Табла за управление и отчети на Excel: Създайте първата си обобщена таблица

Опорната таблица в Excel ви позволява да прекарвате по-малко време в поддържане на вашите табла и отчети и повече време за други полезни неща. Никоя помощна програма в целия Excel не ви позволява да постигнете този ефективен модел на данни по-добре от централната таблица.

Използвайте следните стъпки, за да преминете през създаването на първата си центрирана таблица:

Щракнете върху която и да е отделна клетка във вашия източник на данни — таблицата, която ще използвате за захранване на централната таблица.

Изберете раздела Вмъкване на лентата. Тук намерете иконата на обобщена таблица, както е показано на тази фигура. Изберете PivotTable от падащия списък под иконата.

Това активира диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица, както е показано на тази фигура. Както можете да видите, този диалогов прозорец ви моли да посочите местоположението на вашите изходни данни и мястото, където искате да поставите централната таблица.

Обърнете внимание, че в диалоговия прозорец Създаване на обобщена таблица Excel прави опит да попълни диапазона от вашите данни вместо вас. В повечето случаи Excel разбира това правилно. Въпреки това, винаги се уверете, че е избран правилният диапазон.

Също така ще отбележите на фигурата, че местоположението по подразбиране за нова централна таблица е Нов работен лист. Това означава, че вашата централна таблица ще бъде поставена в нов работен лист в текущата работна книга. Можете да промените това, като изберете опцията Съществуващ работен лист и посочите работния лист, където искате да бъде поставена централната таблица.

Щракнете върху OK.

В този момент имате празен отчет за обобщена таблица на нов работен лист. До празната обобщена таблица виждате диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, показан на тази фигура.

Идеята тук е да добавите полетата, от които се нуждаете, в обобщената таблица, като използвате четирите зони за изпускане, намиращи се в списъка с полета на обобщената таблица — филтри, колони, редове и стойности. Достатъчно приятно е, че тези зони за падане съответстват на четирите области на централната таблица, които прегледате в началото на тази глава.

Ако щракването върху въртящата се таблица не активира диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, можете да го активирате ръчно, като щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в централната таблица и изберете Покажи списък с полета.

Сега, преди да се развихрите и да започнете да пускате полета в различните зони за пускане, важно е да си зададете два въпроса; "Какво измервам?" и „Как искам да го видя?“ Отговорите на тези въпроси ви дават някои насоки, когато определяте кои полета къде отиват.

За първия си отчет за централна таблица искате да измерите продажбите в долари по пазари. Това автоматично ви казва, че ще трябва да работите с полето Сума на продажбите и полето Пазар.

Как искаш да видиш това? Искате пазарите да вървят надолу от лявата страна на отчета и сумата на продажбите да се изчислява до всеки пазар. Запомняйки четирите области на обобщената таблица, ще трябва да добавите полето Пазар към зоната за отпадане на редовете и полето Сума на продажбите към зоната за отпадане на стойностите.

Поставете отметка в квадратчето Пазар в списъка, както е показано на тази фигура.

Сега, когато имате региони във вашата основна таблица, е време да добавите продажбите в долари.

Поставете отметка в квадратчето Сума на продажбите в списъка, както е показано на тази фигура.

Избирането на квадратче за отметка, което не е числово (текст или дата), автоматично поставя това поле в областта на редовете на централната таблица. Избирането на квадратче за отметка, което е числово, автоматично поставя това поле в областта на стойностите на обобщената таблица.

Какво се случва, ако имате нужда от полета в другите области на обобщената таблица? Е, вместо да маркирате квадратчето за отметка на полето, можете да плъзнете всяко поле директно към различните зони за падане.

Още нещо: Когато добавяте полета към зоните за отпадане, може да ви е трудно да видите всички полета във всяка зона за отпадане. Можете да разширите диалоговия прозорец Полета на обобщената таблица, като щракнете и плъзнете границите на диалоговия прозорец.