текст срещу числа ви обърква, не забравяйте, че компютрите смятат, че има разлика между число (което бихте използвали при изчисление) и низ от цифри, като например цифрите, които съставляват телефонен номер. Когато става въпрос за различни видове текстови полета, въпросът е колко текст ще бъде съхранен в полето и дали има нужда от специално форматиране, за да работи правилно в базата данни.