Табла за управление и отчети на Excel: Пример за списъчно поле

Един от по-полезните начини за използване на списъчно поле във вашите табла за управление и отчети на Excel е да контролирате множество диаграми с един селектор. Следващата фигура илюстрира пример за това. Тъй като изборът на регион е направен в списъчното поле, и трите диаграми се подават с данните за този регион, коригирайки диаграмите, за да съответстват на направения избор.

За щастие всичко това се прави без VBA код, само шепа формули и списъчно поле.

За да създадете този пример, започнете с три необработени набора от данни — както е показано на следващата фигура — които съдържат три категории данни: приходи, нетен доход % и брутен марж. Всеки набор от данни съдържа отделен ред за всеки регион, включително един за всички региони.

След това добавяте списъчно поле, което извежда индексния номер на избрания елемент в клетка P2, както е показано на следващата фигура.

След това създайте етапна таблица, която се състои от всички формули. В тази етапна таблица използвате функцията ИЗБИР на Excel, за да изберете правилната стойност от таблиците с необработени данни въз основа на избрания регион.

В Excel функцията CHOOSE връща стойност от определен списък със стойности въз основа на определен номер на позиция. Например, формулата CHOOSE(3,”Red”, “Yellow”, “Green”, “Blue”) връща зелено, защото зеленото е третият елемент в списъка със стойности. Формулата CHOOSE(1, “Red”, “Yellow”, “Green”, “Blue”) връща червено.

Както можете да видите на следващата фигура, формулата CHOOSE извлича номера на целевата позиция от клетка P2 (клетката, в която списъчното поле извежда индексния номер на избрания елемент) и след това съпоставя този номер на позиция с дадения списък с препратки към клетки. Препратките към клетките идват директно от таблицата с необработени данни.

В примера, показан на фигурата по-горе, данните, които ще бъдат върнати с тази формула CHOOSE са 41767. Защо? Тъй като клетка P2 съдържа числото 3, а третата препратка към клетката във формулата CHOOSE е клетка B9.

Въвеждате същия тип формула ИЗБИРАЙТЕ в колоната Jan и след това я копирате, както е показано на следващата фигура.

За да проверите дали вашите формули работят, променете ръчно стойността на клетка P2, като въведете 1, 2, 3, 4 или 5. Когато формулите работят, всичко, което остава да направите, е да създадете диаграмите с помощта на таблицата за етапи.

Ако функциите на Excel като ИЗБИРАНЕ или ИНДЕКС са малко смущаващи за вас, не се притеснявайте. Има буквално стотици начини за използване на различни комбинации от контроли на формуляри и функции на Excel за постигане на интерактивно отчитане. Няма зададени правила за това кои контроли на формуляра или функции на Excel трябва да използвате във вашия модел.

Започнете с основни подобрения на вашето табло за управление, като използвате контроли и формули, които ви удовлетворяват. След това постепенно се опитайте да въведете някои от по-сложните контроли и функции. С малко въображение и креативност можете да вземете основите и да персонализирате вашите собствени динамични табла.