Създаване на обобщени таблици на Excel за прогнозиране на продажбите

Да приемем, че имате базови данни за продажбите и сте готови да създадете обобщена таблица на Excel и да групирате полето за дата, за да прогнозирате продажбите си. Сега какво?

Да предположим, че вашата таблица изглежда като следното изображение.

Таблицата показва продажбите по дата и по търговски представител.

Проблемът е, че не е нужно да прогнозирате продажбите по търговски представител. И не е нужно да прогнозирате продажбите по ден. В този случай цялата идея е да се прогнозират продажбите по месеци. Корпоративните не се интересуват кой е извършил продажбата или в кой ден. Те не искат да знаят колко е продал Джордж Смит на 24 февруари. Те искат да им кажете колко ще продаде вашият екип по продажбите през януари 2017 г. За това нямате нужда от ежедневни данни за продажбите и нямате нужда данни на продавача.

Трябва да знаете месечните суми. С тази информация можете да генерирате прогноза, която е рационална и достоверна. Ще получите месечните суми, но първо трябва да изградите основната таблица.

Щракнете върху една от клетките във вашата таблица.

Когато Excel създаде въртящата се таблица, той трябва да знае къде да намери таблицата, която съдържа необработените данни. Ако започнете, като изберете клетка в тази таблица, Excel намира нейните граници вместо вас.

Отидете в раздела Вмъкване на лентата и щракнете върху иконата на обобщена таблица в групата Таблици.
Появява се диалоговият прозорец, показан тук.

Тук кажете на Excel как да намери основните данни. В този случай вашите данни вече са в работния лист под формата на таблица в Excel.

Изберете бутона за опция Съществуващ работен лист, ако искате централната таблица да се показва на същия работен лист като таблицата.
Особено по време на първоначалната разработка е полезно да запазите необработените данни и централната таблица на един и същ работен лист.

Щракнете в полето за редактиране на препратка към местоположението и след това щракнете върху клетка на работен лист вдясно от или под таблицата. Щракнете върху OK. Вашият работен лист ще прилича на показания тук.

Завършете дефинирането на обобщената таблица с панела Полета на обобщената таблица.

Когато Excel създаде въртящата се таблица, той я изгражда вдясно и надолу от избраната от вас клетка. Ако стартирате централната таблица отляво или над списъка си, Excel ще ви попита дали наистина искате да презапишете тези клетки.

Щракнете и плъзнете полето Дата на продажба от секцията Полета в областта Редове.
В зависимост от версията на Excel, която използвате, Excel може да добави поле Месеци заедно с Дата на продажби към областта Редове. Ако е така, ще видите месеца на продажбите в работния лист като поле за ред на новата централна таблица.

Щракнете и плъзнете полето Приходи от продажби от секцията Полета в областта Σ Стойности.

Вече имате въртяща се таблица, която показва базова линия на приходите от продажби по дата на продажба. Трябва да изглежда нещо като въртящата се таблица, показана тук.

Можете да покажете отделни дни, като щракнете върху полето за разгъване до всяко име на месец.

Excel може автоматично да постави месец в редовете на обобщената таблица. Ако не го искате там, просто щракнете върху Месец в областта на редовете на панела на обобщената таблица и плъзнете Месец обратно нагоре в секцията Полета.

Междувременно обикновено е добра идея да форматирате правилно полето Стойности. Тук се използва валутният формат. Ето стъпките:

Когато се вижда панелът с полета на обобщената таблица, щракнете върху стрелката за падащо меню до Сума на приходите от продажби в областта Σ Стойности.

Изберете Настройки на полето за стойност от контекстното меню.

Щракнете върху бутона Формат на числото.

Изберете валутния формат.

Регулирайте броя на десетичните знаци.

Щракнете върху OK, за да се върнете в диалоговия прозорец Настройки на полето за стойност, и щракнете върху OK отново, за да се върнете към работния лист.

Ако използвате Excel 2016, който осигурява автоматично групиране по време, основната таблица трябва да се появи, както е показано тук. В противен случай редовете ще отразяват периодите, използвани в източника на данни на централната таблица. Ако все още виждате отделни дати, например вместо месеци, вижте следващия раздел за информация относно подреждането на отделни дати в по-дълги периоди от време.

Полето за приходи от продажби вече е форматирано като валута.