Създаване на унифициран списък с бизнес контакти в Outlook 2003

Базата данни с бизнес контакти винаги се променя, но Outlook 2003 може да помогне за поддържане на реда. Независимо дали става дума за клиенти или доставчици, хората идват и си отиват, телефонните номера се променят, хората получават повишение и т.н. Поддържането на списъка с контакти актуален е предизвикателство, което се засилва, когато вземете предвид местоположението. Доста често списъкът е разделен между системата за фактуриране, отдела за покупки и различните архиви на всеки продавач (Rolodex, Pocket PC компютри и дори визитната картичка, забравена в горното чекмедже). Без актуализирана база данни не можете да общувате добре с клиентите си.

Ето няколко възможни решения на този проблем:

• Използвайте списъка си с контакти като база данни за клиенти и доставчици. Актуализирайте всяка информация, когато я получите, когато работите сами.

• Използвайте списъка с контакти на един човек като фирмен списък. Направете това фирмено правило: Всички нови актуализации, които някой получава (като визитна картичка, телефонно обаждане с нова информация или имейл), отиват при едно централно лице за актуализиране на базата данни.

• Създайте публичен списък на Exchange сървъра и изберете човек, който да бъде пазач на списъка. Можете да използвате Business Contact Manager версия 2.0, която е безплатна добавка към Outlook в изданията на Office Professional и Small Business. Можете да споделяте бизнес контактите и акаунтите като един списък с останалата част от вашата компания.

Трябва незабавно да актуализирате промените в адреса и да добавите нова информация за контакт. Първият вариант е добър, когато работите сами. Втората опция работи, когато нямате наличен Exchange сървър или не използвате Business Contact Manager версия 2.0. Най-добрият вариант е третият, защото списъкът с контакти е достъпен за целия екип по всяко време и навсякъде с достъп до Outlook Web. Просто въведете новите контакти в списъка си с контакти, запишете го и след това го изпратите като vCard до пазителя на списъка с контакти, както следва:

1. Отворете запазения контакт.

2. Изберете Действия, Препращане като vCard.

Отваря се нов имейл с прикачена vCard.

3. Изпратете го до пазителя на списъка с контакти.

Пазителят на списъка с контакти получава имейла и може просто да плъзнете и пуснете vCard от имейла в списъка с контакти.

Добавянето на контакт по този начин автоматично записва датата, на която е създаден контактът (с помощта на името на полето Създаден) и поддържа датата на последната промяна (с помощта на полето Променено). Можете да персонализирате изгледа си за контакти, за да включите полетата Създаден и Променен, ако искате да следите тази информация.

Вероятно ще получите информация за контакт от няколко източника, като вътрешната система за продажби, всеки продавач или мениджърския екип. Свързването на контакта с лицето, което го е генерирало, улеснява проследяването.

Можете да използвате категории, за да ви помогне да проследите тази информация:

1. Създайте нова категория за всеки член на екипа по продажбите.

2. Поставете нов контакт в списъка.

3. При отворен контакт щракнете върху бутона Категории.

Появява се диалоговият прозорец Категории.

4. Изберете категорията Име на подателя и запазете контакта.

Контактът е свързан с неговия източник.